Intranet

Básicamente, una intranet es una red de computadoras interconectadas entre sí por medio del protocolo TCP/IP dentro de un ámbito privado y exclusivo de una empresa, entidad u organización, que se alimenta de los protocolos y las normas abiertas que han ido surgiendo de Internet para proporcionar diferentes servicios a un grupo de usuarios de un mismo entorno privado. De este modo, se facilita el acceso a la información de manera notoria y se agiliza el proceso de creación y administración de la intranet.

El objetivo de una intranet es simplemente proporcionar a sus usuarios la información que soliciten de manera ágil, rápida y eficaz. Esta información tiene que haber sido tratada de acuerdo con unas normas, y organizada con unos objetivos claros y definidos por una corporación bien estructurada.

El concepto de intranet no es precisamente nuevo en cuanto a filosofía. Ya hace muchos años que hay herramientas informáticas que permiten a diferentes grupos de usuarios trabajar conjuntamente con más o menos dificultades y compartir ficheros, datos y todo tipo de información, por lo que así generan todo un grupo comunicativo integrado. Estas herramientas se denominan Groupware, lo cual sería algo parecido a software para trabajo en grupo. Su implantación requiere una fuerte inversión inicial de técnicos, de hardware y de mantenimiento.

Este inconveniente, junto con la rápida evolución de las nuevas tecnologías, ha hecho que se piense en otras maneras de implementar este flujo de trabajo en grupo de un modo más dinámico. Aprovechando la tecnología que ofrece Internet, se decidió adoptar este mismo modelo con el objetivo de crear pequeñas Internets corporativas.

A partir de la gran explosión de Internet desde el año 1994, las organizaciones se fijaron en esta tecnología, que permitía distribuir información de manera clara y con más o menos velocidad, a un coste muy inferior al del Groupware. Esto hizo pensar en la posible implementación de esta tecnología dentro de una organización, concepto que serviría para definir el término intranet. Así, una intranet es una aplicación que permite estructurar la información de una organización utilizando como soporte tecnológico los adelantos de Internet. Además, al mismo tiempo provee a sus usuarios de las herramientas específicas y necesarias para crear, mantener y publicar la información electrónica tanto en un ámbito personal como corporativo dentro de la organización, de manera estructurada y segura, y define niveles de seguridad, claves de acceso y privilegios para los usuarios potenciales de la intranet.

Una intranet puede llegar a ser el principal y más importante sistema de información de una organización, teniendo en cuenta que la información es dinero y que ésta tiene que ser accesible de la forma más ágil y fácil posible. En este sentido, diseñar de manera clara el sistema de información que tiene que implantarse dentro de la organización es casi más importante que la aplicación de las tecnologías que harán esto posible. Debemos tener presente que esto afectará a la arquitectura tecnológica de la intranet y, en primer lugar, al montaje del servidor web que será el encargado de ofrecer la información que el usuario le pida. De hecho, el servidor será la pasarela entre el usuario y la información, pues se limitará a recibir las peticiones y a enviar una respuesta. Las búsquedas en bases de datos internas se efectuarán con motores de búsqueda específicos o aplicativos creados para explotarlas, donde los indexadores cobran importancia, y la información será interpretada y gestionada por el servidor que se encargará de transformarla en un fichero HTML interpretado por el cliente web del usuario.

Una de las características fundamentales de Internet es la facilidad de la comunicación gracias al hecho de que las máquinas interconectadas hablan el mismo lenguaje (los protocolos TCP/IP: FTP, SMTP. POP, NNTP, etc.), y dentro de estos mecanismos de comunicación encontramos el correo electrónico como herramienta de comunicación personal o grupal fundamental. Junto con éste, puede pensarse en otras herramientas comunicativas dentro de la intranet, como por ejemplo la integración de grupos de noticias o listas de discusión para tratar diferentes temas, comunicar o intercambiar distintos puntos de vista. Actualmente se potencia mucho más una herramienta que en el futuro más próximo puede llegar a ser imprescindible, como ocurre en el caso de la videoconferencia, donde se añade la variable de la comunicación visual entre interlocutores.

Un problema bastante grave, con el que podemos encontrarnos a la hora de reflexionar sobre la implementación de una intranet, es el que hace referencia a la distinta tipología de documentación creada y almacenada con los años. Diferentes herramientas, distintos formatos, distintas incompatibilidades... ¿qué tenemos que hacer? En primer lugar, debemos diseñar una serie de normas o estándares internos para todos los documentos que genere la organización, tanto en lo que respecta a aspectos formales y compositivos como a aspectos de estructura de la información. En este sentido, se habla muy a menudo de los famosos libros de estilo que sirven para definir unas pautas comunes, que es preciso seguir en el momento de crear documentos electrónicos que especifican las diferentes tipologías con las cuales podemos encontrarnos.

Sin embargo, la definición de la documentación electrónica en una intranet no queda sólo acotada en el ámbito formal, sino que hay que tener muy presentes otros contenidos, como por ejemplo su localización, la indexación, la accesibilidad, la periodicidad de revisión, la misma caducidad de los documentos, etc. Todo esto configura un sistema documental en el cual tienen que establecerse diferentes políticas sobre el tratamiento y la difusión que se hará de la documentación electrónica: no sólo se creará, sino que se ordenará, se revisará, se mantendrá actualizado y se aplicarán las gestiones pertinentes para mantener la coherencia interna.

Uno de los objetivos claros de la intranet es facilitar al máximo la información interna de una organización al usuario final que esté autorizado, pero esta información muchas veces no se encuentra en HTML, y sí en una diversidad de formatos, generalmente del entorno de la ofimática, que pueden dificultar el tratamiento de esta información. Se han encontrado dos soluciones a esta situación.

