• Descripción

La asignatura Gestión Integral de Archivos hace un recorrido teórico por el aprenfizaje de la gestión de documentos y archivos en las organizaciones, públicas i privadas, y de cualquier tamaño (grandes, medianas o pequeñas empresas, ayuntamientos etc.). Proporciona una visión global de la archivística que contempla los cambios que ha experimentado esta disciplina, sobre todo, con el crecimiento de los documentos electrónicos.

La sociedad de la información ha propiciado una nueva dimensión de la archivística, que aporta un valor añadido a las funciones que esta había asumido tradicionalmente como propias. És de destacar la adopción de las tecnologías de la información y las comunicaciones en el tratamiento de los documentos de archivo, los esfuerzos en la sistematización y normalización de la gestión de documentos y la utilización de técnicas de gestión de la calidad y del markting y difusión en los archivos.

• La asignatura en el conjunto del plan de estudios

Gestión Integral de Archivos es una asignatura optativa, y forma parte de la mención gestión documental. Por tanto, la asignatura contribuye a adquirir los conocimientos y las competencias específicas de la mención.

Esta mención se orienta al trabajo en archivos, unidades de información, o en departamentos dedicados a proporcionar sistemas de información. Muy especialmente al trabajo en archivos de administraciones públicas e instituciones sujetas a la Ley 37/2007 sobre reutilización de la información del sector público, y la futura Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno.

Sus funciones principales son garantizar y facilitar acceso a los contenidos y documentos generados por l'actividad de la organización. Sus acciones constituyen un elemento clave para documentar la responsabilidad social de la organización, construir y preservar la memoria organizativa, y fundamentar la gestión del conocimiento.

Las competencia específicas para la mención gestión documental son:

• Establecimient de requerimientos de seguridad y acceso a los documentos.
• Preservación a largo plazo de los contenidos informativos en formatos y soportes documentales adecuados, a partir del análisis del contexto organizativo, social, legal y tecnológico.
• Incorporación de los requerimientos documentales de los procesos de negocio en los sistemas y servicios de información.

• Campos profesionales en que se proyecta

La asignatura Gestión Integral de Archivos proporciona unos conocimientos generales que permiten dar respuesta a las necesidades de las organizaciones en materia de gestión de documentos y archivo, tanto en el sector de la administración pública como de la empresa privada. El profesional asegura el acceso a los contenidos y documentos generados por la organización en su actividad diaria, independientemente de la fase del ciclo de vida en que se encuentre el documento.

Es relevante el campo de la administración pública a raiz del incremento del entorno regulatorio sobre el acceso de los ciudadanos a la información, ley de reutilización de datos, y ley de transparencia.

• Conocimientos previos

Debido al carácter optativo de la asignatura, ésta se plantea a partir de conocimientos previos adquiridos en la asignatura Introducción a la Información y Documentación, Gestión de Unidades y servicios de información, Sistemas de Información en la organización y Lenguajes Documentales I.

• Objetivos y competencias

Con el estudio de los materiales didácticos de esta asignatura se pretende que el estudiante logre los objetivos y competencias siguientes:

Objetivos:

• Comprender la importancia de la gestión integral de los archivos, entendiendo como se aplican los principios teóricos y los fundamentos metodológicos de la archivística.
• Aprender y entender la terminología.
• Coger las diferencias y similitudes entre la archivística, la biblioteconomía y la museologia, como disciplinas que forman parte de las ciencias de la información y la documentación.
• Entender el papel de la gestión documental a las organizaciones y cómo da respuesta a la necesidad de tratar con eficacia y eficiencia los documentos, a partir de las aportaciones del recuerdos management y el recordkeeping.
• Conocer la diversidad de los archivos públicos y privados existentes en la actualidad.
• Identificar los principales tipos de documentos y de apoyos empleados para grabar la información, entendiendo la especificidad de los documentos electrónicos.
• Comprender la importancia de la preservación de los documentos y conocer las estrategias de conservación a largo plazo de los documentos electrónicos.
• Identificar las sucesivas etapas del ciclo de vida de los documentos y reconocer como se traducen en el tratamiento de la documentación en cada una de las fases del archivo.
• Conocer los procesos que se aplican en el tratamiento técnico de los documentos (identificación y evaluación, clasificación y ordenación, transferencias, instalación física) y cómo se plasman en las herramientas propias de la gestión documental (mesas de evaluación y cuadro de clasificación).
• Conocer las normas archivísticas empleadas en la descripción de los fondos documentales y cómo se materializan en los instrumentos de descripción (guías, inventarios, catálogos).
• Darse cuenta de la importancia de acercar los ciudadanos a los fondos documentales de los archivos públicos, llevando a cabo actividades de difusión cultural y educativas, empleando las técnicas del marketing y aplicando políticas de calidad para mejorar los servicios.
• Entender el papel que tiene que cumplir el servicio de archivo dentro de una organización pública o privada, y como orientar su trabajo hacia los usuarios internos.
• Conocer tanto el marco legal que afecta la gestión de los archivos y de los documentos como las normas técnicas y los modelos de buenas prácticas sobre gestión de documentos.
  

