Información y documentación administrativa Código:  21.727    Créditos:  4
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ATENCIÓN: Esta información recoge los apartados del plan docente de la asignatura durante el último semestre con docencia. Al iniciar el periodo de matrícula, podrás consultar el calendario y modelo de evaluación para el siguiente semestre en Trámites / Matrícula / Horarios de las pruebas de evaluación final.

Las administraciones públicas recogen y producen documentos a lo largo de la ejecución de los procesos administrativos. Estos documentos contienen información que puede ser también explotada para su análisis, como paso previo a la toma de decisiones o redacción de planes estratégicos, evaluación de indicadores de gestión etc. Tanto los documentos como la información se tiene que gestionar de manera eficiente para garantizar los objetivos por los cuales se crea.
Cada vez más la gestión de documentos y de la información está rodeada de leyes y normas, en el marco de las cuales se redactan las políticas de gestión documental y se diseñan sistemas de gestión de documentos, para garantizar la eficacia en la gestión. Las leyes obligan a cumplir unos requerimientos, y las normas recomiendan prácticas sistemáticas para garantizar la gestión eficiente de los documentos. Por lo tanto, hay que conocerlas.
Además, la administración electrónica facilita al ciudadano efectuar trámites con las administraciones públicas por medios electrónicos. Esto implica un intercambio de documentos electrónicos y datos registrados en bases de datos, vinculadas en un trámite concreto. Por lo tanto, por cada ciudadano que inicia un trámite se crea un expediente electrónico que tiene que ser gestionado, y al cual tiene que tener acceso el ciudadano interesado para ver el estado del trámite. Además las administraciones públicas se tienen que comunicar entre ellas, es decir, tienen que ser interoperables.
Además, diferente legislación obliga a las administraciones públicas a facilitar el acceso a la información pública (leyes de transparencia y de reutilización).
Teniendo en cuenta este contexto la asignatura quiere introducir todos estos aspectos, y las implicaciones que tiene en la gestión diaria, para el profesional de la administración pública.

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Esta asignatura es optativa dentro del Grado de Gestión y Administración Pública. A pesar de esta condición de optatividad, "Información y Documentación Administrativa" complementa a asignaturas básicas y obligatorias. En primer lugar complementa "Análisis de datos en la Administración Pública" (I y II), por qué Información y Documentación da las pautas para gestionar los datos con el objetivo de garantizar su fiabilidad, autenticidad, integridad y usabilidad. El análisis de datos es una herramienta potente para la toma de decisiones en las Administraciones públicas, aun así si las decisiones se toman sobre datos erróneos, las consecuencias pueden ser negativas. En segundo lugar, complementa a dos asignaturas más "Contratación Pública y actividad administrativa" y "Actividad Administrativa"en la vertiente de gestión de documentos que la actividad administrativa y específicamente la contratación comporta. Aquí la gestión de documentos e información garantiza las características imprescindibles que tienen que conservar siempre los documentos: autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad.

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  • Trabajadores públicos en el ámbito de administración electrónica u organización.
  • Trabajadores públicos en el ámbito archivístico y de la gestión documental.
  • Trabajadores públicos en el ámbito de informático.
  • Otros trabajadores públicos.
  • Consultores y asesores que orientan su carrera profesional en el ámbito de las administraciones públicas.

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Para hacer esta asignatura no hacen falta conocimiento previos específicos. Aun así, es recomendable que el estudiante que curse esta asignatura haya ya trabajado las asignaturas siguientes: Estructuras administrativas, Fundamentos de la gestión pública, Derecho Administrativo Y e II, Análisis de datos en la Administración Pública I Y II, Contratación Pública y actividad administrativa, y Actividad administrativa.

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Es recomendable que el estudiante que curse esta asignatura haya ya trabajado las asignaturas siguientes: Estructuras administrativas, Fundamentos de la gestión pública, Derecho Administrativo I y II, Análisis de datos en la Administración Pública I y II, Contratación Pública y actividad administrativa, y Actividad administrativa.

