Para muchos directivos, la contabilidad no es más que una pesada carga que deben soportar las empresas y que sólo sirve para registrar las operaciones, sin aportar más información. Pero esta tarea de registro no es más que un paso intermedio, ya que el fin último de la contabilidad es elaborar una información que permita a todo el que tenga un interés en la empresa conocer cuál es su situación, de tal modo que pueda tomar sus decisiones.

En este material de estudio, no nos interesa ofrecer una definición unánime de la contabilidad (tarea que no está exenta de dificultades), pero sí, identificar las funciones que le permiten cumplir ese fin:

1. Registro de las operaciones: de tal modo que quede constancia de las operaciones que la empresa realiza durante el ejercicio y estas operaciones puedan resumirse al final del periodo.
2. Elaboración de los estados contables: que resumen las consecuencias de estas operaciones en la situación patrimonial de la empresa y en la formación de sus resultados.
3. Análisis de la información contable: que permite a una amplia variedad de agentes interpretar la información contable y enjuiciar la situación de la empresa.

A estas funciones de la contabilidad nos referimos en las líneas siguientes, mencionando para las dos primeras cuáles son los soportes (libros y documentos) donde se concretan y cuál es la capacidad informativa de cada uno de ellos.

a) Registro de operaciones

A lo largo de su vida, cualquier empresa realiza numerosas operaciones (compra y vende mercancías, paga las nóminas de sus trabajadores, recibe y reintegra préstamos bancarios, etc.). Estas operaciones deben reflejarse en unos libros (conocidos como libro diario y libro mayor) con el objeto fundamental de permitir que al cierre del ejercicio pueda hacerse una estimación de los resultados del periodo y de la situación patrimonial de la empresa.

Conviene precisar en este punto que el periodo básico para el registro de las operaciones es el llamado ejercicio contable. Aunque este periodo dura 365 días, su principio y final no tienen por qué coincidir con los del año natural que va del 1 de enero al 31 de diciembre, y cada empresa elegirá el momento en el que finaliza su ejercicio (también llamado cierre del ejercicio) según su propia conveniencia. Lo normal, por tanto, es que los ejercicios contables de las empresas se ajusten a sus periodos de actividad.

No hay que olvidar, además, que en estos libros sólo se registrarán las operaciones que relacionan a la empresa con otros agentes del exterior. En consecuencia, los flujos de mercancías o de recursos, financieros o humanos que sean internos a la organización no quedarán reflejados en los estados contables. Éste es el motivo por el que los académicos diferencian entre una contabilidad externa o financiera (que mide el efecto de las operaciones externas en el patrimonio y en el resultado de la empresa) y una contabilidad interna o analítica (que atiende a la formación, en el interior de la empresa, de los costes y los márgenes).

Podemos decir, en definitiva, que la finalidad de registrar las operaciones externas de la empresa no es otra que la de poder ofrecer al cierre del ejercicio una imagen fiel de su patrimonio y de su resultado.

b) Elaboración de los estados contables

Hemos visto que la contabilidad financiera no se limita a registrar los hechos que vinculan a la empresa con otros agentes del exterior, sino que adquiere su verdadera importancia al resumir estos datos en unos soportes denominados estados financieros o estados contables. De los diferentes estados que elaboran las empresas al final del ejercicio, de manera obligatoria o voluntaria, destacan el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias (o cuenta de resultados).

Estos documentos son obligatorios y se elaboran siguiendo unas normas previamente definidas, con el fin de que su contenido sea fácilmente interpretable por todos los usuarios de la información contable. Su enorme importancia en la vida práctica nos obliga a dedicarles mayor atención (apartados 3.1 y 3.2).

c) Análisis e interpretación de los estados contables

Afirmábamos más arriba que el objetivo fundamental de la contabilidad es proyectar una imagen lo más fiel posible del patrimonio y de los resultados de la empresa. Esta vocación comunicacional hace de los estados contables una herramienta muy útil para el análisis y la posterior toma de decisiones de los agentes económicos.

Tradicionalmente, las empresas confeccionaban sus estados contables con el propósito de rendir cuentas a sus accionistas. Sin embargo, en el entorno empresarial han ido apareciendo nuevos agentes que han mostrado su interés en la marcha de empresa (prestamistas, trabajadores, Administración, etc.). Este hecho ha impulsado la ampliación del contenido de los estados contables de forma que cubrieran las necesidades informativas de un espectro cada vez más amplio de usuarios. Esto no significa que la empresa elabore unos estados contables específicos para cada tipo de usuario. Todos ellos comparten la misma información que analizarán de distinto modo según cuál sea su relación con la empresa y la naturaleza de su decisión.