Gestió integral d'arxius Codi:  09.577    :  6
Consulta de les dades generals   Descripció   L'assignatura en el conjunt del pla d'estudis   Camps professionals en què es projecta   Coneixements previs   Objectius i competències   Continguts   Consulta dels recursos d'aprenentatge de què disposa l'assignatura   Recursos d'aprenentatge i eines de suport   Informacions sobre l'avaluació a la UOC   Consulta del model d'avaluació  
Aquest és el pla docent de l'assignatura per al segon semestre del curs 2023-2024. Podeu consultar si l'assignatura s'ofereix aquest semestre a l'espai del campus Més UOC / La universitat / Plans d'estudis). Un cop comenci la docència, heu de consultar-lo a l'aula. El pla docent pot estar subjecte a canvis.

L'assignatura Gestió Integral d'Arxius fa un recorregut teòric per la gestió de documents i arxius en les organitzacions, públiques i privades, i de qualsevol grandària (grans, mitjanes o petites empreses, ajuntaments etc.). Proporciona una visió global de l'arxivística que contempla els canvis que ha experimentat aquesta disciplina, sobre tot, amb el creixement dels documents electrònics.

La societat de la informació ha propiciat una nova dimensió de l'arxivística, que aporta un valor afegit a les funcions que aquesta havia assumit tradicionalment com a pròpies. Cal destacar l'adopció de les tecnologies de la informació i les comunicacions en el tractament dels documents d'arxiu, els esforços en la sistematització i normalització de la gestió de documents i la utilització de tècniques de gestió de la qualitat i del màrqueting i difusió en els arxius.

Amunt

Gestió Integral d'Arixus és una assignatura optativa, i forma part de la menció Gestió documental. Per tant, l'assignatura contribueix a adquirir els coneixement i les competències específiques de la menció.

Aquesta menció s'orienta al treball en arxius, unitats d'informació, o en departaments dedicats a proporcionar sistemes d'informació, tot i que es focalitza en el tractament de documents que són evidència de l'activitat de l'organització que els genera.

Les seves principals funcions són garantir i facilitar l'accés als continguts i documents generats per l'activitat de l'organització. Les seves accions constitueixen un element clau per documentar la responsabilitat social de l'organització, construir i preservar la memòria organitzativa, i fonamentar la gestió del coneixement.

Les competències específicas per a la menció "Gestió documental" són:

  • Establiment de requeriments de seguretat i accés als documents.
  • Preservació a llarg termini dels continguts informatius en formats i suports documentals adequats, a partir de l'anàlisi del context organitzatiu, social, legal i tecnològic.
  • Incorporació dels requeriments documentals dels processos de negoci en els sistemes i serveis d'informació.

El coneixement après en aquesta assignatura es pot completar i ampliar des d'una vessant més pràctica en l'assignatura Gestió Documental del Grau i / o en el màster de Implementació de projectes de gestió de documents electrònics (EDRMS) de la UOC.

Amunt

L'assignatura Gestió Integral d'Arxius proporciona uns coneixements generals que permeten donar resposta a les necessitats de les organitzacions en matèria de gestió de documents i arxius, tant en el sector de l'administració pública com de l'empresa privada. El professional vetlla per facilitar l'accés als continguts i documents generats per l'organització en la seva activitat diària, independentment de la fase del cicle de vida en que es trobi el document.

Amunt

Atesa la optativitat de l'assignatura, aquesta es planteja a partir de coneixements previs adquirits en les assignatures Introducció a la Informació i Documentació, Gestió d'unitats i serveis d'informació, Sistemes d'informació en la organització, i Llenguatges Documentals I.

Amunt

Amb l'estudi dels materials didàctics d'aquesta assignatura es pretén que l'estudiant assoleixi els objectius i competències següents:

 

Objectius:

- Comprendre la importància de la gestió integral dels arxius, entenent com s'apliquen els principis teòrics i els fonaments metodològics de l'arxivística.

