| Gestión documental | Código: 79.601 : 6 |
La gestión documental tiene como finalidad asegurar una atención adecuada a los documentos que una organización crea, recibe o mantiene como evidencia de las actividades realizadas y de acuerdo con sus obligaciones legales.
Esta asignatura proporciona los conocimientos teóricos y prácticos necesarios para diseñar e implementar un sistema de gestión documental. Por esta razón, se centra en la gestión de los documentos y las evidencias electrónicas que una organización mantiene como resultado de sus procesos de negocio y se examinan las operaciones y las herramientas específicas que permiten controlar de manera sistemática la incorporación (creación o recepción), registro, clasificación, almacenamiento, acceso, trazabilidad y disposición de los documentos.
Teniendo presente que el profesional de la gestión de documentos tendrá que colaborar con el equipo técnico que implementa el sistema de gestión documental, esta asignatura aporta también los conocimientos básicos sobre las herramientas tecnológicas (software) que se usan para la gestión documental.
Esta asignatura, junto con otros del Grado en Información y Documentación, tiene como objetivo dar a conocer las herramientas necesarias para que el profesional de la información pueda afrontar con garantías de éxito un proyecto relacionado con la gestión de la información y la documentación de una organización. Concretamente, es parte del bloque de la Materia 4.2 "Gestión técnica de documentos de archivo" del Módulo 4 dedicado a la Gestión.
Específicamente, esta asignatura forma en competencias para gestionar los documentos creados por la organización durante sus actividades de negocio. Estos documentos, además de ser evidencias de la actividad de la organización contienen información que, explotada convenientemente, contribuye a la gestión del conocimiento organizativo.
Así, esta asignatura completa la formación que el estudiante puede obtener a partir de estas otras asignaturas:
- Gestión integral de archivos
- Lenguajes documentales I
- Análisis documental I
- Gestión del conocimiento
- Auditoría de la información
- Inteligencia competitiva
Gestión documental, de 6 créditos ECTS, forma parte de la mención "Gestión de la Información: Gestión documental", que integra además las siguientes asignaturas:
- Gestión integral de archivos (6 créditos ECTS).
- Documentación Audiovisual (3 créditos ECTS).
- Documentación Sanitaria ((3 créditos ECTS).
- Análisis documental II (6 créditos ECTS).
- Integración digital de documentación (6 créditos ECTS).
- Preservación de Recursos de Información digital (6 créditos ECTS).
Actualmente las organizaciones están tomando conciencia de la importancia de implantar sistemas de gestión documental, igual que han ido poniendo en funcionamiento sistemas de gestión de la calidad, ambiental o de seguridad de la información.
Por lo tanto, esta asignatura da las competencias básicas para planificar un proyecto de gestión de documentos en entidades públicas o empresas de cualquier sector, para diseñar e implementar un sistema de gestión documental o para realizar tareas de consultoría documental.
Aunque los conocimientos previos para la asignatura no son requisitos indispensables, se recomienda especialmente haber cursado la asignatura optativa Gestión integral de archivos.
También sería conveniente haber hecho o hacer en paralelo las siguientes asignaturas: Gestión del conocimiento, Lenguajes Documentales Y, Gestión de contenidos, Sistemas de Información en la organización, y Gestio de unidades y servicios de información.
Aunque los conocimientos previos para la asignatura no son requisitos indispensables, se recomienda especialmente haber cursado la asignatura optativa Gestión integral de archivos.
También sería conveniente haber hecho o hacer en paralelo las siguientes asignaturas: Gestión del conocimiento, Lenguajes Documentales Y, Gestión de contenidos, Sistemas de Información en la organización, y gestio de unidades y servicios de información.
Objetivos
- Reconocer el especifícate de la gestión documental dentro del ámbito de la gestión de la información y la documentación.
- Comprender la relevancia de la gestión documental como área de gestión de las organizaciones.
- Conocer los principios básicos, procedentes de la archivística, que se aplican al diseño de un sistema de gestión documental.
- Comprender las funcionas que tiene que llevar a cabo un sistema de gestión documental, identificando las características que tienen que tener los documentos como evidencia de las actividades realizadas por una organización.
- Conocer los elementos que integran un sistema de gestión documental, así como los procesos y las herramientas empleadas para apoyar a las operaciones de creación y mantenimiento de documentos.
- Identificar los principales sistemas de gestión que se implantan en las organizaciones.
- Saber como se aplica el control de los documentos y el control de los registros en estos sistemas.
- Entender el enfoque de los sistemas de gestión basado en procesos y en la mejora continuada.
- Planificar y desarrollar un proyecto de gestión documental, llevando a cabo sus fases de análisis, diseño e implementación.
- Conseguir una visión integrada de los tres elementos que confluyen en un proyecto de gestión documental: el en torno a gestión organizativo, los procesos y las herramientas de la gestión de documentos, y las aplicaciones informáticas para la gestión documental.
- Adquirir una visión general de la serie de normas ISO 30300 y de los requisitos que regulan los sistemas de gestión para documentos.
