| Gestión documental | Código: 79.601 Créditos: 6 |
La gestión documental tiene como finalidad asegurar una atención adecuada a los documentos que una organización crea, recibe o mantiene como evidencia de las actividades realizadas o de acuerdo con sus obligaciones legales.
Esta asignatura proporciona los conocimientos teóricos y prácticos necesarios para diseñar e implementar un sistema de gestión documental. Por esta razón, se centra en la gestión de los documentos y las evidencias electrónicas que una organización mantiene como resultado de sus procesos de negocio y se examinan las operaciones y las herramientas específicas que permiten controlar de manera sistemática la incorporación (creación o recepción), registro, clasificación, almacenamiento, acceso, traçabilitat y disposición de los documentos.
Teniendo presente que el profesional de la gestión de documentos tendrá que colaborar con el equipo técnico que implementa el sistema de gestión documental, esta asignatura aporta también los conocimientos básicos sobre las herramientas tecnológicas (software) que se usan para la gestión documental.
Esta asignatura, junto con otros del Grado en Información y Documentación, tiene como objetivo dar a conocer las herramientas necesarias para que el profesional de la información pueda afrontar con garantías de éxito un proyecto relacionado con la gestión de la información y la documentación de una organización. Concretamente, es parte del bloque de la Materia 4.2 "Gestión técnica de documentos de archivo" del Módulo 4 dedicado a la Gestión.
Específicamente, esta asignatura forma en competencias para gestionar los documentos creados por la organización durante sus actividades de negocio. Estos documentos, además de ser evidencias de la actividad de la organización contienen información que, explotada convenientemente, contribuye a la gestión del conocimiento organizativo.
Así, esta asignatura completa la formación que el estudiante puede obtener a partir de estas otras asignaturas:
- Gestión integral de archivos
- Lenguajes documentales I
- Análisis documental I
- Gestión del conocimiento
- Auditoría de la información
- Inteligencia competitiva
Gestión documental, de 6 créditos ECTS, forma parte de la mención "Gestión de la Información: Gestión documental", que integra además las siguientes asignaturas:
- Gestión integral de archivos (6 créditos ECTS).
- Documentación Audiovisual (3 créditos ECTS).
- Documentación Sanitaria ((3 créditos ECTS).
- Análisis documental II (6 créditos ECTS).
- Integración digital de documentación (6 créditos ECTS).
- Preservación de Recursos de Información digital (6 créditos ECTS).
Actualmente las organizaciones están tomando conciencia de la importancia de implantar sistemas de gestión documental, igual que han ido poniendo en funcionamiento sistemas de gestión de la calidad, ambiental o de seguridad de la información.
Por lo tanto, esta asignatura da las competencias básicas para planificar un proyecto de gestión de documentos en entidades públicas o empresas de cualquier sector, para diseñar e implementar un sistema de gestión documental o para realizar tareas de consultoría documental.
Aunque los conocimientos previos para la asignatura no son requisitos indispensables, se recomienda especialmente haber cursado la asignatura optativa Gestión integral de archivos.
También sería conveniente haber hecho o hacer en paralelo las siguientes asignaturas: Gestión del conocimiento, Lenguajes Documentales Y, Gestión de contenidos, Sistemas de Información en la organización, y Gestio de unidades y servicios de información.
Aunque los conocimientos previos para la asignatura no son requisitos indispensables, se recomienda especialmente haber cursado la asignatura optativa Gestión integral de archivos.
También sería conveniente haber hecho o hacer en paralelo las siguientes asignaturas: Gestión del conocimiento, Lenguajes Documentales Y, Gestión de contenidos, Sistemas de Información en la organización, y gestio de unidades y servicios de información.
Objetivos
- Reconocer la especifidad de la gestión documental dentro del ámbito de la gestión de la información y la documentación.
- Comprender la relevancia de la gestión documental como área de gestión de las organizaciones.
- Conocer los principios básicos, procedentes de la archivística, que se aplican al diseño de un sistema de gestión documental.
