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Con frecuencia, este proceso queda reflejado en un documento que permite a la organización concretar todo el trabajo realizado. Es una manera de contar con el apoyo de la dirección y de todo el personal.
La planificación estratégica se basa en cinco momentos clave:
- Definir la finalidad del plan. Contiene la descripción de las grandes líneas de actuación de la UI para un plazo tres o cinco años. Cuanto más dinámico es el entorno en el que actúa la UI, más necesario será que acotemos los años de concreción del plan.
- Concretar las grandes líneas estratégicas en objetivos.
- Evaluar y seleccionar posibles alternativas para llevar a cabo los objetivos.
- Concretar las alternativas en un plan de actuación. El plan de actuación tendrá que prever quién llevará a cabo el objetivo, y cuándo y cómo lo hará. Al mismo tiempo, deberá tener también una estimación del coste de llevarlo a cabo.
- Hacer el seguimiento y la evaluación del plan. Es necesaria la revisión periódica (mensual, trimestral, anual) del plan para poder modificar eventuales desviaciones o para replantearlo y reorientarlo. Desde tener un plan de actuación perfectamente definido hasta actuar como simple reacción a factores externos, hay un amplio abanico de posibilidades. En cualquier caso, es necesario tener bastante flexibilidad para modificar el plan cuando sea necesario.
Este proceso es interactivo. El seguimiento y la evaluación continuada hacen que en algún caso haya que ser lo bastante ágil como para modificar algún objetivo o plan de actuación, o que para no dejar escapar una oportunidad nueva sea necesario que se plantee un objetivo nuevo que se tiene que alcanzar.
 Planificar es necesario para la supervivencia de cualquier organización
Es decir, la planificación estratégica es un proceso o ciclo continuo que se basa fundamentalmente en cinco objetivos, que son los siguientes:
- Potenciación de las capacidades de actuación de cada UI.
- Flexibilización de la prestación de sus servicios y la realización de sus actividades.
- Evaluación de los resultados obtenidos en relación con las previsiones realizadas.
- Racionalización de los procedimientos.
- Motivación del personal, para que éstos hagan suyos todos los objetivos de la UI.
Los beneficios de la planificación estratégica
La planificación estratégica reporta unos beneficios claros para la UI y para la organización:
| |  | Permite adecuar la UI a la organización y explotar en cada momento las oportunidades de un entorno cambiante. También le permite potenciar el compromiso y una mayor motivación del personal a partir de tener unos objetivos, unos hitos y unas líneas de trabajo claramente definidos. Comporta asimismo una satisfacción mayor del servicio por parte de los usuarios, ya que se traduce en la mejora de los servicios existentes y en la introducción de nuevos servicios. |
| | | Representa tener una pieza para la organización dentro de su estructura que aporta una gestión más eficaz y que, por lo tanto, le da apoyo y participa de manera activa en los objetivos globales. |
Algunas ventajas de la planificación estratégica
| | | Permite ser proactivos. |
| | | Permite tener más posibilidades para controlar el futuro. |
| | | Garantiza la UI dentro de la organización. |
| | | Establece prioridades y permite rentabilizar los recursos. |
| | | Aumenta la motivación del personal. |
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