Sistemas de información operacionales

Los sistemas de información operacionales están pensados para proporcionar un soporte a las actividades propias del sistema de trabajo. Se trata de todas aquellas actividades que tienen que ver con la recopilación, selección y manipulación de la información.

Los sistemas de información operacionales sirven de apoyo en el nivel transaccional y, en parte, en el nivel de control (consultad el núcleo "Niveles del sistema de información"). El nivel transaccional es el que se corresponde con este tipo de sistemas de información; de hecho, los sistemas de información operacionales tienen como objetivo estructurar las tareas del nivel transaccional de forma que sean realizables con facilidad mediante un sistema informático.

Como consecuencia de la mecanización de estas tareas del nivel transaccional obtenemos resultados, de forma casi inmediata, en el nivel de control. En muchos casos no podemos separar el nivel transaccional del nivel de control, dado que la interrelación entre estos dos niveles es inevitable.

Como ejemplo podemos decir que si tenemos un sistema informático que registra los pedidos recibidos y que mantiene la situación en que se encuentra cada pedido, no habrá problema a la hora de saber, en un momento determinado, cuáles o cuántos pedidos están pendientes de ser servidos. Si, además, cada pedido está relacionado con el cliente o el socio que nos lo ha solicitado, podremos saber, por ejemplo, el tiempo medio de respuesta a cada uno de los clientes.

Otros tipos de sistemas de información

En el núcleo "Niveles del sistemas de información" se propone una tipología de los sistemas de información enfocada a servir de apoyo a las necesidades de información de una organización según el nivel de gestión desde el cual queremos tener perspectiva. En el núcleo mencionado, además de los sistemas de información operacionales, se citan los sistemas de información informacionales y los sistemas de información comunicacionales; asimismo, se mencionan los sistemas de información que se encaminan hacia la gestión del conocimiento.

Los sistemas informacionales se orientan a manejar la información necesaria para servir de apoyo en el proceso de toma de decisiones. Se diferencian de los operacionales en que éstos tienen como objetivo dar soporte a las tareas operativas de tratamiento de la información que se llevan a cabo en las empresas. Podéis imaginar que las necesidades de tratamiento de información para las tareas operativas y para la toma de decisiones son bastantes diferentes.

Los sistemas comunicacionales tienen como objetivo facilitar la comunicación entre los integrantes de la organización, o entre éstos y los individuos u organizaciones que están fuera de la organización inicial. Las necesidades que se presentan son del tipo de transmisión de mensajes, intercambio de documentos, plataformas para desarrollar proyectos conjuntos, etc.

Descripción de los sistemas de información operacionales

Ejemplos en los que se manifiestan

Los sistemas de información operacionales se presentan de tantas maneras como tareas o actividades hay en una organización. En el caso de que utilicemos el concepto sistema de trabajo, podemos decir que cada uno de ellos tiene o puede tener varios sistemas operacionales.

Así pues, tanto podemos considerar un único sistema operacional de la organización, como podemos pensar que tenemos varios sistemas operacionales que sirven de apoyo a los sistemas de trabajo, y que todos ellos constituyen el sistema operacional de la organización.

Cada departamento o área de la empresa colaborará en el sistema operacional de la empresa. De este modo, el Departamento de Recursos Humanos colaborará sirviendo de apoyo a todas las tareas de contratación de personal, de confección de nóminas, de satisfacción de las necesidades legales y fiscales, etc. El Departamento de Atención al Cliente, por su parte, colaborará registrando los pedidos de los clientes y supervisando el estado de cada pedido que se haga.

Componentes que podemos encontrar

En los sistemas operacionales podemos distinguir dos partes diferenciadas. En primer lugar, la parte clásica, que es la que podríamos llamar back-office, y que representa el trabajo interno de la empresa; y en segundo lugar el front-office, que, es la parte que tiene interacción con los clientes, los distribuidores o los proveedores.

La mecanización de los sistemas operacionales empezó por el back-office y se fue trasladando hacia el front-office a medida que las tecnologías de la información se fueron desarrollando.

En realidad, toda la mecanización clásica, ya sea por desarrollo de sí misma, por paquete o por paquete integrado de gestión, se enfocaba a servir de apoyo al back-office. Cuando la problemática del back-office se resolvió y las tecnologías se desarrollaron de forma adecuada, se empezó a afrontar el front-office.

En la actualidad, existe un gran interés por dar soluciones de front-office a las organizaciones. La tecnología que se está utilizando por excelencia es la web de Internet, aunque no podemos olvidar que, sin embargo, la experiencia en soluciones de front-office es muy extensa y hay organizaciones que trabajan desde hace años en soluciones de este tipo, sobre todo para poner en marcha y desarrollar centros de recepción de llamadas que permitan ofrecer una atención al cliente de calidad.

Los terminales de puntos de venta de un supermercado y una página web que permita comprar libros en una librería electrónica son ejemplos de tecnologías de front-office.

Características que los identifican

Los sistemas operacionales tienen ciertas características que los identifican. Podemos citar las siguientes:

Formas de mecanizarlos

La forma de llevar a cabo la mecanización de estos sistemas ha ido avanzando de forma paralela a la evolución del sector de las tecnologías de la información.

En las primeras épocas se hacían desarrollos a medida, puesto que cada organización decidía cómo tenía que mecanizar las tareas administrativas con las que contaba. Se utilizaban metodologías como el ciclo de vida del software para controlar las tareas de desarrollo.

Cuando maduró el mercado del software aparecieron paquetes especializados en determinadas áreas de la organización, tales como, por ejemplo, el paquete contable o el paquete de tesorería.

En la actualidad ya se han consolidado los paquetes integrados de gestión. Estos paquetes aportan una solución de mecanización integrada para la mayoría de las necesidades del sistema operacional, aunque quedan excluidas las necesidades sectoriales y aquellas cuyo carácter sea muy especializado.

La tendencia actual es completar el front-office de los sistemas operacionales. Hay muchas organizaciones que ya lo tienen resuelto y muchas otras van en camino de hacerlo. Las alternativas que existen son paralelas a las que hemos comentado. Se empezaron a hacer desarrollos a medida, aparecieron paquetes especializados y, por último, los paquetes integrados de gestión empiezan a ofrecer extensiones de front-office. Estas soluciones se ven beneficiadas por la popularización del sistema web de Internet. Mediante soluciones de comercio electrónico, ya esté dirigido al consumidor o a otras empresas, se está llevando a cabo un desarrollo muy acelerado para las necesidades del front-office.

Las librerías electrónicas como Amazon.com o Barnes&Noble son ejemplos claros de soluciones de este tipo, y también experiencias como las de FedEx, que permite hacer un seguimiento del lugar en que se encuentra un paquete que se ha mandado por medio de esta empresa de envío de paquetes. Podéis visitar las webs en www.amazon.com, www.barnesnoble.com y www.fedex.com.

Elementos de información

En los sistemas operacionales, los elementos de información que se utilizan tienen las siguientes particularidades: