En otros núcleos de esta asignatura (consultad La información como sistema y el sistema de información y Los sistemas informáticos) se han desarrollado las diferentes acepciones del concepto de sistema de información; tanto las que se pueden hallar en la bibliografía como las que se han utilizado y propuesto en el ámbito de esta asignatura.

En el presente módulo incluiremos todas aquellas acepciones que se proponían aplicándolas a una organización. Al final, esperamos estar de acuerdo en el hecho de que todas las organizaciones manejan información y, por lo tanto, todas tienen sistemas de información.

El papel de la información en las organizaciones

En una organización, desde el punto de vista del objetivo que tiene ella misma con respecto a la información que maneja, podemos distinguir dos papeles diferentes para la información:

	La información es el producto principal y el único de la actividad de algunas organizaciones.

2. Información como soporte de otras actividades

   En todas las organizaciones, sean del sector productivo que sean, produzcan lo que produzcan, la información tiene como objetivo apoyar a las otras actividades habituales de la empresa.

   La necesidad de recopilar información de las actividades desarrolladas se pone de manifiesto cuando la organización en cuestión tiene que interrelacionarse con otras (clientes, proveedores, administración, etc.). Si la organización vive aislada, con relaciones puntuales que se resuelven en el mismo instante y sin tener que mantener la historia de su actividad, puede ser que no necesite registrar los hechos en los que se ve inmersa.

El artesano sin información Juan Nodatos había vivido siempre en la casa del pueblo de montaña en que había nacido. Tenía un huerto, que ya cultivaba su padre, y unos cuantos animales de granja que le permitían vivir con tranquilidad. Últimamente estaba nervioso. Cada fin de semana llegaba gente de todas partes a su pueblo; querían bajar a los barrancos de los ríos de los alrededores. La gente ya le había preguntado en varias ocasiones si podía hacerles unos zuecos para llevárselos a casa como recuerdo. Siempre les había dicho que no, ya que de momento estaba ajetreado acabando unos para Isidro, el hijo de Juana. Su afición había sido siempre trabajar la madera. Los campesinos vecinos le encargaban que les hiciera los zuecos que necesitaban para ir a trabajar en sus campos. La manera de trabajar de Juan era muy sencilla. Sólo aceptaba encargos si no tenía ninguno entre manos, caso que se había dado, de momento, pocas veces, ya que los zuecos duraban bastante tiempo y el número de vecinos no era muy elevado. Cuando un vecino le pedía unos zuecos nuevos, le medía los pies, marcaba sobre la madera la silueta de los zuecos y le decía que pasara al cabo de unos cuantos días. Cuando el vecino iba a buscar los zuecos, Juan se los probaba, hacía los retoques convenientes y se los entregaba acordando la forma de pago del trabajo, que podía ser dinero u otro producto equivalente al trabajo que había realizado. Juan nunca había necesitado ningún tipo de información sobre el trabajo que hacía. La desazón que ahora tenía le venía del hecho de que veía que el interés de los visitantes por sus productos podía permitirle tener más ventas, lo cual podría servirle de ayuda para acabar el corral donde quería poner unas cuantas ovejas para hacer queso. Pero tenía claro que si decidía hacer encargos para los visitantes, la vida se le complicaría; en el caso de que aceptase encargos de recién llegados, sería preciso que se apuntara el nombre de quien le había hecho el encargo y, además, tendría que pedir un anticipo para asegurarse de que vendrían a buscar los zuecos y entregar un recibo del dinero que dejasen los clientes. Él nunca había tenido ningún papel entre manos y, aunque sabía leer y escribir, tenía muchas dificultades para mantener los papeles ordenados. Todo esto lo desazonaba.

Las actividades como sistemas dentro de las organizaciones

Los sistemas de trabajo

Juan Nodatos realizaba una serie de tareas muy concretas que le permitían fabricar zuecos para sus vecinos. Estas actividades formaban su sistema de trabajo y tenían como objetivo satisfacer las necesidades de sus clientes: entregarles unos zuecos que les facilitaran los trabajos del campo.