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Objetivos:

La asignatura tiene cómo objetivo general introducirnos en la gestión de la información y la documentación de los documentos generados en el marco de los procesos y procedimientos que tienen lugar a las administraciones públicas. Específicamente, los objetivos son:

  • Saber qué tipo de documentos administrativos se generan en el marco de los procesos y procedimientos que tienen lugar a las administraciones públicas.
  • Garantizar aspectos vinculados con la gestión de documentos e información: protección de datos, niveles de acceso a la información y documentación según la ley de transparencia.
  • Familiarizarse con los procedimientos técnicos de gestión documental y flujos de trabajo realizados bajo las directrices de la política de gestión documental de la administración pública.
  • Conocer los aspectos vinculados con la gestión de documentos electrónicos como por ejemplo: sistemas de firma electrónica, sello electrónico, Registro Electrónico General, Expediente electrónico, archivo electrónico único, digitalización, etc. según la ley 39/2015.
  • Conocer qué legislación y normativa internacional está vinculada con la gestión de documentos, y qué obligaciones comportan (leyes de transparencia, leyes de reutilización de la información, serie de normas 30300, etc).
  • Entender el papel clave de las normas técnicas de interoperabilidad y la gestión de documentos electrónicos como pilar de la administración electrónica

Competencias:


Competencias transversales:

  • Uso y aplicación de las TIC's en el ámbito académico y profesional.
  • Comunicarse correctamente, oralmente y por escrito, tanto en las lenguas propias cómo en una lengua extranjera.

  Competencias específicas:

  • Utilizar las TIC (tecnologías de la información y de la comunicación) aplicables a la gestión pública.

 

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  • Tipología y requisitos jurídico-administrativos de la documentación administrativa.
  • Límites de acceso, protección de datos y servicio a los ciudadanos en la generación y gestión de la información por parte de los Poderes públicos.
  • Análisis y diseño de documentos administrativos.
  • Gestión documental.
  • Descripción de procedimientos, gestión de flujo de trabajos y expedientes.

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Material Soporte

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A lo largo del periodo lectivo, en el espacio del aula llamado "Recursos", el estudiante dispondrá del material de apoyo que los profesores de la asignatura vayan indicando. Así mismo, los docentes pueden adjuntar en los mensajes del tablón del profesor los documentos que estimen oportunos para clarificar o dar soporte a los contenidos.

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Watson, Robert P.; Linch, Thomas D. (1998). Plain English and Public Administration en Public Policy and Administration, vol. 13, núm. 1, pàg. 107-114.

Amunt

Se recomienda estudiar los contenidos de la asignatura siguiendo el orden establecido en el Plan Docente, de acuerdo con las indicaciones de los docentes y el calendario recogido al Plan Docente y en el calendario del aula.

El estudio se puede realizar con los materiales en soporte papel o en soporte electrónico. En este segundo caso, se pueden consultar los documentos que tienen enlace web. Los documentos en soporte web facilitan la consulta rápida de otras partes de la asignatura.

Además de estudiar el material de la asignatura, es muy recomendable trabaja las lecturas que los docentes pueden indicar en e tablón del profesor. Estas lecturas complementarias contribuyen a comprender la materia objeto de estudio, aunque no tienen carácter obligatorio. Las que sean de carácter obligatorio serán indicadas por los docentes en el tablón del profesor.

También se trabajarán temas en el espacio de debate vinculados a las temáticas trabajadas.

Por último, en la metodología de aprendizaje es importante que los estudiantes en cualquier momento expongan sus dudas y comentarios sobre las temáticas objeto de estudio. Pueden exponerlas tanto en el espacio del foro, para compartirlas con sus compañeros, como directamente al buzón del profesor.

Es altamente recomendable compartir el estudio y las dudas con otros compañeros en el espacio del foro. Así mismo, los estudiantes pueden recomendar a sus compañeros la lectura de artículos o noticías que consideren de interés.

A pesar de que la participación en el foro no es obligatoria, en la evaluación final se tendrá en cuentas las aportaciones en el aprendizaje colectivo.

Amunt

La Normativa académica de la UOC dispone que el proceso de evaluación se fundamenta en el trabajo personal del estudiante y presupone la autenticidad de la autoría y la originalidad de los ejercicios realizados.

La falta de originalidad en la autoría o el mal uso de las condiciones en las que se hace la evaluación de la asignatura es una infracción que puede tener consecuencias académicas graves.

