| Gestión documental | Código: 79.601 : 6 |
La gestión documental tiene como finalidad asegurar una atención adecuada a los documentos que una organización crea, recibe o mantiene como evidencia de las actividades realizadas y de acuerdo con sus obligaciones legales.
Esta asignatura proporciona los conocimientos teóricos y prácticos necesarios para diseñar e implementar un sistema de gestión documental. Se centra en la gestión de los documentos y las evidencias electrónicas que una organización mantiene como resultado de sus procesos de negocio y, más concretamente, en las operaciones y las herramientas específicas que permiten controlar de manera sistemática la creación, captura, clasificación, almacenamiento, acceso, uso y disposición de los documentos.
Teniendo presente que el profesional de la gestión de documentos tendrá que colaborar con el equipo técnico que implementa el sistema de gestión documental, esta asignatura aporta también los conocimientos básicos sobre las herramientas tecnológicas (software) que se usan para la gestión documental.
Esta asignatura, junto con otros del Grado en Información y Documentación, tiene como objetivo dar a conocer las herramientas necesarias para que el profesional de la información pueda afrontar con garantías de éxito un proyecto relacionado con la gestión de la información y la documentación de una organización. Concretamente, es parte del bloque de la Materia 4.2 "Gestión técnica de documentos de archivo" del Módulo 4 dedicado a la Gestión.
Específicamente, esta asignatura forma en competencias para gestionar los documentos creados por la organización durante sus actividades de negocio. Estos documentos, además de ser evidencias de la actividad de la organización contienen información que, explotada convenientemente, contribuye a la gestión del conocimiento organizativo.
Así, esta asignatura completa la formación que el estudiante puede obtener a partir de estas otras asignaturas:
- Gestión integral de archivos
- Lenguajes documentales
- Análisis documental
- Gestión del conocimiento
- Auditoría de la información
- Inteligencia competitiva
Gestión documental, de 6 créditos ECTS, forma parte de la mención "Gestión de la Información: Gestión documental", que integra además las siguientes asignaturas:
- Gestión integral de archivos (6 créditos ECTS).
- Documentación Audiovisual (3 créditos ECTS).
- Documentación Sanitaria ((3 créditos ECTS).
- Integración digital de documentación (6 créditos ECTS).
- Preservación de Recursos de Información digital (6 créditos ECTS).
Actualmente las organizaciones están tomando conciencia de la importancia de implantar sistemas de gestión documental, igual que han ido poniendo en funcionamiento sistemas de gestión de la calidad, ambiental o de seguridad de la información.
Por lo tanto, esta asignatura da las competencias básicas para planificar un proyecto de gestión de documentos en entidades públicas o empresas de cualquier sector, para diseñar e implementar un sistema de gestión documental o para realizar tareas de consultoría documental.
Aunque los conocimientos previos para la asignatura no son requisitos indispensables, se recomienda especialmente haber cursado la asignatura optativa Gestión integral de archivos.
También sería conveniente haber hecho o hacer en paralelo las siguientes asignaturas: Gestión del conocimiento, Lenguajes Documentales Y, Gestión de contenidos, Sistemas de Información en la organización, y Gestio de unidades y servicios de información.
Aunque los conocimientos previos para la asignatura no son requisitos indispensables, se recomienda especialmente haber cursado la asignatura optativa Gestión integral de archivos.
También sería conveniente haber hecho o hacer en paralelo las siguientes asignaturas: Gestión del conocimiento, Lenguajes Documentales Y, Gestión de contenidos, Sistemas de Información en la organización, y gestio de unidades y servicios de información.
Objetivos
- Entender que es la gestión documental como área de gestión y qué caracteriza un documento desde este punto de vista.
- Conocer los principios básicos y los beneficios de la gestión documental.
- Comprender la importancia del enfoque a procesos y de la mejora continua en los sistemas de gestión de las organizaciones.
- Identificar los principales sistemas de gestión y las normas ISO relacionadas.
- Comprender cómo se aplica la gestión documental en los sistemas de gestión (creación y control de la información documentada).
- Adquirir una visión general del marco de gobernanza de los documentosque establecen las normas de la serie ISO 30300 y de la implementación de procesos documentales que ofrecen las normas e informes técnicos ISO relacionados.
- Tener una visión global de los elementos que componen un sistema de gestión documental y cuya articulación hace posible que este respalde el desempeño de las actividades de la organización.
- Conocer las fases por las que pasa cualquier documento a lo largo de su ciclo de vida.
- Comprender la importancia del marco organizativo de un sistema de gestión documental (políticas, responsabilidades, métodos de control y evaluación, competencia y formación de las personas).
- Identificar los procesos de gestión de documentos que deben tenerse en cuenta al desarrollar un sistema de gestión documental.
- Entender el cometido de los principales instrumentos o herramientas de control que dan apoyo a los procesos de gestión de documentos (esquema de metadatos, cuadro de clasificación, reglas de acceso, calendario de conservación).
- Conocer las aplicaciones informáticas más utilizadas para capturar, gestionar y facilitar el acceso a los documentos de una organización.
- Comprender la importancia de la gestión del cambio a la hora de abordar un sistema o proyecto de gestión documental.
- Identificar los elementos que debe incluir el análisis previo del contexto de la organización (estructura organizativa, estrategias y objetivos de negocio, procesos y actividades, sistemas de gestión certificados, equipos y
tecnologías existentes, etc.). - Entender cómo se lleva a cabo la identificación y valoración documental, considerando la relevancia de los riesgos y los requisitos asociados a la creación y mantenimiento de los documentos.
