Este enfoque es uno de los que necesita menos recursos y puede ser completado con mucha rapidez.

El enfoque por cuestionarios requiere la utilización de unos cuestionarios tipo para cada criterio que permiten respuestas "si/no" o valoraciones "1 a 5".

La EFQM ha desarrollado un amplio cuestionario con un total de 50 preguntas que cubren los nueve criterios y que permiten evaluar de un modo preliminar cuál es el nivel de excelencia de una organización.

Este enfoque por cuestionarios no genera una relación de puntos fuertes y áreas de mejora ni permite calcular una puntuación comparable con los perfiles de puntuación de otras empresas. Por otra parte, la validez de los resultados dependerá mucho de la calidad del cuestionario.

Beneficios de este enfoque

• Es rápido y fácil de usar. Sólo es necesario disponer de una formación básica para empezar.
• Puede involucrar de una manera rápida a numerosas personas de la organización, ya que no requiere una profunda formación.
• Las preguntas del cuestionario pueden adaptarse a la organización.
• Permite a la organización recibir información que puede segmentarse por función y nivel.
• Puede utilizarse en paralelo al enfoque de grupos de trabajo con el fin de ofrecer a la Dirección una visión más equilibrada de la implantación.
• Puede utilizarse para facilitar los debates entre equipos sobre las oportunidades de mejora en su unidad.

Riesgos de este enfoque

• No se genera ninguna relación de puntos fuertes ni de áreas de mejora.
• La precisión depende de la capacidad de las preguntas planteadas.
• El uso excesivo de cuestionarios en una organización puede dar lugar a un bajo índice de respuestas y a un cierto relajamiento en las mismas.
• La amplia circulación puede generar expectativas que, de no cumplirse, pueden generar desmotivación.
• Los cuestionarios indican lo que la gente piensa, pero no explican por qué lo piensan, con lo que la información queda incompleta.
• No permite establecer comparaciones con los perfiles de puntuación de otros candidatos al Premio Europeo a la Calidad.