Una de las principales herramientas de productividad personal, quizá la más importante, es el procesador de texto.

Antes de que se crearan los procesadores de texto era común que se utilizaran editores de texto. A pesar de que éstos no contaban con todas las características de formateo que nos proporciona un procesador de palabras, era más fácil crear un documento en un editor que en una máquina de escribir, ya que el documento se almacena en un disco y se puede utilizar tantas veces como sea necesario, realizando las modificaciones necesarias sin tener que volver a escribir todo el documento.

Entre las características que tiene un editor de textos se encuentra la capacidad de escribir el texto y modificarlo posteriormente (por ejemplo, insertando o eliminando caracteres, moviendo o copiando una porción del documento a otra parte del mismo, buscando la ocurrencia de alguna palabra o frase y, si se desea, reemplazándola por otra palabra o frase).

Los editores de texto también han sido y siguen siendo muy utilizados para la escritura de programas.

Todos los sistemas operativos proporcionan un editor de textos. Dos productos del mercado son WordPerfect y Ms Word.

Los paquetes de procesamiento de textos ayudan al usuario a efectuar funciones como la entrada y edición de texto, el formato, la revisión y el almacenamiento del documento en disco y la impresión del documento.

Entrada de texto. La captura en un procesador de textos es similar a utilizar una máquina de escribir, pero de manera más sencilla. Al ir tecleando en el teclado, el texto aparece en la pantalla y queda almacenado en la memoria. Como la memoria no es un medio de almacenamiento permanente, es importante guardar con frecuencia el texto para tener una copia en nuestro disco.

Edición de textos. Todos los procesadores de textos permiten escribir el texto y darle una presentación adecuada para ser impreso en papel. Si se trabaja con un procesador de textos moderno, éste contiene la característica WYSIWYG (siglas de What You See Is What You Get, ‘lo que se ve es lo que obtiene’), de manera que podemos acomodar el texto en la pantalla con la confianza de que ésta será su presentación en papel. Un procesador de textos dispone de funciones de desplazamiento a diferentes partes del documento utilizando el teclado, el ratón o por medio de menús solicitando una búsqueda. También permite insertar texto en cualquier lugar del documento o eliminarlo. Permite, además, seleccionar una parte de texto y cambiarla o copiarla a otro lugar del documento, encontrar la ocurrencia de alguna palabra o frase, etc.

Formato de texto. Disponen de funcionalidades para controlar el formato de los caracteres, líneas y párrafos de todo el documento, tales como la fuente del texto (Arial, Times New Roman, Helvética, etc.), el tamaño, la forma (subrayado, negrita o cursiva), el color, los márgenes, la orientación de la página, el contenido, el tamaño y estilo de los encabezados y pies de página, etc.

Revisión ortográfica. Los procesadores de textos proporcionan herramientas que revisan la ortografía del texto. Estos correctores de ortografía buscan cada palabra que se encuentra en el documento y la revisan mediante su búsqueda en un diccionario. Si la palabra coincide con la del diccionario, eso significa que ha sido escrita correctamente, y procede a revisar la siguiente. Cuando la palabra no se encuentra en el diccionario, puede ser porque fue escrita incorrectamente o porque simplemente no está registrada en el diccionario (el usuario, en este caso, podrá agregarla si así lo desea). Algunos paquetes incluyen correctores de gramática y estilo que revisan, por ejemplo, que alguna palabra no se repita demasiadas veces y que no se cometan errores gramaticales y de puntuación. También incluyen herramientas que proporcionan sinónimos de las palabras para ayudar al usuario durante la redacción del texto.

Impresión de documentos. Para imprimir un documento, el software del procesador de textos utiliza un driver (dispositivo) de impresión. Este driver convierte los códigos del texto en instrucciones que la impresora pueda entender para producir el efecto deseado. Cada impresora requiere un driver diferente.