Competencias generales del grado:

El grado de Información y Documentación tiene definido un repertorio de competencias generales que conforman el perfil de sus graduados y están presentes en diferentes asignaturas a lo largo del grado.

Las competencias generales contempladas en esta asignatura son las siguientes:

• Comprometres con los principios éticos de la profesión.
• Orientar el trabajo hacia la calidad.
• Gestionar la implantación y explotación de productos, servicios y sistemas de información.
• Definir y aplicar políticas, métodos y técnicas para proteger, conservar y preservar documentos y su contenido informativo.
• Elaborar y aplicar criterios de reunión, selección, adquisición y supresión de documentos.
• Identificar las necesidades y flujos de información de una organización.
• Participar proactivament en el diseño y la evaluación de las políticas públicas de información.
• Gestionar unidades organizativas dedicadas a proporcionar y promocionar productos, servicios o sistemas de información.
• Establecer requisitos de seguridad y acceso a los documentos.
• Preservar a largo plazo los contenidos informativos en los formatos y apoyos documentales adecuados, a partir del análisis del contexto organizativo, social, legal y tecnológico.

Competencias de la asignatura:

• Identificar los procesos y la cadena de valor de la organización, y la producción documental que se origina en cada uno de ellos.
• Conocer los instrumentos que permiten la gestión documental específica de una organización, desde su creación hasta su eliminación o preservación en el tiempo, y las técnicas para su creación.
• Detectar las características organizativas de una organización y su producción documental, para diseñar un sistema de gestión documental adecuado.
• Identificar el valor y el nivel de confidencialidad de los documentos y la preservación de estos.
• Localizar y comprender la normativa general a las especificidades de la organización.

• Contenidos

A lo largo del curso el estudiante conoce el carácter interdisciplinario de la archivística y su ámbito de actuación, que alcanza tanto la documentación administrativa a lo largo de su ciclo de vida como los fondos documentales históricos, con el objetivo de garantizar el equilibrio entre la función juridico-administrativa y la función historico-cultural.

Se trata la diversidad de las tipologías documentales y los diferentes tipos de soportes, destacándose la importancia de los documentos electrónicos.

Uno de los bloques de contenidos se centra en las técnicas y las herramientas utilizadas por el tratamiento de los documentos de archivo, teniendo en cuenta su ciclo de vida y las fases de la documentación: se estudia la identificación, la evaluación, la clasificación y la descripción de los documentos, viendo como se concretan en los instrumentos utilizados para llevar a cabo estos operaciones (tablas de evaluación, cuadros de clasificación, instrumentos de descripción).

Finalmente, se repasan los diversos aspectos vinculados a la gestión de los archivos como centro de información (acceso a los documentos, difusión, marketing, calidad, etc.), el marco legal que afecta a la gestión de documentos y las normas internacionales destinadas a la gestión de los archivos y los documentos.

