Para proceder al tratamiento lingüístico de los originales, Patricia necesita tenerlos en formato digital. Hoy en día es impensable trabajar sin ficheros informáticos.

Los autores han entregado sus textos en disquete, con una copia en papel para que Patricia pueda comprobar que el contenido del disquete coincide con la copia impresa. Si algún autor entrega su texto mecanografiado, es aconsejable componerlo con un tratamiento de textos para facilitar su posterior manipulación.

Uno de los autores ha hecho llegar su texto por correo electrónico; en consecuencia, Patricia debe imprimir el documento para conocer su contenido, pues tiene que saber exactamente qué material entrega a los correctores y traductores. También guardará una copia del archivo y del original impreso para el archivo. Es imprescindible guardar un original intacto para prever cualquier incidencia y para consultar el original si es necesario.

A continuación, Patricia guarda la copia digital en el ordenador, en una carpeta del proyecto claramente diferenciada de las otras fases de la edición (por ejemplo C:/Originales) y una carpeta para cada autor (por ejemplo, C:/Originales/Autor1). Asimismo, Patricia hará dos copias de trabajo, una para la editorial y otra para los correctores y traductores.

Acabado el proceso de archivo, Patricia tiene que comprobar que cada original (alemán, inglés, castellano, catalán, francés e italiano) tenga la extensión acordada y las cuatro partes indicadas:

• Currículum del artista (una página)
• Referencia de la obra (dos páginas)
• Análisis del conjunto de la obra del artista (seis páginas)
• Bibliografía (una página)

Si falta alguna de las partes, Patricia deberá ponerse en contacto con el autor lo antes posible para que se la envíe.

Hay que tener en cuenta que toda comprobación y medida de seguridad es poca, ya que Patricia debe confiar en muchos colaboradores y siempre surgen problemas a causa de la dispersión. En este caso, al tratarse de originales de pocas páginas (diez por crítico), la comprobación será fácil.