Ventajas e inconvenientes de una intranet

Las empresas piensan más en las mejoras de las comunicaciones que en reducir costes cuando deciden implantar una intranet.

Aun así, las ventajas principales que se observan de una intranet son las siguientes:

• Ahorra costes y rapidez en su implantación. La implantación de una intranet requiere una inversión no muy costosa, ya que el coste de hardware es muy bajo con respecto a la adopción de otras tecnologías, debido a que se trata de un sistema abierto que suele preservar lo que ya hay. La inversión más fuerte es la relativa al software.

  Por otro lado, la mayoría de los protocolos de comunicaciones utilizados (por ejemplo, el TCP/IP) son públicos y, en consecuencia, más baratos que los protocolos propietarios de empresas de desarrollo de soluciones en red. Además, el navegador, el programa utilizado por cada usuario desde su ordenador para acceder a la información en la Red, es gratuito o tiene un coste muy bajo y funciona independientemente de cuáles sean el sistema operativo y el hardware de la máquina del usuario.

• Instala una red interna que implica disminuir costes, agilizar tareas y procesos, aumentar la productividad, obtener más información para el empleado, etc. (cuanto menos papeles y más rapidez en las comunicaciones, menos tiempo se pierde y, por lo tanto, hay un ahorro de tiempo y dinero evidente).
• Se puede diseñar de acuerdo con las necesidades de la empresa.
• Hace amigable la navegación y hay una familiaridad más elevada con el entorno web, lo que potencia el desarrollo de la misma intranet dentro de la empresa.
• Disminuye los costes de aprendizaje. Navegar por una página web no requiere formación, en especial si tiene una arquitectura informacional bien diseñada.
• Permite trabajar sobre una misma plataforma tecnológica común para todo el conjunto de usuarios a partir de PC, MAC o UNIX. Este hecho facilita el acceso a la información y a la incorporación de documentos y desde puntos geográficos muy distantes.
• Facilita la comunicación en el interior de la organización (en especial el correo electrónico).
• Fomenta una cultura de compartir conocimientos y de corporativismo, siempre que haya una cultura de transparencia informacional en la organización.
• Facilita la localización de información si ésta ha sido organizada de manera conveniente.
• Ofrece más seguridad; se puede decidir quién tiene acceso a cada documento.
• Actualiza en tiempo real.
• Tiene, por su naturaleza, unas capacidades de crecimiento y de adaptación mayores a las nuevas necesidades que puede tener la empresa en un momento determinado, gracias a la tecnología que utiliza, que fomenta una cultura participativa.
• Facilita la introducción de información: quien esté autorizado convenientemente puede introducir en el sistema documentos HTML creados mediante aplicaciones sencillas.
• Puede cambiar los hábitos informacionales de sus miembros, y hacerlos pasar de una posición de recibir información por si acaso (JIC) a otra de buscar información cuando se necesita (JIT) que comporta ahorros importantes, aunque sea en términos de distribución de información en papel. Ésta es la consecuencia principal de una intranet.

La construcción de una intranet presenta también unos cuantos problemas. El más importante es, probablemente, que la eficiencia de una intranet está relacionada directamente con la calidad de la información disponible y con su organización.

Aunque la infraestructura de una intranet es relativamente barata, la infoestructura, es decir, la arquitectura de los contenidos, puede llegar a ser muy cara. Todo dependerá de la complejidad y de la cantidad de la información que se deba organizar.

La utilidad de una intranet es muy limitada si la información disponible no es de calidad o no está bien organizada.