- Copsar les diferènciesi similituds entre l'arxivística,  la biblioteconomia i la museologia, com a disciplines que formen part de les ciències de la informació i la documentació.

- Identificar les successives etapes del cicle de vida dels documents i reconèixer com es tradueixen en els valors dels documents i en el tractamentde la documentació en cadascuna de les fases de l'arxiu.

- Conèixer la diversitat dels arxius públics i privats existents en l'actualitat.

- Identificar els principals tipus de documents emprats per a enregistrar la informació, entenent l'especificitat dels documents electrònics.

- Comprendre la importància de la preservació dels documents i conèixer les estratègies de conservació a llarg termini dels documents electrònics.

- Conèixer els processos que s'apliquen en el tractament tècnic dels documents(identificació i avaluació, classificació i ordenació, transferències,instal·lació física) i com es plasmen en les eines pròpies de la gestió documental (taules d'avaluació i quadre de classificació).

- Conèixer les normes arxivístiques emprades en la descripció dels fons documentals i com es materialitzen en els instruments de descripció (guies, inventaris, catàlegs).

-Adonar-se de la importància d'apropar els ciutadans als fons documentals dels arxius públics, portant a terme activitats de difusió cultural i educatives, emprant les tècniques del màrqueting i aplicant polítiques de qualitatper a millorar els serveis.

- Conèixer tant el marc legal que afecta la gestió dels arxius i dels documents com les normes tècniques i els models de bones pràctiques sobre gestió de documents.

Competències generals del grau:

 

El grau d'Informació i Documentació té definit un repertori de competències generals que conformen el perfil dels seus graduats i estan presents en diferents assignatures al llarg del grau.

 

Les competències generals contemplades en aquesta assignatura són les següents:

  • Comprometres amb els principis ètics de la professió.
  • Orientar el treball cap a la qualitat.
  • Gestionar la implantació i explotació de productes, serveis i sistemes d'informació.
  • Definir i aplicar polítiques, mètodes i tècniques per a protegir, conservar i preservar documents i el seu contingut informatiu.
  • Elaborar i aplicar criteris de reunió, selecció, adquisició i supressió de documents.
  • Identificar les necessitats i fluxos d'informació d'una organització.
  • Participar proactivament en el disseny i l'avaluació de les polítiques públiques d'informació.
  • Gestionar unitats organitzatives dedicades a proporcionar i promocionar productes, serveis o sistemes d'informació.
  • Establir requisits de seguretat i accés als documents.
  • Preservar a llarg termini els continguts informatius en els formats i suports documentals adequats, a partir de l'anàlisi del context organitzatiu, social, legal y tecnològic.

Competències de l'assignatura:

  • Identificar els processos i la cadena de valor de l'organització, i la producció documental que s'origina en cadascun d'ells.
  • Conèixer els instruments que permeten la gestió documental específica d'una organització, des de la seva creació fins a la seva eliminació o preservació en el temps, i les tècniques per a la seva creació.
  • Detectar les característiques organitzatives d'una organització i la seva producció documental, per a dissenyar un sistema de gestió documental adequat.
  • Identificar el valor i el nivell de confidencialitat dels documents i la preservació d'aquests.
  • Localitzar i comprendre la normativa general a les especificitats de l'organització.

Amunt

En el primer bloc del curs l'estudiant coneix el caràcter interdisciplinari de l'arxivística i el seu àmbit d'actuació, que abasta tant la documentació administrativa al llarg del seu cicle de vida com els fons documentals històrics, amb l'objectiu de garantir l'equilibri entre la funció juridico-administrativa i la funció historicocultural. Es tracta la diversitat de les tipologies documentals i els diferents tipus de suports, destacant-se la importància dels documents electrònics. Finalment, es repassen els diversos aspectes vinculats a la gestió dels arxius com a centre d'informació (accés als documents, difusió, màrqueting, qualitat, etc.)