- Comprender las funciones que tiene que llevar a cabo un sistema de gestión documental, identificando las características que tienen que tener los documentos como evidencia de las actividades realizadas por una organización.
- Conocer los elementos que integran un sistema de gestión documental, así como los procesos y las herramientas empleadas para apoyar a las operaciones de creación y mantenimiento de documentos.
- Identificar los principales sistemas de gestión que se implantan en las organizaciones.
- Saber como se aplica el control de los documentos y el control de los registros en estos sistemas.
- Entender el enfoque de los sistemas de gestión basado en procesos y en la mejora continuada.
- Planificar y desarrollar un proyecto de gestión documental, llevando a cabo sus fases de análisis, diseño e implementación.
- Conseguir una visión integrada de los tres elementos que confluyen en un proyecto de gestión documental: el entorno a gestión organizativo, los procesos y las herramientas de la gestión de documentos, y las aplicaciones informáticas para la gestión documental.
- Adquirir una visión general de la serie de normas ISO 30300 y de los requisitos que regulan los sistemas de gestión para documentos.
- Conocer los principales tipos de aplicaciones tecnológicas empleadas en la gestión documental para capturar, gestionar y facilitar el acceso a los documentos de una organización.
- Identificar las etapas de un proyecto de diseño e implementación de un sistema de gestión documental de acuerdo con la metodología DIRKS.
- Conocer las principales normas e informe técnicos ISO que establecen directrices para la gestión de documentos y otros modelos y estándares de uso común en las aplicaciones de gestión documental.
Competencias de la asignatura:
- Identificación de los procesos y de la cadena de valor de la organización, y la producción documental que se origina en cada uno de ellos.
- Creación de los instrumentos que permiten la gestión documental específica de una organización, desde su creación hasta su eliminación o preservación a lo largo del tiempo.
- Detección de las características organizativas de una organización y su producción documental, para diseñar un sistema de gestión documental adecuado.
- Redacción de los procesos y procedimientos asociados a un sistema de gestión documental.
- Gestión de proyectos en sus diferentes fases.
- Gestión de equipos.
- Gestión del cambio.
- Identificación del valor y el nivel de confidencialidad de los documentos y preservación de esta.
- Aplicación de la normativa general a las especificidades de la organización.
Profundiza los conceptos trabajados en la asignatura Gestión Integral de Archivos, y trabaja más el proceso de diseño e implementación de un sistema de gestión documental, incluyendo el desarrollo de los criterios para seleccionar una herramienta tecnológica de gestión documental.
MÓDULO 1: La gestión ocumental en las organizaciones
- Conceptos y principios básicos de la gestión documental
- Los sistemas de gestión a las organizaciones
MÓDULO 2: El sistema de gestión documental y sus herramientas
- El sistema de gestión documental.
- Herramientas de la gestión documental.
MÓDULO 3: Metodologías y nrmes técnicas para la gestión documental
- La metodología DIRKS para el diseño e implementación de un sistema de gestión documental.
- Normas técnicas y especificaciones para la gestión documental.
MÓDULO 4: Estudio de caso: Gestión documental a Cefont
- Presentación del caso.
- Presentación de la empresa Cefont.
- El proyecto de gestión de documentos en Cefont.
- El futuro de la gestión de documentos en Cefont.
| Material | Soporte |
Los contenidos de la asignatura Gestión documental se presentan al estudiante en formato web y en pdf. El formato web contiene varios recursos (mapas conceptuales, ejes transversales de conocimiento, enlaces externos, etc.) que permiten una mayor flexibilidad en la construcción del propio conocimiento. El estudiante puede descargar el material para trabajarlo sin conexión en la red.
El material de la asignatura es de referencia básica en el seguimiento de la asignatura y tiene como objetivo facilitar y estimular el proceso de aprendizaje.