Estas contenidos se concretan en cuatro módulos básicos de trabajo, que trabajaremos en dos bloques. El primer bloque será el módulo 1, 2 y parte del 4. El segundo bloque será el módulo 3 y el resto del módulo 4, siguiendo las instrucciones de detalle que se darán en el tablón del profesor. Detallamos el contenido de los módulos a continuación:

Módulo 1. La gestión de documentos y los archivos

1. La archivística

1.1. La archivística, una ciencia interdisciplinaria
1.2. Las bases teóricas de la archivística
1.3. Archivos, bibliotecas y museos: diferencias y simulituds

2. La gestión de documentos

2.1. La gestión de documentos en las organizaciones
2.2. El "records management" norteamericano
2.3. El "recordkeeping" australiano

Módulo 2. Los archivos, los documentos y los soportes de la información

1. Las tipologías de archivos y de documentos

1.1. Tipología de archivos
1.2. Las tipologías de documentos
1.3. Las clases de documentos

2. Los soportesos de la información

2.1. La diversidad de los soportes
2.2. Diferencias entre los documentos en papel y los documentos electrónicos
2.3. La durabilidad de los apoyos y la preservación de los documentos

3. Los documentos electrónicos

3.1. La gestión de documentos electrónicos
3.2. El valor jurídico de los documentos electrónicos. La firma digital
3.4. La conservación de los documentos electrónicos

Módulo 3. Técnicas de tratamiento documental (se trabaja en el segundo bloque del semestre)

1. Las etapas de archivo y los procesos archivísticos

1.1. El ciclo de vida de los documentos y las etapas del archivo
1.2. Los procesos archivísticos y los instrumentos relacionados

2. La identificación documental

2.1. La identificación y la organización de los fondos de archivo
2.2. La identificación de las series documentales

3. La valoración documental

3.1. Principios y criterios de la evaluación documental
3.2. Metodología para la valoración de series documentales. El calendario de conservación y eliminación de los documentos

3.2.1. El formulario de valoración
3.2.2. El calendario de conservación y eliminación

3.3. Las transferencias documentales
3.4. Elige y eliminación de los documentos
3.5. El acceso a los documentos.

4. La clasificación de los documentos

4.1. El cuadro de clasificación

4.1.1. Un modelo de clasificación funcional
4.1.2. La codificación del cuadro de clasificación

4.2. Los tipos de ordenación

5. La descripción archivística y los instrumentos de descripción 

6. El archivado de los documentos

6.1. Los tipos de instalación física de los documentos
6.2. El almacenamiento de los documentos electrónicos

 Módulo 4. La gestión de documentos y de los archivos como servicio. En torno legal y normativo

1. Los archivos como servicio público (trabajamos en el primer bloque de la asignatura)

1.1. El derecho de acceso a los documentos
1.2. Las actividades de difusión cultural y educativas

1.2.1. El archivo como centro de difusión cultural
1.2.2. El archivo como servicio educativo

1.3. El marketing 

2. Los planes de calidad a los archivos (trabajamos en el primer bloque de la asignatura)

2.1. Los sistemas de gestión de la calidad
2.2. Aplicación de una política de la calidad a los archivos

3. La gestión de documentos como servicio interno de las organizaciones (trabajamos en el primer bloque de la asignatura)

3.1. La orientación a los usuarios
3.2. La gestión de documentos y su relación con la gestión de la información y del conocimiento

4. El marco legal (trabajamos en el segundo bloque de la asignatura)

4.1. La legislación sobre archivos y patrimonio documental
4.2. La normativa legal aplicable a la gestión de documentos

5. Las normas para la gestión de documentos y de archivos (trabajamos en el segundo bloque de la asignatura)

5.1. Normas para la descripción archivística
5.2. Normas técnicas para la gestión de documentos
5.3. Modelos de requisitos para la gestio de documentos electrónicos

• Consulta de los materiales que dispone la asignatura

• Materiales y herramientas de apoyo

La asignatura se presenta en formato Web, para facilitar la lectura de aspectos de la asignatura relacionados entre ellos. En el aula también se encuentra este material en formato pdf. Éste constituye el recurso principal para el aprendizaje.

El material web incluye un glosario de los principales términos empleados en la gestión de documentos y archivos. Por otro lado, en el material se incluyen enlaces a recursos electrónicos accesibles en Internet que ilustran o amplían los contenidos y que tienen como finalidad proporcionar al alumno materiales prácticos que le sean útiles para el aprendizaje de la asignatura y el seguimiento de la evaluación continuada.

Además del estudio del material, el consultor podrá proponer a lo largo del semestre la lectura de artículos u otro tipo de material que se considere complementario, para disponer de una visión global de la materia. La obligatoriedad del estudio del material auxiliar, o la recomendación lo irá señalando el consultor en el tablón.

