Introducción y conceptos

La información como sistema y el sistema de información

El conjunto de información de una organización forma un sistema.

Denominaremos sistema de información al sistema formado por el conjunto de información que una organización tiene que manejar.

Nos interesa delimitar y aclarar este concepto haciendo una distinción entre:

elementos de información, y

utensilios tecnológicos que sirven para manipularla.

Este esfuerzo de delimitación es relevante en el trancurso de esta asignatura de Introducción a los sistemas de información, ya que necesitaremos precisar el enfoque principal que pretende reflejar su título.

Como podemos ver en el análisis del término 'sistema' que se propone, los elementos de información formarán un tipo de sistema y los utensilios tecnológicos formarán otro.

El énfasis principal del curso se pone en los elementos de información más que en los utensilios.

En este núcleo exponemos las razones por las que nos decantamos por el mencionado énfasis.

La información como sistema

Los elementos que componen el sistema

Podemos agrupar los elementos que componen el sistema de información principalmente en datos y actividades.

Revisad los ejemplos que se clasifican en el texto enlazado.

El sistema de información tiene dos grandes grupos de elementos: los datos que se manejan y las actividades que se desarrollan.

Existen dos grupos adicionales de elementos que también integran el sistema de información:

aquellos que procesan la información (procesadores) y

los mecanismos que se utilizan para distribuirla (transmisores).

Los procesadores y los transmisores de la información también son elementos del sistema de información.

El sistema de información y su entorno

El entorno es todo lo que se encuentra fuera del sistema de información; lo que nos interesa en esta asignatura es saber cómo se relaciona el sistema de información con su entorno, es decir, saber qué puede venir del entorno al sistema (las entradas) y qué puede ir del sistema hacia el entorno (las salidas).

En función de su relación con el entorno, el sistema de información tendrá que ofrecer dos grandes grupos de funciones:

Aceptar nueva información. Significa incorporar nueva información al sistema relacionándola con la que ya pueda contener éste. Cuando se incorpora nueva información es necesario validar que sea correcta desde el punto de vista de la información en sí misma (por ejemplo, que la edad del lector de una biblioteca que se inscribe a un servicio sea la correcta). Por otra parte, también será necesario que sea correcta en relación con el resto de los elementos de información (por ejemplo, cuando se hace el préstamo de un libro, éste se debe asignar al lector que ha hecho el empréstito).

Resolver peticiones sobre la información almacenada y ofrecer una respuesta. Si disponemos de información la queremos, sobre todo y principalmente, para poderla recuperar cuando la necesitemos. Puede interesarnos recuperar información para:

Validar algún hecho como, por ejemplo, verificar si una persona es lectora de nuestra biblioteca.

Realizar controles sobre las tareas habituales como, por ejemplo, saber qué libros no han sido devueltos en el plazo establecido.

Definición de sistema de información

Para llegar a una definición de sistema de información, podemos encontrar dos tipos de enfoque.

El primero, el más superficial y habitual, se basa en pensar que las funciones anteriores son realizadas por unas máquinas que todos identificamos con ordenadores/computadores. Con este enfoque, el sistema de información es el conjunto de utensilios que nos permite sacar provecho de la información, manejándola.

El segundo, más adecuado desde el punto de vista del gestor de una organización, se basa en el hecho de que la información es independiente del instrumento con el que se maneja. Así, las fichas identificativas de los lectores de un centro de recursos tienen un valor para nosotros independientemente de si están escritas sobre unas cartulinas o si se han introducido en el disco duro del ordenador, puesto que, en cualquier caso, nuestro interés es poder disponer de los datos de los lectores. Si los tenemos en un ordenador, el acceso será más fácil, las correcciones también podremos hacerlas con más facilidad y podremos tener más cantidad de información con un esfuerzo menor. Si, en cambio, los tenemos en papel, seremos más flexibles en el esquema de cada ficha y podremos utilizarlas con independencia de que el ordenador funcione o no. Pero, en ambos casos, la información que manejamos será la misma: los datos de los lectores. Además, tanto en papel como con el ordenador, podremos utilizarla para registrar los préstamos realizados y para otras cosas. Con este enfoque, el sistema de información es el conjunto de información relevante para la organización y las actividades que hay que hacer para mantenerla y utilizarla.

Información e informática

Sistemas de información y sistemas informáticos

La primera definición de sistema de información es más adecuada para hacer referencia a sistemas informáticos. El sistema informático de una organización es el conjunto de ordenadores y demás aparatos informáticos que sirven para ofrecer soporte al sistema de información. Así, el sistema informático sirve para almacenar información, para hacer ciertas actividades de tratamiento de la información, para actuar como procesador de la información e, incluyendo las telecomunicaciones, para transmitirla.

Elegimos la segunda definición como genuina para el sistema de información.

Sistema de información es el conjunto de información relevante en la organización y las actividades que hay que hacer para mantenerla y utilizarla.

El sistema informático está relacionado con las tecnologías de la información (consultad el núcleo que hace referencia a este aspecto) y tiene en cuenta tanto el hardware como el software básico y el software de aplicación. En la actualidad, sobre todo a causa del impacto que tienen los ordenadores en nuestra sociedad, parece que lo más importante es el sistema informático y no el sistema de información.