Entre este núcleo y el siguiente se describen los rasgos diferenciales de los diferentes tipos de unidades de información (bibliotecas, archivos y centros de documentación). Conviene, sin embargo, puntualizar que por encima de las divergencias hay una base común: su contribución a la comunicación del conocimiento, alcanzada mediante una serie de procesos que incluyen la selección de los documentos, la representación de su contenido y la elaboración de herramientas para su localización y posterior utilización. Este conjunto de procesos suele denominarse cadena documental.

	El papel creciente de las tecnologías diluye sensiblemente la frontera tradicional entre las diferentes unidades de información.

1. Objetivos

   	Los archivos preservan la memoria histórica de la institución de la que dependen. Sus documentos constituyen testimonios que pueden dar apoyo a la tarea administrativa y servir de referencia para futuras tomas de decisión. Son imprescindibles para la investigación histórica.
   	Según los tipos de bibliotecas, sus objetivos varían, pero suelen responder a unas necesidades concretas: educación, información, cultura, ocio, promoción de la investigación y preservación del patrimonio bibliográfico, entre otros.

2. Formación de los fondos documentales

   	La colección de una biblioteca está determinada por los objetivos que quiere alcanzar y se materializan en una política de selección y adquisición de los materiales que incorpora.
   	En los archivos, el crecimiento de sus fondos no está predefinido por una política de adquisición. Los documentos se incorporan a éstos como consecuencia de la actividad natural de la entidad de la que dependen.

3. Características de los documentos

   	Las bibliotecas y los centros de documentación se encargan de gestionar documentos cognitivos, que son los que contienen las obras de creación cultural, científica y técnica que genera la humanidad continuamente. Los archivos se ocupan de los documentos administrativos.
   	Los archivos gestionan documentos originales, únicos e insustituibles. Las bibliotecas, no; suelen trabajar con diferentes ejemplares de una misma obra o edición. Esta diferencia explica la importancia otorgada, en los archivos, a la preservación y conservación de los materiales y la imposibilidad de ofrecer un sistema de préstamo a los investigadores externos.

4. Ordenación física de los documentos

   	La disposición física de los materiales en una biblioteca suele responder a una clasificación temática.
   	En los depósitos de los archivos, la estructura organizativa refleja el orden interno de la institución que originó el archivo. La ordenación de los materiales respeta el origen y el orden natural de creación.

5. Nivel de análisis de los documentos

   	En los sistemas bibliotecarios, cada documento es descrito y analizado individualmente.
   	En los archivos, más importante que la descripción de los documentos es su clasificación. El establecimiento de un sistema de clasificación viene determinado por las funciones y las actividades de la entidad de la que depende el archivo.

6. Elaboración de herramientas de consulta e investigación

   	Las bibliotecas facilitan la consulta de sus colecciones mediante catálogos o bibliografías.
   	Los archivos elaboran guías e inventarios.