Política de altas. Mi posición en este aspecto es la de dar de alta exclusivamente a aquellas personas que lo han solicitado expresamente. Como ya se ha indicado, el boletín es, ante todo, una herramienta de captación y fidelización de clientes. De nada sirve, por lo tanto, mandar nuestra información a personas que no nos lo han solicitado. No sólo no nos sirve, sino que los efectos serán contrarios a los deseados. Estos destinatarios involuntarios de nuestro boletín, con toda probabilidad, sentirán su buzón electrónico invadido, y difícilmente nos ganaremos su confianza y respeto con ello. Por lo tanto, debemos descartar el uso de listas de direcciones compradas o adquiridas en el mercado.

Es decir, sólo queremos tener suscriptores que respondan al perfil de nuestro cliente objetivo y que, por lo tanto, estén interesados en los temas que tratamos y deseando recibir nuestro boletín. Esto sólo es posible si ellos nos lo manifiestan expresamente.

Por otra parte, deberemos dar el máximo de facilidades a quien quiera darse de alta. Por ejemplo, para dar a alguien de alta, lo mejor es no pedirle más que su dirección de correo-e. Ya nos dará otros datos más adelante, cuando él quiera. Es decir, cuando ya confíe en nosotros. De momento, la dirección de correo-e es todo lo que necesitamos para empezar a comunicar regularmente con él.

Respecto a la forma de iniciar la lista, hay quien decide arrancar con una lista en la que ha recopilado una serie de direcciones varias de correo-e a las que manda el primer boletín. Ofrece a estas personas la posibilidad de darse de baja. Ya hemos visto que esta opción puede conducir fácilmente al efecto contrario del deseado. Yo prefiero empezar desde cero y tener en mi lista sólo a personas que me han pedido expresamente su alta. Así ha ocurrido con todos los suscriptores de mi boletín, así crece mi lista día a día y, aún más importante, sólo así puedo estar seguro de que todos mis suscriptores son clientes potenciales.

Política de bajas. Debe quedar muy clara la manera de dejar de estar en la lista de difusión del boletín. No sólo eso, sino que conviene facilitar al máximo el proceso de solicitud de baja. Por ejemplo, si el proceso de alta se efectúa por correo-e, también la baja debe poderse hacer por la misma vía.

Además, al recibir una solicitud de baja, debemos proceder a retirar a esta persona de la lista de inmediato. No sólo por obligación legal (por lo menos en España y algunos otros países), sino porque si esta persona no está interesada, debemos evitar que pueda hablar mal de nosotros por el hecho de continuar mandándole el boletín contra su voluntad.

Facilitar las actualizaciones de dirección. Los suscriptores cambian de dirección de correo-e más frecuentemente de lo que podéis imaginar. Por este motivo nos interesa también facilitarles el procedimiento para que nos lo comuniquen adecuadamente -la nueva dirección y la antigua-; con ello evitaremos perder suscriptores y, además, mantendremos nuestra lista más limpia de direcciones inválidas.

Al alcanzar este volumen, el mantenimiento de la lista absorbe muchas horas de trabajo. Me refiero a la tarea de realizar las altas, las bajas, realizar los cambios de direcciones y, sobre todo "limpiar" la lista de direcciones duplicadas y de las que ya no son operativas. Por lo tanto, en este punto se hace imprescindible la automatización de estas tareas. Sabiendo esto, no hace falta esperar a estar en apuros y os recomiendo disponer, desde el principio, de algún grado de automatización.

Automatización de la lista. Para ello contamos con varias alternativas. Podemos empezar con las menos onerosas para ir invirtiendo más medios a medida que necesitemos más servicio.

La primera opción sería la de construir la lista en nuestro propio programa de correo. En este sentido, vale la pena utilizar un programa especializado de correo-e como son Eudora o Pegasus. Este último, muy potente, es Shareware. En este caso, esto significa que os podéis bajar gratuitamente el programa (http://www.pegasus.usa.com) y deberéis pagar únicamente si deseáis recibir el manual impreso. No obstante, el programa incluye un completo manual on-line que hace innecesario, en la mayoría de los casos, el manual impreso.