Herramientas de trabajo en equipo
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El término inglés para los software de ayuda al trabajo en equipo es Groupware. Viene de las palabras inglesas Group y Software. La finalidad de estas tecnologías es el apoyo a los grupos de trabajo con el ordenador, facilitando la colaboración, comunicación y coordinación de los grupos de trabajo, ya sea permitiendo la preparación de un documento, la consulta a una base de datos, etcétera. Una posible definición, por lo tanto, sería:
 

Sistema basado en el ordenador que apoya a un grupo de personas dedicadas a una tarea o meta común y que provee los servicios para apoyar la labor de los usuarios a través de una interfaz de un ambiente compartido.

Los software para el apoyo del trabajo en equipo tienen que tener en cuenta las características de éste:

  • Se genera una serie de información, a la que llamaremos memoria grupal.

Material complementario

  • Se establecen roles entre los miembros, de forma explícita o implícita, para que las labores de coordinación y de logro de objetivos se consigan con más eficacia.

Material complementario

  • Se generan unos protocolos de colaboración.

Material complementario

  • Se genera una percepción de pertenencia a un grupo.

Material complementario

Los software de trabajo en grupo tienen en cuenta esto y:

  • Posibilitan la creación de un espacio en el que se deposite la memoria grupal, con un dispositivo efectivo de comunicación.

  • Posibilitan la creación de diferentes roles con una serie de privilegios y responsabilidades.

  • Los protocolos de colaboración se convierten en protocolos de acceso a la información ya que las palabras se convierten en datos e información que deben ser almacenados, organizados, comprendidos y transmitidos.

  • La percepción de la labor del grupo se divide en dos tipos: percepción de usuarios y percepción de datos.

 

Los elementos más comunes de los que pueden estar compuestos son:

  • Gestor de correo electrónico

  • Agenda y calendario

  • Almacén de documentos

  • Almacén de objetos (hojas de cálculo, gráficos, aplicaciones, sonidos, animaciones, presentaciones, etcétera)

  • Sistema de video conferencias

  • Sistema de control de flujo de trabajo

Para poder trabajar con un Groupware el usuario tiene que encontrar rápidamente las aplicaciones disponibles y poder ver y buscar los documentos que contiene. Por eso es muy importante que se diseñe un sistema de navegación agradable e intuitivo, bien mediante iconos, bien mediante listas.

En la siguiente página: http://www.microsoft.com/latam/technet/exchange/default.asp encontraremos ejemplos de varias aplicaciones de Microsoft que nos permiten disponer de un entorno de colaboración, como son: Outlook o Microsoft Exchange.

 
  Amunt