• Bibliografía y fuentes de información

En el material hay detalle de recursos, tanto artículos como libros.

Además, el estudiante dispone de recursos en el aula, además de los que el profesor suministre en el tablón del aula.

• Metodología

Se recomienda estudiar los contenidos del material de la asignatura, siguiendo el orden establecido en el plan docente y de acuerdo con las indicaciones del profesor.

Así mismo, el profesor podrá proponer otras lecturas que, siendo recomendables para la comprensión de la materia, no tienen carácter obligatorio. En este sentido, se pueden proponer debates en los que participen los alumnos, a partir de la lectura de algún texto seleccionado por el consultor.

Los alumnos se dirigiran al profesor en cualquier momento para aclarar aquellas cuestiones o dudas sobre la materia que se les presente a los estudiantes a lo largo de su actividad de aprendizaje: estudio del material didáctico y las lecturas complementarias, realización de la evaluación continúa, preparación del examen final, etc.

Las tareas concretas son:

• Lectura exploratoria de cada módulo. El material de la asignatura está concebido para hacer una aproximación secuencial a la materia. Por lo tanto, es necesario seguir el orden establecido en el plan docente para poder conocer el marco general
• Lectura comprensiva y analítica de los módulos, relacionando los contenidos con los de los otros módulos o con los conocimientos que de la materia se posean.
• Realización de resúmenes, apuntes, ejercicios prácticos, comentarios en el foro a los otros estudiantes, de manera simultánea a la lectura de los materiales.
• Análisis de los problemas y soluciones que se planteen.

Las interacciones, comunicaciones y relaciones con el resto de estudiantes y profesor se realizan a través de la zona del Tablón y del Foro, donde se invita a la participación para intercambiar opiniones o dudas sobre la materia. De hecho, todos deberíamos aprovechar este espacio para construir conjuntamente algunos de los conocimientos de la asignatura.

• Información sobre la evaluación en la UOC

La Normativa académica de la UOC dispone que el proceso de evaluación se fundamenta en el trabajo personal del estudiante y presupone la autenticidad de la autoría y la originalidad de los ejercicios realizados.

La falta de originalidad en la autoría o el mal uso de las condiciones en las que se hace la evaluación de la asignatura es una infracción que puede tener consecuencias académicas graves.

El estudiante será calificado con un suspenso (D/0) si se detecta falta de originalidad en la autoría de alguna actividad evaluable (práctica, prueba de evaluación continua (PEC) o final (PEF), o la que se defina en el plan docente), ya sea porque ha utilizado material o dispositivos no autorizados, ya sea porque ha copiado de forma textual de internet, o ha copiado de apuntes, de materiales, manuales o artículos (sin la citación correspondiente) o de otro estudiante, o por cualquier otra conducta irregular.

La calificación de suspenso (D/0) en la evaluación continua (EC) puede conllevar la obligación de hacer el examen presencial para superar la asignatura (si hay examen y si superarlo es suficiente para superar la asignatura según indique este plan docente).

Cuando esta mala conducta se produzca durante la realización de las pruebas de evaluación finales presenciales, el estudiante puede ser expulsado del aula, y el examinador hará constar todos los elementos y la información relativos al caso.

Además, esta conducta puede dar lugar a la incoación de un procedimiento disciplinario y la aplicación, si procede, de la sanción que corresponda.

La UOC habilitará los mecanismos que considere oportunos para velar por la calidad de sus titulaciones y garantizar la excelencia y la calidad de su modelo educativo.

• Consulta del modelo de evaluación

• Evaluación Contínua

La evaluación continúa (EC) se compone de tres practicas obligatorias que tienen como propósito desarrollar los conocimientos adquiridos en cada uno de los módulos. Se debe tener en cuenta que no se trata de propuestas aisladas y que los conocimientos son acumulativos, por lo que es posible que se haga referencia a aspectos y cuestiones trabajadas en prácticas anteriores.

Dadas las características de l'EC, el objetivo de las práctiques es que el estudiante aplique la teoria y los conceptos desanvolupats al material web a supuestos pràcticos. Por esta razón, es muy importante que les prácticas sean el resultado de una tarea de razonamiento y reflexión personal y no la simple traslación de los contenidos del material web o de las lecturas complementarias. En la valoración de las prácticas se tendrá muy en cuenta el trabajo de síntesis y la aplicación de prácticas de los conceptos adquiridos en los supuestos concretos que se planteen. Por esto se considera importante ceñirse a la limitación de págines y formato de letra y espacios
señalados en la práctica.

