Trabajo en grupo

Trabajar en grupo es la forma más habitual de trabajar en una organización, lo cual exige que todos los miembros del grupo puedan comunicarse y también tener la posibilidad de compartir los recursos o los resultados del trabajo elaborado. Esto no será difícil de conseguir si todos los miembros del grupo se encuentran en el mismo lugar a la misma hora.

Hoy día, en cambio, debemos considerar que los miembros de los grupos de trabajo se encuentran esparcidos por todo el mundo, con horarios completamente incompatibles y dotados de unas tecnologías de la información que hacen completamente irrelevantes las dificultades de lugar y tiempo.

El hecho de satisfacer las necesidades de trabajo en grupo aprovechando la evolución de las tecnologías de la información ha dado lugar a la aparición de las herramientas de trabajo en grupo (groupware).

Veamos, en primer lugar, qué aportan las tecnologías de la información, y después, cómo podemos aprovecharlas con el fin de agilizar el trabajo en grupo.

Las aportaciones de las tecnologías de la información

Con el objetivo de facilitar el trabajo en grupo y resolver las características propias del trabajo en grupo, las tecnologías de la información permiten:

Características del trabajo en grupo

Si consideramos, entonces, que no tenemos que asumir el supuesto de que un grupo comparta espacio y tiempo, podemos decir que el trabajo en grupo tiene que resolver las siguientes funcionalidades:

Aportaciones de las herramientas de trabajo en grupo

Las herramientas que han aparecido para resolver este problema se llaman de trabajo en grupo. Se trata de sistemas informáticos que se han desarrollado como evolución de las herramientas ofimáticas y de los sistemas de comunicación.

Las herramientas de trabajo en grupo contienen dos tipos de funcionalidades. El primer tipo tiene que ver con la comunicación de los miembros del grupo que están alejados físicamente. Es la forma de condensar el espacio y el tiempo. Estas herramientas aportan:

En el segundo grupo incluimos aquellas características que permiten establecer entornos de trabajo en los que los miembros del grupo pueden colaborar. Y esto quiere decir, básicamente, compartir los recursos utilizados por el grupo y los resultados obtenidos. Las herramientas de trabajo en grupo permiten colaborar en el trabajo porque aportan:

Estructura de usuarios

Las herramientas de trabajo en grupo tienen que permitir la identificación de los usuarios de la herramienta, los participantes en cada grupo o proyecto y el establecimiento de diferentes niveles de responsabilidad para cada recurso dentro de cada grupo de trabajo.

Productos

Las herramientas que se han consolidado provienen de los fabricantes de sistemas informáticos para ofimática que han sabido evolucionar hacia las prestaciones del correo electrónico y las redes de comunicación. Hay, básicamente, tres productos:

Herramientas de flujo de trabajo (work flow)

El flujo de trabajo es el conjunto de tareas que hay que hacer, una detrás de otra, para llevar a cabo un procedimiento administrativo. Estos procedimientos tienen que ver con el tratamiento de la información. En los sistemas de información operacionales se quieren mecanizar las tareas, pero no se incluye la mecanización del flujo, es decir, la coordinación de realización de estas tareas.

Mecanizar el flujo tiene que ver con coordinar a todas aquellas personas, o máquinas, que tienen que intervenir en la secuencia de tareas que componen un procedimiento. Lo que se busca es, en cualquier caso, estructurar el proceso por el que la información de un procedimiento que posee tareas diferentes se gestiona y se transfiere entre los diferentes participantes en dicho proceso.

Coordinación de tareas

Las herramientas de flujo de trabajo se utilizan en procedimientos administrativos, pero también se utilizan en procedimientos de fabricación o de montaje. Estas herramientas:

El vínculo entre las tareas mencionadas puede establecerse en función de diferentes condiciones. Así, una tarea puede estar condicionada por el hecho de que la anterior haya sido aprobada o no. Puede que otra tenga que esperar a que finalicen algunas tareas anteriores que se han desarrollado en paralelo. En definitiva, la idea es que podamos representar cualquier variedad de procedimiento administrativo de montaje o de fabricación.

Una vez se han especificado los procedimientos en un Manual, la herramienta permite controlar la ejecución de cada posible realización que efectúen.

En un entorno administrativo, un ejemplo de procedimiento puede ser la aprobación de un viaje. Para hacer un viaje acostumbramos a necesitar la autorización de un superior. En algunas ocasiones, incluso, si el viaje es al extranjero necesitamos dos niveles superiores de aprobación. Puede ser que durante el proceso de aprobación, éste se detenga para pedir más información o para contrastar datos con fuentes más adecuadas. Pues bien, este tipo de problemas es lo que quieren controlar las herramientas de flujo de trabajo.

	El objetivo de estas herramientas es agilizar el proceso de aprobación de actividades o poner de acuerdo a los diferentes participantes con el objetivo de obtener un resultado específico.