Un proyecto puede ser definido como un conjunto de actividades orientadas a un fin mercantil, pero no como el fin en sí mismo. Sin embargo, podemos comparar ésta con otras definiciones de proyecto:

• Es un proceso que implica el trabajo en equipo.

  • En general, todos los proyectos requieren la participación de perfiles distintos, para lo cual se necesita la participación de varias personas, que pueden ser internas (empleados de otros departamentos de la empresa) o externas -(colaboración de terceros).

• Pretende, por lo general, obtener un resultado, en forma de bien o servicio, para un destinatario, usuario o cliente.

  • Este destinatario normalmente exige un conjunto de especificaciones (técnicas, de prestaciones, de calidad, etc.) que deben cumplirse para considerar que el resultado del proyecto es válido. Para obtener dicho resultado, se emplean un conjunto de recursos, materiales y humanos, sometidos a un cierto número de restricciones de índole económica o temporal.

• Es un trabajo secuencial y único, que ha de planificarse y realizarse según unas especificaciones técnicas determinadas, y que debe cumplir con unos objetivos de coste, unas inversiones y unos plazos fijados de antemano.

• Es la operación de ingeniería que conduce a la consecución de un objetivo por medio de una modificación de la realidad exterior, que se lleva a cabo mediante unas acciones humanas seleccionadas y ordenadas previamente, atendiendo a la confianza en el logro, la seguridad de los participantes y la economía en la utilización de recursos.

• Proyectar consiste en definir un futuro deseable, planificar el modo de llegar a él y realizar las acciones previstas de modo que se consiga el objetivo.

	A modo de conclusión podemos definir o entender como proyecto aquel conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene como objeto crear un producto o servicio único. Un proyecto no es, por tanto, un bien o servicio de la empresa, es decir, no forma parte de la lista de precios y no puede venderse como un producto más del catálogo.

Características de los proyectos

Todos los proyectos, sean del ámbito que sean, presentan un conjunto de características:

1. Diversidad de actividades y distintos grados de complejidad: Durante la realización de un proyecto trabajamos en distintas actividades y grados de complejidad, lo que dificulta las tareas de coordinación y gestión.

2. Delimitación en el tiempo: Todo proyecto está acotado en términos de inicio y fin, sabemos cuándo empieza y cuándo termina. El final del proyecto se alcanza cuando se cumplen los objetivos prefijados, o cuando se hace evidente que dichos objetivos no pueden alcanzarse (fracaso del proyecto).

3. Resultados: Aunque un proyecto tenga que estar acotado en el tiempo, no sucede lo mismo con sus resultados, que pueden perdurar indefinidamente.

4. Dinamismo y evolución: A diferencia de otros trabajos más estables o rutinarios, el proyecto está en constante cambio, lo cual exige un gran dinamismo y agilidad por parte de todos aquellos que trabajan en él. En un proyecto surgen imprevistos, se incorporan nuevos recursos o se retiran los que ya han cumplido su tarea, se terminan fases parciales o se inician otras de nuevas, etc.; en definitiva, se vive una situación de inestabilidad permanente, con frecuentes cambios tanto de coordinación como de programa.

5. Toma de decisiones: A lo largo del ciclo de desarrollo de un proyecto es preciso tomar muchas decisiones para hacerlo progresar. Por su carácter irreversible, algunas de esas decisiones conllevan un grado de dificultad superior al presente en otro tipo de actividad más rutinaria y/o continua.

6. Recursos limitados: Se ponen en juego recursos muy diversos y variados, lo que constituye no sólo una de las características más significativas de los proyectos, sino uno de los elementos que más dificultan la gestión de los mismos al obligar a coordinar muy directamente el uso de cada recurso y a trabajar muy unidos con especialistas provenientes de campos técnicos muy alejados.

7. Trabajo en equipo: Trabajar en un proyecto requiere una gran capacidad de interrelación con personas de distintas características, perfiles profesionales, departamentos, etc. Las múltiples desavenencias que con frecuencia aparecen durante la ejecución de un proyecto dificultan el cumplimiento de los plazos de entrega previstos.

8. Influencias externas: A menudo el proyecto se ve sometido a fuertes presiones externas, como por ejemplo a causa de cambios en la situación económica o política. En muchas ocasiones los responsables de los mismos se muestran incapaces de regular y controlar algunas de las variables antes mencionadas, que resultan esenciales para el éxito del proyecto.

9. Factor riesgo: Hace referencia a los efectos imprevistos y a las contingencias que ponen en peligro la consecución de los objetivos perseguidos. Todo proyecto conlleva riesgos técnicos, temporales o económicos que pueden conducir al fracaso del mismo. Generalmente, y por diferentes circunstancias, el proyecto sufre cambios a medida que avanza. Éstos repercuten normalmente en el coste final, que o bien se compensa con otras actividades o bien se encaja en el margen de riesgo del proyecto.

10. Cliente: Todos los proyectos se caracterizan por tener un cliente. En función de su tipología, los podemos clasificar en dos grandes tipos:

    1. Proyectos externos a la organización: son aquellos en los que el cliente es ajeno a la empresa o empresas que realizan los trabajos.

    2. Proyectos internos a la organización: son aquellos en los que el cliente es la misma empresa que desarrolla los trabajos.

En ocasiones, la aparición de contingencias hace que el margen de beneficio de un proyecto se reduzca o incluso que se generen pérdidas. Puede darse el caso de que, por algún motivo, se decida continuar con él: puede ser que se busque la formación del personal o la complacencia del cliente para futuros proyectos.