El segon bloc està focalitzat en els aspectes més tècnics i legals de l'arxivística. La primera part se centra en les tècniques i les eines utilitzades pel tractament dels documents d'arxiu, tenint en compte el seu cicle de vida i les fases de la documentació: s'estudia la identificació, l'avaluació, la classificació i la descripció dels documents, veient com es concreten en els instruments utilitzats per dur a terme aquestes operacions (taules d'avaluació, quadres de classificació, instruments de descripció). La segona analitza el marc legal que afecta la gestió de documents i  les normes internacionals destinades a la gestió dels arxius i els documents.

Aquests continguts es concreten en els següents mòduls bàsics de treball:

 

BLOC 1

Mòdul 1. Fonaments de l'arxivística i la gestió documental

1. L'arxivística

1.1. L'arxivística, una ciència interdisciplinària
1.2. Les bases teòriques de l'arxivística
1.3. Arxius, biblioteques i museus: diferències i simulituds

2. El concepte de document d'arxiu

2.1. Característiques dels documents d'arxiu
2.2. El cicle de vida i el valors dels documents
2.3. Els documents d'arxiu en un entorn electrònic

Mòdul 2. Els arxius, els documents i els suports de la informació

1. Les tipologies d'arxius i de documents

1.1. Tipologia d'arxius
1.2. Les tipologies de documents
1.3. Les classes de documents

2. Els suports de la informació

2.1. La diversitat dels suports
2.2. Diferències entre els documents en paper i els documents electrònics
2.3. La durabilitat dels suports i la preservació dels documents

3. Els documents electrònics

3.1. La gestió de documents electrònics
3.2. El valor jurídic dels documents electrònics. La signatura digital
3.3. La conservació dels documents electrònics

Mòdul 4 (punts 1 i 2). Els arxius com servei

1. Els arxius com servei públic

1.1. El dret d'accés als documents
1.2. Les activitats de difusió cultural i educatives

1.2.1. L'arxiu com a centre de difusió cultural
1.2.2. L'arxiu com a servei educatiu

1.3. El màrqueting 

2. Els plans de qualitat als arxius

2.1. Els sistemes de gestió de la qualitat
2.2. Aplicació d'una política de la qualitat als arxius

BLOC 2

Mòdul 3. Tècniques de tractament documental 

1. Els processos arxivístics

2. La identificació documental

2.1. La identificació i l'organització dels fons d'arxiu
2.2. La identificació de les sèries documentals

3. L'avaluació documental

3.1. Criteris de l'avaluació documental
3.2. Metodologia per a l'avaluació de sèries documentals

3.2.1. El formulari d'avaluació
3.2.2. El calendari de conservació i eliminació

3.3. Les transferències documentals
3.4. Tria i eliminació dels documents
3.5. L'accés als documents.

4. La classificació dels documents

4.1. El quadre de classificació

4.1.1. Un model de classificació funcional
4.1.2. La codificació del quadre de classificació

4.2. Els tipus d'ordenació

5. La descripció arxivística i els instruments de descripció 

6. L'arxivatge dels documents

6.1. Els tipus d'instal·lació física dels documents
6.2. L'emmagatzematge dels documents electrònics

Mòdul 4 (punts 3 i 4). Entorn legal i normativa tècnica

3. El marc legal

3.1. La legislació sobre arxius i patrimoni documental
3.2. La normativa legal aplicable a la gestió de documents

4. Les normes per a la gestió de documents i d'arxius

4.1. Normes per a la descripció arxivística
4.2. Normes tècniques per a la gestió de documents
4.3. Normes tècniques d'interoperabilitat

Amunt

Amunt

L'assignatura es presenta en format Web, per a facilitar la lectura d'aspectes de l'assignatura relacionats entre ells. A l'aula també es troba aquest material en format pdf. Aquest material constitueix el recurs principal per a l'aprenentatge.