A lo largo del semestre, el consultor irá proponiendo la lectura de artículos u otras fuentes (ponencias de congresos y jornadas, normas técnicas...) que sirven para complementar o ampliar el material web. Cuando así se indique, las lecturas serán de carácter obligatorio, y, por lo tanto, sus contenidos evaluables, al mismo nivel que los contenidos del material.
Los estudiantes pueden acceder desde "Materiales y fuentes", a las dos partes de la traducción española de la norma ISO 15489. Información y documentación - Gestión de documentos, que se utilizarán también como material de estudio de la asignatura, la lectura de la cual será obligatoria.
Además de la bibliografía recomendada en la asignatura, mencionada anteriormente, en el espacio de Recursos del aula, se puede acceder a diferentes artículos que forman parte de la bibliografía complementaria de la asignatura, así como a una selección de enlaces de Internet relacionados con la materia.
La metodología de trabajo propuesta en la asignatura se basa principalmente en el estudio de los contenidos del material web y de las lecturas obligatorias que se indican en cada unidad didáctica. Además, mediante el espacio de debate y el espacio del foro se facilita el intercambio de información y el trabajo en grupo.
Como metodología de estudio para la asignatura de Gestión documental sugerimos realizar las siguientes tareas, según los plazos establecidos (fechas clave):
- Lectura inicial de los materiales propuestos por el consultor, correspondientes a la unidad de estudio.
- Lectura comprensiva y analítica de las unidades, relacionando los contenidos con otras partes de la asignatura o con los conocimientos previos.
- Realización de las actividades de evaluación continua propuestas.
De este proceso de estudio se espera que la asimilación de competencias y de contenidos se dé a partir de un estudio crítico de los mismos, apoyados en la bibliografía, así como del seguimiento activo de los espacios virtuales del aula.
Además, se emplearán los espacios de comunicación del aula: tablón, foro y debate.
La herramienta de comunicación principal entre el consultor y los estudiantes es el tablón. Por eso, es conveniente que los alumnos accedan regularmente al tablón para estar al tanto de los mensajes enviados por el consultor, puesto que contienen información y comentarios sobre la asignatura y el desarrollo de las prácticas.
El foro es un espacio destinado a que los alumnos intercambien información entre ellos, por lo cual en principio el consultor no participará a las conversaciones que se mantengan. Aun así, si en algún momento determinado se observa que en el foro se comenta alguna duda o cuestión de interés general, el consultor podrá enviar mensajes para confirmar informaciones o efectuar aclaraciones. Además, para compartir las dudas que puedan ir surgiendo, se recomienda utilizar el foro para plantear cuestiones sobre el contenido de la materia. Es importante compartir en el foro todas las dudas que la lectura de materiales o desarrollo de las PEC genere al estudiante. De hecho es una vía para que el consultor pueda acompañar y apoyar el aprendizaje del estudiante.
El espacio de debate se usará para tratar temas que puedan relacionar la asignatura con diferentes aspectos de la actualidad. También se pueden plantear debates vinculados a alguna de las pruebas de evaluación continua, con objeto de facilitar la aprenentage en común.
Puntualmente, los alumnos podrán enviar directamente mensajes al buzón del consultor para comunicar circunsatamcias especiales.
La Normativa académica de la UOC dispone que el proceso de evaluación se fundamenta en el trabajo personal del estudiante y presupone la autenticidad de la autoría y la originalidad de los ejercicios realizados.
La falta de originalidad en la autoría o el mal uso de las condiciones en las que se hace la evaluación de la asignatura es una infracción que puede tener consecuencias académicas graves.
El estudiante será calificado con un suspenso (D/0) si se detecta falta de originalidad en la autoría de alguna actividad evaluable (práctica, prueba de evaluación continua (PEC) o final (PEF), o la que se defina en el plan docente), ya sea porque ha utilizado material o dispositivos no autorizados, ya sea porque ha copiado de forma textual de internet, o ha copiado de apuntes, de materiales, manuales o artículos (sin la citación correspondiente) o de otro estudiante, o por cualquier otra conducta irregular.
