Método general para la auditoría de recursos humanos
Existen seis fases en el método general para la auditoría de recursos humanos:
Fase previaEn primer lugar, el auditor, debe contactar con los responsables o gestores de la empresa al objeto de que le faciliten toda la información necesaria para poder realizar su trabajo. El objetivo es conocer la organización y la demanda para obtener un marco de referencia del cual partir. Esta información se obtiene básicamente por medio de entrevistas con los responsables, de revisar los procedimientos y de estudiar los organigramas donde se visualizan las líneas de responsabilidades y los centros de toma de decisiones.
En segundo lugar, el auditor debe determinar los objetivos que desea alcanzar con la auditoría y su ámbito de actuación. A partir de aquí ya puede decidir qué información necesita (áreas, procesos, programas, etc.) y qué es lo que ha de examinar. En este punto, es primordial que el auditor identifique las peculiaridades de la empresa que pueden facilitar o dificultar el proceso de auditoría, con el fin de determinar, en el siguiente paso, la forma más adecuada para obtener la información. Esta primera propuesta se presentará al equipo directivo o responsable que designe la empresa para discutir y fijar las líneas de actuación y los aspectos más relevantes del proceso.
Una vez sabemos a dónde vamos y conocemos la realidad que debemos investigar, es preciso diseñar el procedimiento; es decir, decidir qué técnicas vamos a implementar y con qué instrumentos obtendremos la información, así como definir las personas que van a intervenir en el proceso y temporalizar el plan. El programa de trabajo se define sobre la base de los objetivos perseguidos y el conocimiento de la empresa adquirido en la fase previa.
Es necesario considerar distintas fuentes para poder cotejar la información. No podemos evaluar la eficacia de un programa de formación de dos años de duración cuyo objetivo es implementar un estilo de mando más participativo si sólo preguntamos a los usuarios –mandos intermedios. Asimismo, deberemos considerar otros colectivos implicados, valorar otros efectos derivados del programa, etc. Todo ello nos permitirá formarnos una opinión más global de la situación.
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Podemos definir los programas de auditoría como el conjunto de actividades, de aspectos operativos, que el auditor debe realizar para conseguir una descripción detallada de un ciclo de actividad o de un área determinada de la empresa. En estos programas, se proponen unas pruebas para conseguir evidencias necesarias para documentar las conclusiones de la auditoría. Los programas de auditoría tienen un doble cometido, por un lado, son una guía que hay que seguir en el desarrollo de los trabajos y, por otro lado, es una prueba del propio trabajo, una garantía de calidad frente a terceros. Deben contener los objetivos concretos del ciclo de actividad o área de la empresa que se debe auditar, las pruebas que hay que realizar, los controles internos y los niveles de riesgo o error admisibles. Cabe decir que no existen unos procedimientos determinados, sino que el auditor deberá crear o elegir aquellos procedimientos que mejor se adecuen a las circunstancias de la empresa que hay que auditar. |
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En este punto se recaba la información. En esta fase son importantes todos los aspectos logísticos que habremos definido en la fase de diseño: disponer de todos los materiales necesarios (documentos como cuestionarios, guiones de entrevista, etc.), del espacio de trabajo adecuado (salas para las sesiones grupales, despachos que respeten la privacidad para las entrevistas, etc.). El auditor cuidará especialmente la comunicación en todo el proceso. Las personas implicadas deben conocer la finalidad de la auditoría para facilitar que se establezca una colaboración plena y fructífera.
En el análisis se trata la información obtenida con la finalidad de detectar fallos o problemas, así como puntos fuertes en las prácticas estudiadas. Su objetivo es analizar la adecuación de las políticas, programas y/ o procesos, así como las causas del éxito o fracaso de las prácticas, a la luz del enfoque que se haya elegido, y por lo que a ello respecta, sugerir medidas correctoras o soluciones a los problemas y recomendar alternativas para la mejora.
En esta fase es en la que el auditor expresa su opinión profesional sobre la gestión de los recursos humanos de la empresa. En el informe debe constar el alcance del trabajo realizado, los objetivos planteados y el procedimiento seguido. En el mismo se recogerán los puntos fuertes y débiles del ámbito auditado, así como las indicaciones de mejora o alternativas de actuación si las hubiere. Las conclusiones finales se argumentarán por lo que respecta al análisis realizado en la fase anterior. La información se presentará de forma clara y precisa.
En cuanto a la confidencialidad del informe de auditoría, el auditor no podrá facilitar a terceros copia de su informe, salvo aprobación expresa de la empresa auditada.