La primera, y quizá la más común, ha sido la de desarrollar de forma paralela a los clientes web o navegadores distintos aplicativos para interpretar y leer diferentes documentos en un formato que no sea HTML. Nos referimos a los plug-ins, que acompañan a nuestro navegador e interactúan con él. Concretamente, si un usuario pide un documento que está en formato PDF, el cliente web debe estar configurado de manera que interprete que tiene que ejecutar un pequeño aplicativo que abrirá el programa Adobe Acrobat para ver el contenido del documento, y esto se hará de la forma más transparente posible para el usuario.

Otra vía consiste en desarrollar herramientas de edición cada vez más sofisticadas, que permitan la conversión de diferentes formatos de documentos a uno solo que sea HTML y que pueda ser interpretado por el cliente web directamente en pantalla, sin que se tenga que llamar a ninguna otra aplicación externa. Éste es el caso, por ejemplo, de Lotus FastSite, que permite recopilar y organizar documentos electrónicos creados con diferentes herramientas de ofimática, convertirlos a formato HTML y facilitar su publicación y mantenimiento. Esto se debe a que es capaz de gestionar directamente con el servidor, por FTP externo con autentificación y verificación de acceso, o por FTP mediante un proxy. Si se utiliza Domino como servidor, es posible comunicarse directamente con él para transferir los documentos de manera fácil y rápida. Sin embargo, la aplicación del estándar XML aporta soluciones en este conflicto entre el almacenamiento de datos y su publicación posterior.

Como vemos, estructurar una intranet no es una tarea trivial, sino que contiene una serie de procesos que deben definirse en los cuales intervienen técnicos informáticos y gestores de la información que deberían encargarse no sólo de definir el diseño de la información y documentación electrónica que tendrá que gestionarse, sino también de definir con claridad y practicidad una interfaz de usuario que prevea una estructura coherente con una navegabilidad por el entorno práctica y útil. Para todo ello se debe disponer de unas herramientas de edición y gestión que son fundamentales para la publicación de documentación electrónica en web:

• Editores web: ofrecen soporte a la creación de documentos electrónicos por web. Muchos ya tienen la opción de validación del código HTML utilizado, y los más sofisticados permiten establecer si el documento será compatible con los diferentes clientes web y sus versiones.
• Hojas de estilo (style sheets): establecen las características formales de estilo de nuestras páginas de manera visual. Su uso es muy práctico para la actualización generalizada del estilo de los documentos. Hay herramientas específicas para crear ficheros de estilo en cascada (CSS).
• Entorno gráfico: en muchos casos, es fundamental crear páginas visualmente impactantes, aunque hay que pensar en la posibilidad de no comprometer el acceso a personas discapacitadas dentro de la organización. Hay herramientas para el tratamiento de las imágenes que permiten generar un diseño gráfico de calidad con el objetivo de integrarlas en nuestras páginas web. Se deben tener en cuenta los fundamentos en la utilización del entorno gráfico en web.
• Integridad de los enlaces: en el mercado encontraremos software específico para la comprobación de los enlaces tanto internos como externos de las páginas web. De esta manera evitamos los tediosos mensajes de error al no estar activo un hiperenlace. Con XML, este problema puede estar en vías de solucionarse.
• Estadísticas del servidor: es muy importante mantener un control sobre el acceso que se haga a nuestra documentación (la vía, el número de conexiones, etc.). Esto se puede saber analizando los ficheros log que almacenan toda la información relativa a los accesos a nuestro servidor y que se deben interpretar mediante diferentes aplicativos que nos proporcionan los datos de forma gráfica, según los parámetros que configuramos.

Así pues, podemos definir sintéticamente las ventajas de un sistema intranet:

• Facilidad de uso: el hipertexto es el arma que ha potenciado al máximo el desarrollo de la web. Facilita a los usuarios la navegación y la búsqueda de información de manera muy intuitiva. Con este espíritu, el software que se utiliza para la navegación por Internet puede utilizarse con los mismos fines para la navegación por una intranet de forma indistinta, lo cual suprime el aprendizaje exclusivo que acostumbra a ir asociado a nuevos productos.

• Libertad de elección: es posible aprovechar las tecnologías abiertas que se desarrollan por Internet para las implementaciones en una intranet sin tener que pasar por limitaciones en la elección de ciertas tecnologías a un fabricante de hardware o software con arquitecturas propietarias.
  

• Seguridad: en una red corporativa conviene que la información de uso exclusivo tenga niveles de seguridad fiables e importantes, y las intranets pueden adoptar también los mismos sistemas de seguridad aplicables a los servidores conectados a Internet, de modo que la información se puede encriptar y transferir de manera segura.
  

• Reducción de costes: su desarrollo es mucho menos caro que cualquier otro sistema de trabajo en grupo y, además, cuenta con la experiencia y el testeo de las diferentes herramientas que han desarrollado Internet tal y como la conocemos hoy día. Por otro lado, el ahorro que representa en implementación, formación del personal, soporte técnico o creación de información una sola vez es una de las causas de su gran éxito en el mundo empresarial.

Con todo esto vemos que una intranet es el desarrollo de las diferentes tecnologías que ofrece Internet, pero en un alcance corporativo y privado, donde intervienen tantos procesos o más que en el de la publicación electrónica de documentos en un entorno abierto. Aquí el profesional de la documentación debe conocer las técnicas utilizadas y tener bastantes conocimientos tecnológicos para que no dependa de los técnicos informáticos en el momento de llevar a cabo su tarea principal, que consiste en planificar los diferentes procesos de la gestión de la información y su edición electrónica posterior.