El consultor enviará una propuesta de solución de cada una de las PAC, una vez haya finalizado el plazo de entrega y de acuerdo al calendario establecido.

Algunas consideraciones importantes respecto a la EC:

• La resolución de las PEC es individual, a menos que el consultor indique el contrario.
• Es preciso obtener una calificación de C+ o superior en todas las PEC para superar el AC y poder presentarse a la prueba de sístensis. Aquellos estudiantes que no entreguen todas las PEC obtendrán una calificación de "N" (no presentado) como calificación final de la evaluación continuada. En caso de suspender una PEC, y en casos concretos el consultor planteará un ejercicio complementario para superar la prueba, y poder seguir con la evaluación continuada.
• No se aceptarán entregas de PEC fuera del plazo establecido en el plan docente, si antes no ha sido acordado con el consultor por razones justificadas.
• Las PEC se entregarán en el buzón de entrega de actividades (sección Evaluación del aula), haciendo constar el número de práctica y los apellidos y nombre del alumno para identificar el fichero que se adjunta al mensaje.
• El incumplimiento de las normas de presentación y envío de las PEC puede comportar que la práctica no sea admitida o que se reste puntuación en la calificación de la misma.

Al final de la EC hay que realizar la prueba de síntesis. Esta prueba es presencial y tiene como objetivo confirmar que el alumno ha seguido el proceso de aprendizaje planteado mediante el AC.

AVISO: a pesar de considerarse perfectamente normal y útil el estudio en grupo y el trabajo cooperativo como estrategia efectiva de estudio, esto no implica que se permita la presentación de trabajos no originales o realizados de forma no individual. En consecuencia, lo entrega de una actividad copiada totalmente o parcial de otro trabajo comportará la consideración de la actividad como suspensa (D) para todos los estudiantes implicados. Detectada la duplicidad o plagio de una actividad, totalmente o parcial, el estudiante tendrá que presentarse a examen final para aprobar la asignatura.

En este sentido, detectada una incidencia de este tipo, el consultor lo pondrá en conocimiento del estudiante/s afectado/s mediante un mensaje a su buzón personal. Igualmente, el consultor informará del incidente al profesor responsable de la asignatura, al tutor, y al director del grado.

• Evaluación final

La evaluación final se obtiene por una de las dos vías siguientes:

¿ La primera consiste al realizar únicamente el examen final (EXF).

¿ La segunda, que es la opción recomendada, es el resultado de la nota final de la evaluación continúa (EC), siempre que esta sea de C+ o superior y la prueba de síntesis. En el caso de que la calificación final del AC sea No presentado o inferior a C+ (C+ o D), se tendrá que realizar la EXF.

Prueba de síntesis (PS): la PS tiene por objetivo evaluar el logro de los objetivos y la adquisición de las competencias y los contenidos de la asignatura y completar el proceso de evaluación. Para hacer la PS, se debe haber superado la EC de acuerdo con los criterios establecidos en el plan docente/de aprendizaje. El tiempo previsto para la realización de la PS presencial es de 60 minutos (1 hora).

Examen (EX): el examen es una prueba de evaluación final que tiene por objetivo evaluar el logro de los objetivos y la adquisición de las competencias y los contenidos de la asignatura, de una manera global y completa, independientemente de si el estudiante ha superado el AC o no. El tiempo previsto para la realización del EX es de 120 minutos (2 horas).

• Feedback

Una vez cerrado el plazo de entrega de cada una de las actividades previstas, el consultor proporcionará en el aula feedback general consistente en una valoración global de cada PEC, que incluirá el comentario de los aciertos y errores más frecuentes y otros aspectos que el consultor considere pertinentes. Además, se proporcionará una solución tipo o una selección de las mejores respuestas.

De forma individual, el consultor proporcionará feedback personalizado al estudiante.

En el Registro de Evaluación Continuada cada estudiante verá la calificación asignada individualmente a las actividades que han sido entregadas. En ese mismo espacio quedará registrado el mensaje donde el consultor comente el ejercicio al estudiante.