La calificación de suspenso (D/0) en la evaluación continua (EC) puede conllevar la obligación de hacer el examen presencial para superar la asignatura (si hay examen y si superarlo es suficiente para superar la asignatura según indique este plan docente).
Cuando esta mala conducta se produzca durante la realización de las pruebas de evaluación finales presenciales, el estudiante puede ser expulsado del aula, y el examinador hará constar todos los elementos y la información relativos al caso.
Además, esta conducta puede dar lugar a la incoación de un procedimiento disciplinario y la aplicación, si procede, de la sanción que corresponda.
La UOC habilitará los mecanismos que considere oportunos para velar por la calidad de sus titulaciones y garantizar la excelencia y la calidad de su modelo educativo.
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Puedes superar la asignatura a través de dos vías:
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Nota final de asignatura: EC + PS
EC = 60%
PS = 40%
Notas mínimas:
· PS = 3,5
Cuando la nota obtenida en la PS sea inferior a los mínimos establecidos para cada fórmula, la calificación final de la asignatura será la nota obtenida en la PS.
Nota final de asignatura: EX + EC
EX = 65%
EC = 35%
Notas mínimas:
· EX = 4
Esta fórmula de ponderación sólo se aplicará cuando la nota resultante mejore la obtenida en el EX. Cuando la nota obtenida en el EX sea inferior a 4 o la calificación resultante de la fórmula de ponderación no permita mejorar la nota obtenida en el EX, la calificación final de la asignatura será la nota obtenida en el EX.
En el caso de asignaturas con prácticas (Pr) que cruzan con el examen (EX), la fórmula de ponderación sólo se aplicará cuando la nota resultante mejore la obtenida en FE (FE=EX+Pr). Cuando la nota obtenida en el EX sea inferior a 4, la calificación resultante de la asignatura será la nota obtenida en el EX. Cuando la calificación resultante de la fórmula de ponderación no permita mejorar la nota obtenida en FE, la calificación final de la asignatura será la nota obtenida en FE.
El modelo pedagógico de la UOC se fundamenta en la evaluación continua, que consiste en la realización de una serie de actividades propuestas por el consultor, basadas en la aplicación de los conocimientos a problemas y circunstancias cercanas a la práctica profesional. Si un estudiante participa en la evaluación continua, puede comprobar con la ayuda del consultor el progreso de su proceso de aprendizaje.
El seguimiento de la evaluación continua facilita:
- La asimilación de los conceptos estudiados a los materiales de la asignatura.
- La reflexión personal y el aprendizaje activo.
- La adquisición de las competencias y de los hábitos metodológicos necesarios para la resolución de problemas.
Se proponen tres pruebas de evaluación continua (PEC) que se irán efectuando en paralelo con el estudio de los contenidos de la asignatura. Estas PEC se plantean como actividades encadenadas, es decir, que están relacionadas entre ellos con el objetivo de entender la problemática documental existente en las organizaciones y como plantear posibles soluciones.
El porcentaje de la calificación final de la evaluación continua se establece de la siguiente manera:
- PEC 1: 30%
- PEC 2: 35%
- PEC 3: 35%
Algunas consideraciones importantes respecto de la evaluación continua:
a) La resolución de las PEC es individual, excepto que el consultor indique el contrario.
b) Es preciso obtener una calificación de C+ o superior a todas las PEC con objeto de superar la evaluación continua y poder presentarse a la prueba de síntesis. Aquellos estudiantes que no entreguen todas las PEC obtendrán un 'No presentado' como calificación final de la evaluación continuada.
c) No se aceptarán entregas de las PEC fuera del plazo establecido en el plan docente, sin haberlo notificado y justificado previamente.
d) Las PEC tendrán que ser entregadas en el espacio de Entrega y registro de AC, haciendo constar el número de la práctica y los apellidos y nombre del alumno para identificar el fichero que se adjunta. Por ejemplo: Pac1_Apellido-1_Apellido-2_Nombre.doc;
e) El incumplimiento de las normas de presentación y entrega de las PEC puede comportar que la práctica no sea admitida o que se reste puntuación en la calificación de la misma.
