Para poder obtener el máximo de eficiencia de un sistema de gestión del conocimiento, previamente hay que definir qué podemos entender por conocimiento en nuestra organización.

Respuestas a esta pregunta hay tantas como personas han abordado esta cuestión. No obstante, y para mejorar la acción de una organización y su repercusión sobre los resultados, nos ha parecido adecuada la definición que identifica conocimiento con la capacidad de resolver un determinado conjunto de problemas con una efectividad determinada.

Cuando hablamos de capacidad nos referimos a capacidad humana, por lo tanto, el conocimiento se encuentra en las personas, como bien saben las organizaciones, aunque a veces se olviden. Lo adquieren cuando reciben datos e información que utilizan para resolver problemas. Cuando se da el proceso de resolución de problemas tiene lugar el aprendizaje, es decir, cuando ponemos en práctica, experimentamos, la capacidad que el conocimiento nos otorga para resolver un problema es cuando realmente aprendemos. No hay aprendizaje sin experiencia.

De este proceso también podemos deducir otra característica del conocimiento:

Los activos tangibles de las empresas pierden valor con el uso, como lo pierden los coches que compramos, las viviendas o los electrodomésticos, pero el conocimiento genera conocimiento y cuando se comparte no se pierde, sino que se guarda tanto en el que lo enseña como en el que aprende.