El concepto de información

En este núcleo nos interesa acotar el concepto de información; un concepto que, por otra parte, podemos utilizar en contextos muy variados; en cada uno de ellos tiene un significado diferente y requiere una aproximación particular. También en el mundo empresarial/organizacional tenemos que saber diferenciar los variados entornos de información que se pueden producir.

La información está presente en las organizaciones para:

La información como producto de una organización tendrá un tratamiento específico en el núcleo Sistema de trabajo y el sistema de información.

Formas de la información en las organizaciones

La información que se utiliza en una organización puede adquirir formas muy variadas. En un primer momento no nos interesa tanto el soporte de la información (libro, CD, disco de ordenador, etc.), como el valor de su contenido ante la toma de decisiones que corresponde a las actividades de gestión. Así, las unidades vendidas de un determinado producto son un tipo de información cuyo valor es diferente al de un rumor sobre el nombramiento del nuevo director de recursos. Los dos datos son elementos de información generados en la organización; ambos son útiles para la toma de decisiones, pero tienen un valor diferente y unas posibilidades de análisis y de tratamiento totalmente diferenciadas.

Así pues, una primera división permite separar la información formal de la informal.

La información formal es la que está fundamentada y documentada, aquella de la que, en cierto modo, podemos saber su origen.

La información formal viene archivada o está soportada por algún tipo de registro y obedece a algunas reglas y procedimientos propios de la organización.

La información informal es la que se genera en la organización, pero cuyo origen no es fiable. Aunque no estemos seguros de su origen, es un tipo de información que hay que tener en cuenta al analizar la evolución de la organización.

La información informal se caracteriza porque no tiene un soporte específico ni viene regida por procedimientos establecidos o que podamos establecer. Este tipo de información es vital para el desarrollo y para la propia vida de la organización.

En algunas organizaciones, la información informal es un instrumento de gestión muy utilizado. Algunos gestores hacen correr rumores sobre alguna decisión que piensan tomar y, según la reacción que se genere, se decantan por una u otra alternativa.

	Las organizaciones manejan información formal y también informal.

Estructuración de la información

A partir de este punto, nos concentraremos en la información formal. La información informal tiene un tratamiento más complicado y se escapa del ámbito de los sistemas de información, para formar parte del ámbito de la estrategia empresarial y de la psicología de la organización.

La información formal puede presentarse de forma estructurada o de forma no estructurada. Una y otra se diferencian por la facilidad con la que pueden ser tratadas por las tecnologías de la información.

La información estructurada es aquella que sigue un esquema determinado que facilita la obtención de significado. Por norma general, viene montada en bases de datos y sigue unas reglas que la hacen útil para su uso en la organización. Es fácil tratarla con sistemas informáticos.

La información no estructurada no tiene un esquema prefijado. Es difícil que una máquina la maneje, por lo que es necesaria la intervención humana para interpretarla. Las máquinas pueden ayudar en su compilación y ordenación.

	La información estructurada tiene un tratamiento más sencillo, mediante las tecnologías de la información.

Entornos de información que son de interés en las organizaciones

En la organización, es importante la información que se genera, pero éste no es el único ámbito relevante de la información para una organización. La organización tiene que estar atenta a lo que sucede en su entorno y, al mismo tiempo, transmitir información al exterior para hacerse escuchar.

Por lo tanto, debemos distinguir la información externa, la interna y la corporativa.

Hemos comentado en este núcleo las formas de la información dentro de una organización y los entornos en los que ésta se presenta.

Todo esto aparece sintetizado en el mapa conceptual de la información y sus entornos, en el que se ponen de manifiesto cada uno de los aspectos que hemos considerado.

Las tecnologías de la información

Las tecnologías de la información sirven para manejar la información (en cualquiera de sus manifestaciones) que se produce en la organización. Aunque dispongamos de un conjunto de núcleos que hagan referencia a las tecnologías de la información y haya uno que esté completamente dedicado a estas tecnologías, en éste hacemos hincapié en el hecho de que existe la tendencia a tratar la información, sea del tipo que sea y provenga del entorno que provenga, mediante utensilios que denominaremos, de forma genérica, tecnologías de la información y que hoy día se basan, mayoritariamente, en componentes informáticos de diversa índole.

En la siguiente tabla clasificamos diferentes tecnologías o tipos de información en función del entorno de información que la organización tenga que considerar, y también en función de si esta información está estructurada o no.

Ecología de la información

Tener información es conveniente e imprescindible para poder tomar buenas decisiones y adecuadas, pero tener demasiada información puede ser contraproducente, puesto que su exceso puede provocar que su tratamiento sea imposible y, por lo tanto, que no sirva para nada.

Tiene que haber un equilibrio entre la necesidad de información y la cantidad de la que se dispone. Este equilibrio se ha incluido en el modelo de ecología de la información promovido por varios autores.

La información y los servicios de documentación

Los servicios de documentación son una fuente de información externa para las empresas. Intentan recopilar una gran cantidad de la información corporativa que han generado otras organizaciones para ponerla a disposición de la suya o de otra.

En general, la información interna sólo está al alcance de la organización que la genera y que la intercambia con sus interlocutores más inmediatos.

La información corporativa es la fuente de la que se alimentan los servicios de documentación para obtener información que, más tarde, puedan hacer accesible a su organización o a otra.

Por lo tanto, podríamos decir que los servicios de documentación son estructuras que recopilan información corporativa emitida por otras organizaciones y que la ponen a disposición de la suya, o de otra, para que ésta la incorpore como información externa.

Para los servicios de documentación, la información que han captado es el producto o servicio que generan o que ofrecen como fruto de su actividad. Podríamos interpretarla como información externa; también sería información interna aquella que se produciría como reflejo de la actividad misma de esta organización.

	La información se manifiesta de formas muy diferentes en las organizaciones. Nos interesa la información formal. Esta puede estar estructurada o no. Las organizaciones deben tener en cuenta la información interna que generan, la externa que se produce a su alrededor y que puede afectarles y, para finalizar, la corporativa, que es la que ellas mismas producen hacia el exterior.