Al final de la evaluación continua habrá que efectuar la prueba de síntesis. Esta prueba es presencial y tiene como objetivo validar el proceso de aprendizaje seguido a lo largo del semestre.
Si un estudiante no puede o no quiere seguir la evaluación continua, puede presentarse directamente al examen final presencial.
AVISO: A pesar de considerarse perfectamente normal y útil el estudio en grupo y el trabajo cooperativo como estrategia efectiva de estudio, esto no implica que se permita la presentación de trabajos no originales (es decir, copias/plagios de trabajos con autoría diferente a la del estudiante que presenta el ejercicio) dado que el sistema de evaluación es totalmente "ad personam" y, por lo tanto, tiene carácter individual. En consecuencia, lo entrega de una actividad copiada total o parcialmente de otro trabajo comportará la consideración de la actividad como suspendida (D) para todos los estudiantes implicados sin que sea en absoluto relevando el vínculo existente entre los mismos.
Detectada la duplicidad/plagio de una actividad, total o parcialmente, automáticamente el estudiante tendrá que presentarse al examen para superar la asignatura.
En este sentido, detectada una incidencia de este tipo, el consultor lo pondrá en conocimiento del estudiante/s mediante un mensaje a su buzón personal. Así mismo, el consultor informará del incidente al tutor del estudiante y al personal académico vinculado con la asignatura (Profesor Responsable de Asignatura y Director del Programa).
La asignatura se puede aprobar por una de las dos vías siguientes:
- Superación de la Evaluación Continuada (EC), más una prueba de síntesis.
- Examen final.
En caso de no haber seguido o no haber superado la evaluación continuada, el estudiante tendrá que presentarse a examen final, para obtener la nota final que corresponda.
La prueba de síntesis (PS) es una prueba escrita y presencial que tiene por objetivo evaluar el logro de los objetivos y la adquisición de las competencias y los contenidos de la asignatura y completar el proceso de evaluación realizado durante el curso. Para hacer la PS, se tiene que haber superado la EC (calificación mínima de C+) de acuerdo con los criterios establecidos en el plan docente / de aprendizaje. El tiempo previsto para la realización de la PS presencial es de 60 minutos (1 hora).
El examen final (EX) consiste en una prueba de evaluación final escrita presencial que tiene por objetivo evaluar el logro de los objetivos y la adquisición de las competencias y los contenidos de la asignatura, de una manera global y completa, independientemente de si el estudiante ha superado el AC o no. Para la asignatura Gestión documental, esta prueba se compone de cuestiones teóricas y un ejercicio práctico sobre diseño e implementación de un sistema de gestión documental en una organización. El tiempo previsto para la realización del EX es de 120 minutos (2 horas). El examen lo tendrán que efectuar los estudiantes que no hayan seguido la evaluación continuada o los que, aunque lo han seguido, han obtenido C- o D en la calificación final de la evaluación continua. También los estudiantes que hayan aprobado la evaluación continuada, si lo desean, pueden optar a hacer el examen en lugar de la PS a efectos de mejorar la calificación.
Para ayudar a autoregular el progreso en el aprendizaje y conocer el grado de logro de los objetivos y competencias de la PEC, una vez cerrado el plazo de entrega de cada una de las actividades previstas, el consultor facilitará la información siguiente:
A través del tablón: el consultor proporcionará indicaciones dirigidas al conjunto del aula sobre la correcta resolución de cada actividad, y una valoración global de cada PEC que incluirá el comentario de los aciertos y errores más frecuentes y otros aspectos que el consultor considere pertinentes. Además, el consultor proporcionará una solución tipo o una selección de las mejores respuestas.
A través del Registro de Avalució Continuada: El estudiante recibirá comentarios individuales sobre su actividad y verá la calificación asignada a las actividades que ha ido entregando.