El estudiante será calificado con un suspenso (D/0) si se detecta falta de originalidad en la autoría de alguna actividad evaluable (práctica, prueba de evaluación continua (PEC) o final (PEF), o la que se defina en el plan docente), ya sea porque ha utilizado material o dispositivos no autorizados, ya sea porque ha copiado de forma textual de internet, o ha copiado de apuntes, de materiales, manuales o artículos (sin la citación correspondiente) o de otro estudiante, o por cualquier otra conducta irregular.

La calificación de suspenso (D/0) en la evaluación continua (EC) puede conllevar la obligación de hacer el examen presencial para superar la asignatura (si hay examen y si superarlo es suficiente para superar la asignatura según indique este plan docente).

Cuando esta mala conducta se produzca durante la realización de las pruebas de evaluación finales presenciales, el estudiante puede ser expulsado del aula, y el examinador hará constar todos los elementos y la información relativos al caso.

Además, esta conducta puede dar lugar a la incoación de un procedimiento disciplinario y la aplicación, si procede, de la sanción que corresponda.

La UOC habilitará los mecanismos que considere oportunos para velar por la calidad de sus titulaciones y garantizar la excelencia y la calidad de su modelo educativo.

Amunt

Esta asignatura se puede superar por una doble vía: por un lado, a partir de la evaluación continua ( EC) y una prueba de síntesis ( PS ) y , por otro lado , con la realización de un examen final ( EX ) .
- Para hacer la PS hay que haber superado la EC.
- Para hacer el EX no hay que haber superado la EC.
- En caso de haber superado la EC existe la opción de optar por el EX en vez de la PS .
La fórmula de acreditación de la asignatura es la siguiente: EC + PS o EX.


Ponderación de las calificaciones

Opción para superar la asignatura: EC + PS

Nota final de asignatura: EC + PS

EC = 60%

PS = 40%

Notas mínimas:

· PS = 3,5

Cuando la nota obtenida en la PS sea inferior a los mínimos establecidos para cada fórmula, la calificación final de la asignatura será la nota obtenida en la PS.

Opción con EX: EX + EC

Nota final de asignatura: EX + EC

EX = 65%

EC = 35%

Notas mínimas:

· EX = 4

Esta fórmula de ponderación sólo se aplicará cuando la nota resultante mejore la obtenida en el EX. Cuando la nota obtenida en el EX sea inferior o igual a 4 o la calificación resultante de la fórmula de ponderación no permita mejorar la nota obtenida en el EX, la calificación final de la asignatura será la nota obtenida en el EX.

En el caso de asignaturas con prácticas (Pr) que cruzan con el examen (EX), la fórmula de ponderación sólo se aplicará cuando la nota resultante mejore la obtenida en FE (FE=EX+Pr). Cuando la nota obtenida en el EX sea inferior a 4, la calificación resultante de la asignatura será la nota obtenida en el EX. Cuando la calificación resultante de la fórmula de ponderación no permita mejorar la nota obtenida en FE, la calificación final de la asignatura será la nota obtenida en FE.

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El modelo pedagógico de la UOC se fundamenta en la evaluación continua, que consiste en la realización de una serie de actividades propuestas por el consultor, basadas en la aplicación de los conocimientos a problemas y circunstancias cercanas a la práctica profesional. Si un estudiante participa en la evaluación continua, puede comprobar con la ayuda del consultor el progreso de su proceso de aprendizaje.

El seguimiento de la evaluación continua facilita:

  • La asimilación de los conceptos estudiados en los materiales de la asignatura.
  • La reflexión personal y el aprendizaje activo.
  • La adquisición de las competencias y de los hábitos metodológicos necesarios para la resolución de problemas.

La Evaluación Continuada (EC) para esta asignatura se compone de las pruebas llamadas PEC (Prueba de Evaluación Continúa). Tendrán un contenido práctico, por lo cual se tomará como base el estudio de caso.

En esta práctica se evaluarán los conocimientos trabajados en los módulos, y será la actividad con mayor peso para la evaluación continúa.

Así mismo se realizarán ejercicios prácticos en el foro, en paralelo al estudio de cada módulo, que también tendrá influencia en la evaluación final.