El material web inclou un glossari dels principals termes emprats en la gestió de documents i arxius. D'altra banda, en el material s'inclouen enllaços a recursos electrònics accessibles a Internet que il·lustren o amplien els continguts i que tenen com a finalitat proporcionar a l'alumne materials pràctics que li siguin útils per a l'aprenentatge de l'assignatura i el seguiment de l'avaluació continuada.

A banda de l'estudi del material, el consultor podrà proposar al llarg del semestre la lectura d'articles o altre tipus de material que es consideri complementari, per a disposar d'una visió global de la matèria. L'obligatorietat de l'estudi del material auxiliar, o la recomanació l'anirà senyalant el consultor en el tauler.

 

Amunt

La Normativa acadèmica de la UOC disposa que el procés d'avaluació es fonamenta en el treball personal de l'estudiant i pressuposa l'autenticitat de l'autoria i l'originalitat dels exercicis fets.

La manca d'originalitat en l'autoria o el mal ús de les condicions en què es fa l'avaluació de l'assignatura és una infracció que pot tenir conseqüències acadèmiques greus.

L'estudiant serà qualificat amb un suspens (D/0) si es detecta manca d'originalitat en l'autoria d'alguna activitat avaluable (pràctica, prova d'avaluació contínua (PAC) o final (PAF), o la que es defineixi al pla docent), sigui perquè ha utilitzat material o dispositius no autoritzats, sigui perquè ha copiat textualment d'internet, o ha copiat d'apunts, de materials, de manuals o d'articles (sense la citació corresponent), d'altres estudiants, o per qualsevol altra conducta irregular.

La qualificació de suspens (D/0) en les qualificacions finals d'avaluació contínua pot comportar l'obligació de fer l'examen presencial per a superar l'assignatura (si hi ha examen i si superar-lo és suficient per a superar l'assignatura segons indiqui el pla docent).

Quan aquesta mala conducta es produeixi durant la realització de les proves d'avaluació finals presencials, l'estudiant pot ser expulsat de l'aula, i l'examinador farà constar tots els elements i la informació relatius al cas.

D'altra banda, aquesta conducta pot donar lloc a la incoació d'un procediment disciplinari i l'aplicació, si escau, de la sanció que correspongui.

La UOC habilitarà els mecanismes que consideri oportuns per a vetllar per la qualitat de les seves titulacions i garantir l'excel·lència i la qualitat del seu model educatiu.

Amunt

Pots superar l'assignatura per mitjà de dues vies:

  1. Amb avaluació contínua (AC) i una prova de síntesi (PS):
    • Si superes l'avaluació contínua i a la prova de síntesi obtens la nota mínima necessària, la nota final serà la ponderació que especifiqui el pla docent.
    • Si superes l'avaluació contínua i a la prova de síntesi no obtens la nota mínima necessària, la qualificació final serà la nota quantitativa que obtinguis a la prova de síntesi.
    • Si superes l'avaluació contínua i no et presentes a la prova de síntesi, la nota final serà un No presentat.
    • Si suspens l'avaluació contínua, la nota final serà un No presentat.
    • Si no et presentes a l'avaluació contínua, la nota final serà un No presentat.

  2. Amb examen (per seguir aquesta via no cal haver superat l'avaluació contínua per fer l'examen):
    • Si no has presentat l'avaluació contínua, la nota final serà la qualificació numèrica obtinguda a l'examen.
    • Si a l'avaluació contínua has obtingut una nota diferent d'un No presentat, la nota final serà el càlcul més favorable entre la nota numèrica de l'examen i la ponderació de la nota de l'avaluació contínua amb la nota de l'examen, segons el que estableixi el pla docent. Per aplicar aquest càlcul, a l'examen cal obtenir una nota mínima de 4 (si és inferior, la nota final de l'assignatura serà la qualificació de l'examen).
    • Si no et presentes a l'examen, la qualificació final serà un No presentat.

 

Amunt