Cómo implementar un proyecto de e-procurement

Definición

• A partir de la adopción de las tecnologías web, las empresas pueden descentralizar la gestión de compra de materiales a partir de la implantación de proyectos de e-procurement.
• Un proyecto de e-procurement se basa en laautomatización del proceso de aprovisionamiento de los productos y servicios de la empresa con el objetivo de mejorar la eficacia de los procesos de compra y reducir costes relacionados

• gracias a la incorporación en una red virtual basada en tecnología web y
• a la integración de los procesos asociados.

Características del proceso de aprovisionamiento

Estrategia de implantación

• El mayor impacto de e-procurement se da en los cuadrantes de la matriz de compras no crítico y de influencia:

• E-procurement tiene aplicación para todos los productos o servicios catalogables y repetitivos.
• Debido a que los materiales directos suelen estar gestionados según MRP, se está aplicando primero para materiales indirectos bajo la denominación e-MRO.
• Dentro de los materiales indirectos, los mayores beneficios se consiguen para alto volumen de compra, bajo valor unitario, alto volumen de transacciones.

Fase inicial

• Mediante la publicación del catálogo de productos en la Intranet corporativa, todos los empleados tienen acceso a la gestión de sus compras, llevando a cabo gran parte del proceso administrativo de las mismas.
• Este catálogo puede ser publicado por el propio Dpto. de compras, o bien directamente por los distintos proveedores a los que se les daría acceso al mismo a partir de la Extranet; siempre siguiendo las condiciones de contratación acordadas previamente con compras.

Escenario

Proceso

Fases de desarrollo

Integración e-procurement / ERP

Los productos e-p y los ERP son complementarios:

• ERP gestionan el aprovisionamiento de los productos directos ( 20% - 80%).
• e-procurement enfocados al aprovisionamiento de material indirecto (80% - 20%).
• Las soluciones de e-p son integrables con los principales ERP (SAP R/3).

Conclusiones

¿Por qué implementar un proyecto de e-procurement?

e-procurement es un elemento clave para el éxito de la estrategia de e-business.

• Bajo riesgo. No afecta las compras estratégicas.
• Objetivos claros y medibles. ROI significante y de tiempo reducido.
• Adaptable a cualquier sector de actividad o tipo de negocio.
• Todos los involucrados ganan con el cambio (win-win).

Factores a tener en cuenta

Existen una serie de factores imprescindibles a tener en cuenta de cara a la puesta en marcha de soluciones de e-procurement:

• Cambio cultural.
• Involucra a toda la organización.
• Integración con los sistemas de back-office.
• Infraestructura logística acorde a las potencialidades de la herramienta.
• El concepto de globalidad está todavía poco maduro.

Acciones previas al inicio de un proyecto de e-procurement:

• Desarrollar una estrategia que contemple la cadena de valor (supply chain) en su totalidad.
• Entender qué aporta este mercado, tanto a la organización como a sus proveedores.
• Conseguir que los sistemas de la organización estén conectados con el mercado elegido, aunque no hay que dejar de prestar atención a lo que está pasando.
• Dividir el proyecto en fases con objetivos alcanzables (quick wins).
• Fomentar el consenso dentro de la organización.
• Tener el apoyo de la Dirección general.

Cómo arrancar un proyecto de e-procurement: el roadmap

El roadmap debe tener las características siguientes:

• Ser coherente con los objetivos de la organización, del negocio y del cliente.
• Crear un equipo multifuncional para implementar este tipo de soluciones.
• Desarrollar un plan de tecnología: revisar las tecnologías básicas que se utilizarán y las necesidades de la empresa.
• Hablar con clientes y proveedores. Diseñar un proceso que sea aplicable al sector en cuestión.
• Motivar y formar a los compradores y proveedores.
• Revisar todos los pasos realizados: el e-commerce está en continuo cambio y hay que estar preparado para adoptar nuevos caminos.
• Determinar en el proyecto qué opciones existen y qué plazo de implementación requieren.
• Conocer y cifrar los ahorros potenciales.
• Estimar el coste real de los nuevos sistemas.