Gestión de costes

La estimación de los costes se realiza a partir de los requerimientos del proyecto y la información histórica, siempre que tengamos en cuenta que los datos sólo serán válidos si las características de los proyectos resultan similares o la información puede adaptarse al proyecto actual.

	La estimación debe ser una valoración cuantitativa del coste más probable que nos permita tener los requerimientos del sistema necesarios para conseguir llevar a cabo todas las actividades del proyecto.

Esta valoración puede presentarse como una suma global o en detalle y, por lo general, se expresa en unidades monetarias para evitar los errores que puede provocar la comparación de estimaciones hechas con diferentes medidas (horas de personal, días de trabajo, etc.).

A lo largo del proyecto comprobaremos si la estimación inicial se cumple; de lo contrario, se tendrá que actualizar y tomar medidas.

Es necesario que la planificación del proyecto prevea las acciones que realizaremos en caso de que se produzcan desviaciones en el presupuesto.

El control del gasto implica, por lo tanto, lo siguiente:

• Vigilar el gasto que se va produciendo para detectar variaciones sobre la primera estimación.
• Registrar todos los cambios que se produzcan.
• Informar a cada implicado de los cambios autorizados.

Para evaluar y controlar el gasto, es muy útil dibujar la línea base del coste del proyecto, que consiste en un gráfico donde se representan los valores acumulados de los gastos del proyecto por fases. Esta línea suele tener forma de S.

La respuesta a los cambios en el presupuesto tiene que consistir en alguna de las soluciones que proponemos a continuación:

• Actualizar la estimación de costes, circunstancia que puede implicar ajustes de algún elemento del proyecto.
• Definir acciones correctivas.
• Documentar las causas de las variaciones para tener una buena información histórica en proyectos futuros.