	El sistema de trabajo es el conjunto de actividades que permite alcanzar los objetivos que la organización se fija.

El sistema de información como apoyo y soporte de los sistemas de trabajo

Excepto en organizaciones muy primarias o básicas, siempre es necesario disponer de información para apoyar las actividades que se desarrollan en una organización (recordemos que estas actividades forman el sistema de trabajo). Esta información se recopila a partir de las actividades del sistema de trabajo.

Cuando Juan Nodatos amplía su trabajo y decide aceptar pedidos de antemano, le surge la necesidad de anotar los nombres de los clientes que le han hecho el encargo. Esta anotación es una actividad de soporte al sistema de trabajo que constituye la fabricación de los zuecos -podéis suponer que a Juan no le hace ninguna gracia tenerla que hacer, a él le gusta hacer zuecos y no manejar papeles-. Esta recopilación de información hay que hacerla para poder gestionar la actividad básica, es decir, hacer zuecos para los clientes.

	El sistema de información está constituido por el conjunto de tareas relativas a la gestión de la información que dan apoyo a las tareas del sistema de trabajo.

Los sistemas de información se basan en sistemas informáticos que utilizan las tecnologías de la información para capturar, transmitir, almacenar, recuperar, manipular o mostrar información.

Las organizaciones y los sistemas que las constituyen

Hemos distinguido los sistemas de trabajo y los sistemas de información en las organizaciones. Podríamos decir que cualquier organización puede estructurarse en diferentes sistemas de trabajo. En estos sistemas de trabajo se desarrollan las tareas necesarias para alcanzar los objetivos propios de la organización. Estas tareas pueden ir desde:

Los sistemas de trabajo necesitan un sistema de información que registre los hechos que se han producido. De modo que son tareas propias del sistema de información, por ejemplo:

Por último, las tareas propias del sistema de información se desarrollan mediante el uso de las tecnologías de la información (Tecnologías de la información), a las que también podemos considerar sistemas de soporte y apoyo de los sistemas de información en lo que se denominan sistemas informáticos.

Todo este conjunto de sistemas se puede interrelacionar en el diagrama adjunto.

Cabe decir que con el ejemplo de el artesano sin información hemos pasado de una situación inicial en la que el sistema de trabajo funcionaba sin sistema de información a la aparición del sistema de información para dar cabida a un mayor nivel de actividad en el sistema de trabajo.

Esta evolución nos lleva a la situación actual, en la que el sistema de información está cada vez más imbricado con el sistema de trabajo. Así, instrumentos como los lectores de códigos de barras, los sistemas de regadío programados o los controles de la iluminación de granjas son terminales que conectan el sistema de trabajo con el sistema de información y el sistema informático, ya sea para capturar información o para transmitir órdenes provenientes de la información que se ha almacenado de forma previa.

En la mayor parte de las organizaciones que se dedican a la fabricación es fácil separar el sistema de trabajo del sistema de información. En otras, sobre todo las que se dedican a los servicios, resulta más difícil. Cuando el producto de la organización es también información, el sistema de trabajo maneja información -posiblemente utilizando tecnologías de la información- y el sistema de información también lo hace. En estas organizaciones se puede complicar el hecho de saber separar los dos sistemas e, incluso, puede ser imposible separarlos y habrá que considerarlos de forma conjunta.

	Todas las organizaciones necesitan información que sirva de apoyo a sus actividades. En algunas organizaciones, la información es el producto principal de su actividad. Los sistemas de trabajo incluyen las tareas propias de una organización, es decir, aquellas que le permiten alcanzar sus objetivos. Los sistemas de información proporcionan un soporte a las actividades que se desarrollan en los sistemas de trabajo. En las organizaciones en que el producto es la información, el sistema de información se mezcla con el sistema de trabajo.