- Conocer los principales tipos de aplicaciones tecnológicas empleadas en la gestión documental para capturar, gestionar y facilitar el acceso a los documentos de una organización.
- Identificar las etapas de un proyecto de diseño e implementación de un sistema de gestión documental de acuerdo con la metodología DIRKS.
- Conocer las principales normas e informe técnicos ISO que establecen directrices para la gestión de documentos y otros modelos y estándares de uso común en las aplicaciones de gestión documental.
Competencias de la asignatura:
- Identificación de los procesos y de la cadena de valor de la organización, y la producción documental que se origina en cada uno de ellos.
- Creación ad hoc de los instrumentos que permiten la gestión documental específica de una organización, desde su creación hasta su eliminación o preservación a lo largo del tiempo.
- Detección de las características organizativas de una organización y su producción documental, para diseñar un sistema de gestión documental adecuado.
- Redacción de los procesos y procedimientos asociados a un sistema de gestión documental.
- Gestión de proyectos en sus diferentes fases.
- Gestión de equipos.
- Gestión del cambio.
- Identificación del valor y el nivel de confidencialidad de los documentos y preservación de esta.
- Aplicación de la normativa general a las especificidades de la organización.
Profundiza los conceptos trabajados a la asignatura Gestión Integral de Archivos, y trabaja más el proceso de diseño e implementación de un sistema de gestión documental, incluyendo el desarrollo de los criterios para seleccionar una herramienta tecnológica de gestión documental.
MÓDULO 1: La gestión documental a las organizaciones
- Conceptos y principios básicos de la gestión documental
- Los sistemas de gestión a las organizaciones
MÓDULO 2: El sistema de gestión documental y sus herramientas
- El sistema de gestión documental.
- Herramientas de la getión documental.
MÓDULO 3: Metodologías y normas técnicas para la gestión documental
- La metodología DIRKS para el diseño e implementación de un sistema de getión documental.
- Normas técnicas y especificaciones para la gestión documental.
MÓDULO 4: Estudio de caso: Gestión documental a Cefont
- Presentación del caso.
- Presentación de la empresa Cefont.
- El proyecto de gestión de documentos a Cefont.
- El futuro de la gestión de documentos a Cefont.
| Gestión documental | Web |
| Gestión documental |
Los contenidos de la asignatura Gestión documental se presentan al estudiante en formato web y en pdf. El formato web contiene varios recursos (mapas conceptuales, esos transversales de conocimiento, enlaces externos, etc.) que permiten una mayor flexibilidad en la construcción del propio conocimiento. El estudiante puede desar a su disco llevar el material para trabajarlo sin conexión en la red.
El material de la asignatura es de referencia básica en el seguimiento de la asignatura y tiene como objetivo facilitar y estimular el proceso de aprendizaje.
A lo largo del semestre, el consultor irá proponiendo la lectura de artículos u otras fuentes (ponencias de congresos y jornadas, normas técnicas...) que sirven para complementar o ampliar el material web. Cuando así se indique, las lecturas serán de carácter obligatorio, y, por lo tanto, sus contenidos evaluables, al mismo nivel que los contenidos del material.
Los estudiantes pueden acceder desde "Materiales y fuentes", a las dos partes de la traducción española de la norma ISO 15489. Información y documentación - Gestión de documentos, que se utilizarán también como material de estudio de la asignatura, la lectura de la cual será obligatoria.
La Normativa académica de la UOC dispone que el proceso de evaluación se fundamenta en el trabajo personal del estudiante y presupone la autenticidad de la autoría y la originalidad de los ejercicios realizados.
La falta de originalidad en la autoría o el mal uso de las condiciones en las que se hace la evaluación de la asignatura es una infracción que puede tener consecuencias académicas graves.
El estudiante será calificado con un suspenso (D/0) si se detecta falta de originalidad en la autoría de alguna actividad evaluable (práctica, prueba de evaluación continua (PEC) o final (PEF), o la que se defina en el plan docente), ya sea porque ha utilizado material o dispositivos no autorizados, ya sea porque ha copiado de forma textual de internet, o ha copiado de apuntes, de materiales, manuales o artículos (sin la citación correspondiente) o de otro estudiante, o por cualquier otra conducta irregular.
La calificación de suspenso (D/0) en la evaluación continua (EC) puede conllevar la obligación de hacer el examen presencial para superar la asignatura (si hay examen y si superarlo es suficiente para superar la asignatura según indique este plan docente).
Cuando esta mala conducta se produzca durante la realización de las pruebas de evaluación finales presenciales, el estudiante puede ser expulsado del aula, y el examinador hará constar todos los elementos y la información relativos al caso.
Además, esta conducta puede dar lugar a la incoación de un procedimiento disciplinario y la aplicación, si procede, de la sanción que corresponda.
La UOC habilitará los mecanismos que considere oportunos para velar por la calidad de sus titulaciones y garantizar la excelencia y la calidad de su modelo educativo.
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Esta asignatura se puede superar por una doble vía: por un lado, a partir de la evaluación continua ( EC) y una prueba de síntesis ( PS ) y , por otro lado , con la realización de un examen final ( EX ) . |