Se proponen dos pruebas de evaluación continua (PEC) que se irán efectuando en paralelo con el estudio de los contenidos de la asignatura. Estas PEC se plantean como actividades encadenadas, es decir, que están relacionadas entre ellas con el objetivo de entender la problemática documental existente en las organizaciones y como plantear posibles soluciones.

El porcentaje de la calificación final de la evaluación continua se establece de la siguiente manera:

  • PEC 1: 50%
  • PEC 2: 50%

Algunas consideraciones importantes respecto de la evaluación continua:

a) La resolución de las PEC es individual, excepto que el consultor indique lo contrario.

b) Es preciso obtener una calificación de C+ o superior a todas las PEC con objeto de superar la evaluación continua y poder presentarse a la prueba de síntesis. Aquellos estudiantes que no entreguen todas las PEC obtendrán un NP (No presentado) como calificación final de la evaluación continuada.

c) No se aceptarán entregas de las PEC fuera del plazo establecido en el plan docente, sin haberlo notificado y justificado previamente.

d) Las PEC tendrán que ser entregadas en el espacio de Entrega y registro de AC, haciendo constar el número de la práctica y los apellidos y nombre del alumno para identificar el fichero que se adjunta. Por ejemplo: Pac1_Apellido-1_Apellido-2_Nombre.doc.

e) El incumplimiento de las normas de presentación y entrega de las PEC puede comportar que la práctica no sea admitida o que se reste puntuación en la calificación de la misma.

AVISO: A pesar de considerarse perfectamente normal y útil el estudio en grupo y el trabajo cooperativo como estrategia efectiva de estudio, esto no implica que se permita la presentación de trabajos no originales (es decir, copias/plagios de trabajos con autoría diferente a la del estudiante que presenta el ejercicio) dado que el sistema de evaluación es totalmente "ad personam" y, por lo tanto, tiene carácter individual. En consecuencia, lo entrega de una actividad copiada total o parcialmente de otro trabajo comportará la consideración de la actividad como suspensa (D) para todos los estudiantes implicados sin que sea en absoluto relevante el vínculo existente entre los mismos.

Detectada la duplicidad/plagio de una actividad, total o parcialmente, automáticamente el estudiante tendrá que presentarse al examen para superar la asignatura.

En este sentido, detectada una incidencia de este tipo, el consultor lo pondrá en conocimiento del estudiante/s mediante un mensaje a su buzón personal. Así mismo, el profesor informará del incidente al tutor del estudiante y al personal académico vinculado con la asignatura (Profesor Responsable de Asignatura y Director del Programa).

Amunt

La evaluación final consiste en un examen o una prueba de síntesis.

Los estudiantes que siguen la EC y la han aprobado, quedan exentos de hacer el exàmen y sólo tienen que hacer la prueba de síntesis (PS).

Los estudiantes que no han seguido o han suspendido la EC deben efectuar el examen para superar la asignatura.

El examen te una duración de dos horas y se hacen preguntas vinculadas a los temas trabajados en el material de la asignatura.

La prueba de síntesis te una duración de una hora, y se hacen preguntas vinculadas con los aspectos trabajados en las Pacs.

Amunt

La herramienta de comunicación principal entre los docentes y los estudiantes es el Tablón del Profesor. Por eso, es conveniente que los estudiantes accedan regularmente al tablón para estar al dia de los mensajes enviados por los docentes, pues contienen información y comentarios sobre la asignatura y el desarrollo de las prácticas.

El foro es un espacio destinado a que los alumnos intercambien información entre ellos, por lo tanto, en principio, los docentes no participarán en las conversaciones que se realicen. No obstante, si en un momento determinado se observa que en el foro se comenta alguna duda o cuestión de interés general, los docentes podrán enviar mensajes para confirmar informaciones, aportar más informaciones o efectuar aclaraciones. es importando el uso del foro para compartir dudas y opiniones. Es una manera también de compartir conocimiento, y aprender juntos.

Por otro lado, los estudiantes podrán enviar directamente mensajes al buzón del profesor para resolver dudas sobre los contenidos y el desarrollo de la asignatura. No obstante, con objeto de compartir dudas que puedan ir surgiendo, se recomienda utilizar el foro para plantear cuestiones sobre el contenido de la materia.

En el caso de las PEC, los docentes enviarán a los estudiantes feedback personalizado sobre los avances del estudiante en el logro de los objetivos.

Amunt