- Conocer cómo se establecen las estrategias de gestión documental mediante la definición del alcance del sistema, la aprobación de la política de gestión documental, la asignación de roles y responsabilidades en el seno
de la organización, el uso de normas y estándares de gestión documental o la selección de las herramientas tecnológicas. - Conocer los principios básicos para elaborar las herramientas de control documental: esquema de metadatos, cuadro de clasificación, reglas de acceso y calendario de conservación.
- Tener una visión global de las etapas que sigue un proyecto de implantación de un software de gestión documental.
- Conocer cómo se elaboran los procedimientos operativos y las instrucciones de trabajo que plasman los procesos de gestión documental.
- Entender la importancia del plan de comunicación y del plan de formación para el éxito del sistema de gestión documental.
- Comprender el papel que juega la evaluación y la mejora del sistema y saber cómo se pueden llevar a cabo mediante los indicadores o las acciones correctivas y de mejora.¿
Competencias de la asignatura:
- Identificación de los procesos y de la cadena de valor de la organización, y la producción documental que se origina en cada uno de ellos.
- Creación ad hoc de los instrumentos que permiten la gestión documental específica de una organización, desde su creación hasta su eliminación o preservación a lo largo del tiempo.
- Detección de las características organizativas de una organización y su producción documental, para diseñar un sistema de gestión documental adecuado.
- Redacción de los procesos y procedimientos asociados a un sistema de gestión documental.
- Gestión de proyectos en sus diferentes fases.
- Gestión de equipos.
- Gestión del cambio.
- Identificación del valor y el nivel de confidencialidad de los documentos y preservación de esta.
- Aplicación de la normativa general a las especificidades de la organización.
Profundiza los conceptos trabajados a la asignatura Gestión Integral de Archivos, y trabaja más el proceso de diseño e implementación de un sistema de gestión documental, incluyendo el desarrollo de los criterios para seleccionar una herramienta tecnológica de gestión documental.
MÓDULO 1: La gestión documental a las organizaciones
- Conceptos y principios básicos de la gestión documental
- Los sistemas de gestión a las organizaciones
MÓDULO 2: Elementos de un sistema de gestión documental
1. El ciclo de vida de los documentos
2. El marco organizativo
3. Procesos de gestión documental
4. Herramientas de control documental
5. Aplicaciones para la gestión documental
Módulo 3: Diseño y desarrollo de un sistema de gestión documental (I)
1. La gestión del cambio
2. Análisis de la organización y de su contexto
3. Identificación y valoración
4. Definición de las estrategias de gestión de documentos Módulo didáctico
Módulo 4: Diseño y desarrollo de un sistema de gestión documental (II)
1. Desarrollo de las herramientas de control documental
2. Implementación del sistema de gestión documental
3. Evaluación y mejora del sistema de gestión documental
Los contenidos de la asignatura Gestión documental se presentan al estudiante en formato web y en pdf. El formato web contiene varios recursos (mapas conceptuales, esos transversales de conocimiento, enlaces externos, etc.) que permiten una mayor flexibilidad en la construcción del propio conocimiento. El estudiante puede desar a su disco llevar el material para trabajarlo sin conexión en la red.
El material de la asignatura es de referencia básica en el seguimiento de la asignatura y tiene como objetivo facilitar y estimular el proceso de aprendizaje.
A lo largo del semestre, el consultor irá proponiendo la lectura de artículos u otras fuentes (ponencias de congresos y jornadas, normas técnicas...) que sirven para complementar o ampliar el material web. Cuando así se indique, las lecturas serán de carácter obligatorio, y, por lo tanto, sus contenidos evaluables, al mismo nivel que los contenidos del material.
Los estudiantes pueden acceder desde "Materiales y fuentes", a las dos partes de la traducción española de la norma ISO 15489-1. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios, que se utilizará también como material de estudio de la asignatura.
La Normativa académica de la UOC dispone que el proceso de evaluación se fundamenta en el trabajo personal del estudiante y presupone la autenticidad de la autoría y la originalidad de los ejercicios realizados.
La falta de originalidad en la autoría o el mal uso de las condiciones en las que se hace la evaluación de la asignatura es una infracción que puede tener consecuencias académicas graves.
El estudiante será calificado con un suspenso (D/0) si se detecta falta de originalidad en la autoría de alguna actividad evaluable (práctica, prueba de evaluación continua (PEC) o final (PEF), o la que se defina en el plan docente), ya sea porque ha utilizado material o dispositivos no autorizados, ya sea porque ha copiado de forma textual de internet, o ha copiado de apuntes, de materiales, manuales o artículos (sin la citación correspondiente) o de otro estudiante, o por cualquier otra conducta irregular.
La calificación de suspenso (D/0) en la evaluación continua (EC) puede conllevar la obligación de hacer el examen presencial para superar la asignatura (si hay examen y si superarlo es suficiente para superar la asignatura según indique este plan docente).
Cuando esta mala conducta se produzca durante la realización de las pruebas de evaluación finales presenciales, el estudiante puede ser expulsado del aula, y el examinador hará constar todos los elementos y la información relativos al caso.
Además, esta conducta puede dar lugar a la incoación de un procedimiento disciplinario y la aplicación, si procede, de la sanción que corresponda.
La UOC habilitará los mecanismos que considere oportunos para velar por la calidad de sus titulaciones y garantizar la excelencia y la calidad de su modelo educativo.
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Esta asignatura se puede superar por una doble vía: por un lado, a partir de la evaluación continua ( EC) y una prueba de síntesis ( PS ) y , por otro lado , con la realización de un examen final ( EX ) . |