A diferencia de los grupos de trabajo, controlados por las tareas, las comunidades se rigen por los intereses comunes. La información que crean los equipos de trabajo se suele hacer pública en el momento que el trabajo de ese grupo es revisado. Sin embargo, el funcionamiento de las comunidades se rige con más libertad, normalmente mediante subscripciones.

Debido a que la entrada de información en las comunidades no se rige por ningún orden preciso, es recomendable que cada comunidad cuente con un experto que se encargue de organizar la carpeta de la comunidad y de filtrar los mensajes que a ella van llegando.

Las carpetas de las comunidades deberían situarse dentro de la intranet en el apartado que les corresponda. Con la figura del experto conseguiremos que la información que provenga de ellas se filtre y almacene de forma coherente con los intereses de la organización.

La tecnología que se emplee para crear comunidades nos debe permitir:

También se recomienda que la comunidad tenga acceso a la base de datos de la organización en la que se encuentre la información sobre las habilidades y conocimiento de los miembros de ésta.

Además, y como ya hemos dicho, cada comunidad deberá tener una página de inicio a la que se acceda fácilmente desde la Intranet.

La tecnología que se emplee para crear comunidades nos debe permitir:

Programas como Oulook o Microsoft Exchange Server, junto con Microsoft SQL Server, en donde se pueden almacenar los datos del personal de la organización, o programas como Lotus Notes, de IBM son buenas herramientas para crear comunidades de conocimiento que se comunican vía e-mail.