Los paquetes integrados de gestión son sistemas informáticos preparados para solucionar la mecanización de los sistemas de información de las organizaciones con una visión integral. La diferencia con los otros sistemas informáticos proviene de esa visión de integración. Los paquetes integrados reúnen a los dos elementos principales del sistema de información: los datos y las operaciones.

Integrar los datos quiere decir que hay una sola fuente y una versión también única para cualquier elemento de información o dato de la organización (consultad el concepto de integración en el núcleo sobre impacto organizacional).

Integrar las operaciones significa instaurar una visión de proceso en las tareas de gestión de la información. Cada tarea está vinculada a todas las otras que le son necesarias para conseguir un resultado determinado.

Paquetes integrados de gestión: ventajas e inconvenientes

A primera vista, puede parecer que el hecho de disponer de un paquete integrado de gestión sólo puede tener ventajas para las organizaciones que lo utilicen. De hecho, resuelve uno de los problemas más importantes que tienen algunas organizaciones: la dispersión de sistemas informáticos por todas las unidades de la organización, una dispersión que provoca que haya una gran variedad de fuentes de información y una carencia de homogeneidad en los procedimientos administrativos de las organizaciones. Así pues, los paquetes integrados de gestión unifican los datos y homogeneízan los procedimientos.

De todos modos, las cosas no están tan claras. Las organizaciones que instauran paquetes integrados de gestión con el fin de apoyar a sus sistemas de información se encuentran ante la necesidad de enfrentarse a un problema tecnológico de mucha envergadura, y a otros problemas que se le asocian.

Las dos lecturas que nos proponemos analizar enfocan dos visiones contrapuestas de los paquetes integrados de gestión.

Visión crítica de los paquetes integrados de gestión

Buckhout (1999) y sus colegas aportan una visión de esperanza en lo que se refiere a los paquetes integrados de gestión. Se trata de las experiencias obtenidas por unos expertos en la puesta en marcha de este tipo de paquetes.

Sin duda, debemos tener en cuenta su experiencia, pero también hay que contextualizarla.

Paquetes y niveles de información

En el núcleo "Niveles del sistema de información" proponemos ver los sistemas de información en diferentes niveles en función del nivel de gestión al que dan servicio. Los cuatro niveles considerados interesantes para determinar el tipo de información aparecen clasificados en forma de pirámide, y son: transaccional, control, gestión y estrategia.

Los paquetes integrados de gestión tienen como objetivo primordial cubrir el nivel transaccional del sistema de información. El papel de los paquetes es proporcionar la operativa básica que apoya a las tareas del sistema de información. Un rasgo diferencial de estos paquetes es que se basan en una visión de proceso y no en una visión departamental (consultad el núcleo "Visión de proceso y visión departamental", que trabaja la diferencia entre ambas visiones).

Si un paquete sirve de apoyo en el nivel transaccional no puede evitar darlo también en el nivel de control. En este nivel de control se hace la supervisión de las tareas realizadas en el nivel transaccional. De hecho, las tareas de control son, en casi todos los casos, inseparables del nivel transaccional y el funcionamiento correcto de las tareas transaccionales requiere un buen nivel de control. Por estas razones, los paquetes integrados tienen que dar soporte al nivel de control.

El nivel de gestión recibe una ayuda muy ligera de los paquetes integrados de gestión; podríamos llegar a decir, incluso, que lo hacen de forma tangencial, puesto que si bien son de alguna ayuda, su objetivo no es apoyar este nivel. El nivel de gestión puede realizar unos cuantos informes o resúmenes, pero los directivos de este nivel no pueden esperar a que les den un soporte completo a su actividad de gestión.

Para finalizar, el nivel estratégico recibe una ayuda todavía más reducida de los paquetes integrados, por lo que este nivel tendrá que buscar ayuda en otros sistemas informáticos o en otras fuentes de información.

Módulos de un paquete integrado de gestión

Los paquetes integrados de gestión tienen un conjunto de módulos que ofrecen una serie de funcionalidades variadas a las organizaciones que los implantan. En la lectura de Davenport podemos ver un esquema de los módulos de un paquete genérico. No todos los paquetes aportan todos los módulos y cada paquete tiene una fuerza diferente según el módulo. Esta particularidad hace que cada paquete se oriente a un tipo de empresa o a otra.

Como rasgos generales de la composición de los paquetes, podemos decir que todos tienen un módulo para apoyar al sistema financiero y contable, así como a todo su entorno. Estos módulos tienen como objetivo recopilar toda la información para efectuar el control financiero, contable y de gestión de la organización. De hecho, los módulos mencionados actúan como base de registro de la actividad empresarial y no pueden quedar excluidos de ningún sistema informático orientado a la gestión empresarial.

En la descripción del origen de los paquetes integrados de gestión ya hemos mencionado que éstos provienen de la mecanización de la gestión de la información procedente de la actividad de producción. Este origen hace que la mayoría de los paquetes aporten también la gestión de esta misma actividad. Este módulo va desde el lanzamiento del plan de producción, pasando por la gestión de la actividad de compras, hasta la organización de la producción y la recopilación de las incidencias que se han producido.

Otros módulos que podemos encontrar en un paquete son los de recursos humanos, los de logística y los de inventario.

Algunos paquetes han desarrollado soluciones orientadas a organizaciones de ciertos sectores de la actividad económica.

Alcance de los paquetes integrados de gestión

Los paquetes integrados de gestión pueden verse delimitados por tres ejes principales:

Con estos tres ejes podemos ver el paquete integrado como un instrumento de múltiples dimensiones al alcance de la organización. Cada organización tendrá que decidir dónde se coloca dentro del ámbito del paquete.

Paquetes más conocidos

Los paquetes que van dirigidos a empresas medias presentan las opciones más comunes de las empresas a las que se orientan. La empresa puede elegir las funcionalidades que más se adapten a su personalidad. De todos modos, el abanico de funcionalidades está limitado y la empresa que tiene alguna particularidad tiene que hacer un cierto esfuerzo por cubrirla.

También hay paquetes para pequeñas empresas que se basan en la funcionalidad típica de una empresa de su sector. Las alternativas que aportan dichos paquetes son pocas y presentan algunas limitaciones para poder adaptar aquello que les es propio.