Concretar el plan de acción para ejecutar el plan estratégico es complejo, pero lo es más todavía asegurar que se lleva a cabo correctamente y que se alcanzan los objetivos en los plazos previstos.

Es imprescindible, a la hora de concretar el plan estratégico, contar con el apoyo de toda la plantilla del servicio y de la dirección de la organización. El plan tiene que adoptar plenamente los valores y la misión de la organización, ya que una desvinculación de estos valores puede comportar una falta de apoyo por parte de los miembros de la organización (podéis ver "Algunos elementos para el éxito de un plan estratégico").

Con la plasmación del plan de acción en un documento escrito, facilitaremos que todos los implicados lo adopten y se convertirá en un punto de referencia durante el proceso.

Los principales elementos que tiene que incluir un plan estratégico

Los principales elementos que tiene que incluir un plan estratégico son los siguientes:

Resumen ejecutivo (en dos o tres páginas debe contener los aspectos más importantes del plan).

Visión y misión del servicio (descripción de futuros escenarios hacia donde se querría ir y la razón de ser del servicio).

Análisis del entorno y del servicio (análisis DAFO): Los factores externos a la organización que corresponden a las oportunidades y las amenazas (las oportunidades que no se pueden dejar escapar y las posibles amenazas que pueden afectar al servicio). Puntos fuertes y puntos débiles del servicio (aspectos fuertes que representan un valor competitivo y puntos débiles que habría que superar).

Objetivos estratégicos (principales objetivos estratégicos, intentando que no sean más de cinco o seis).

Objetivos operacionales o tareas, que son la concreción de los objetivos estratégicos con los plazos de realización (concreción de los diferentes hitos en los cuales se concretan las actividades).

Recursos implicados en la elaboración del plan: Recursos humanos (qué personas y cómo se implican, formación necesaria y aptitudes que se requieren). Posible reestructuración para poder llevar a cabo el plan. Recursos financieros: evaluación de costes (los costes estimados de cada tarea que hay que realizar).

Método de seguimiento y evaluación (cómo se llevará a cabo el seguimiento y a partir de qué estándares de calidad). Es necesaria la revisión periódica (mensual, trimestral, anual) del plan para poder modificar eventuales desviaciones o para replantearlo y reorientarlo.

Cómo se tiene que llevar a cabo el plan de acción

Asegurar el plan de acción no es sencillo. Sin duda, el hecho de tener definido un buen plan es un punto de partida indispensable, pero asegurar la ejecución supone a menudo cambios de fondo en la organización.

En cualquier caso, el plan de acción requiere analizar la UI en tres ámbitos:

Ámbito estratégico

Corresponde a la fase de gestión estratégica. Comporta tener definida la visión y misión del servicio, fijar los objetivos, llevar a cabo el análisis externo e interno y concretar los servicios y los productos.

Ámbito organizativo

Se encuentra dentro de la gestión operativa. Comporta analizar la estructura y adecuarla a la visión estratégica, y también concretar los procedimientos y las funciones. Dentro de este capítulo también se integra el estilo de la dirección (centralista, con delegación de funciones, etc.) y la comunicación tanto interna como externa.

Ámbito de recursos

También se encuentra dentro de la gestión operativa. Integra tanto los recursos humanos, como los materiales, financieros y de conocimientos.

Los recursos humanos

Una planificación correcta del servicio tiene que partir de la base de que el recurso más importante es su personal. Por este motivo, tenemos un módulo dedicado a los recursos humanos y a los financieros.

Los conocimientos

Las organizaciones nuevas estarán más basadas en los conocimientos que las que hoy conocemos. Esto comportará sobre todo cambios importantes en las estructuras -que se simplificarán, y la información y su gestión adquirirá siempre más importancia. Los datos para poder decidir cómo se tiene que actuar, qué hay que hacer y cómo se tienen que evaluar los resultados serán cada vez más importantes para la supervivencia de la organización.

Algunas dificultades para llevar a cabo el seguimiento del plan

La principal dificultad radica en el día a día del servicio, que acaba postergando las decisiones más importantes. Es, por tanto, necesario romper esta dinámica y hacer reuniones cortas y operativas para pensar en la estrategia y en su concreción.

En otras ocasiones las dificultades se encuentran en la falta de creatividad y de iniciativa, que impide reaccionar de manera rápida a problemas no previstos o a crisis a corto plazo no esperadas.

Algunos elementos para el éxito de un plan estratégico

Para obtener un resultado en la planificación estratégica, algunos de los aspectos que hay que tener en cuenta son los siguientes:

Asegurarse de que lo que se propone está totalmente en la línea de los objetivos de la organización.

Hacer participar al personal del servicio en la visión, misión y objetivos. Si bien es la dirección la responsable de su propuesta final y de asegurar que se lleva a cabo, es necesario implicar a todo el personal con los objetivos y el plan de acción que se plantea. Implicar al personal para que cada uno diga cuál considera que puede ser su mejor aportación a la organización. Ser realista (es decir, no proponerse objetivos difícilmente alcanzables) y, al mismo tiempo, ser "atrevido" y hacer propuestas innovadoras y estimulantes. Esto quiere decir que es necesario ser capaz no únicamente de actuar ante los cambios, sino de "provocar" cambios que se crean necesarios. Impulsar el trabajo en equipo y potenciar el intercambio de conocimientos entre el personal. Eliminar las barreras entre personas de categorías laborales diferentes. Hay muchas experiencias concretas en organizaciones en las cuales se ha demostrado que las mejores soluciones han sido resultado de mezclar personas de categorías diferentes.

Llevar a cabo una revisión sistemática del plan, reconocer los errores y ser capaz de introducir las modificaciones necesarias.

Comunicar el plan y, sobre todo, informar sobre los éxitos y los resultados conseguidos tanto a la dirección como al personal.

Tener siempre presente que la organización quiere "resultados" más que "se trabaje mucho".

El seguimiento del plan se caracteriza por los elementos siguientes:

Tiene la duración del plan, pero se fragmenta para su seguimiento.

Es mucho más que el control presupuestario.

Tiene en cuenta los factores externos que pueden afectar al plan y que pueden obligar a readaptarlo.

Es un proceso continuo que parte de la premisa de que las organizaciones son organismos vivos.

Permite modificar las estrategias de actuación o, si es necesario, modificar objetivos poco ajustados a la realidad.

Para el seguimiento del plan, es conveniente utilizar algunos de los programas de gestión de proyectos -como por ejemplo, Microsoft® Project- que permitan desglosar los proyectos, priorizarlos, asignar a la persona responsable y tener los plazos de inicio y final de cada fase.

	Las organizaciones se tienen que entender como organismos vivos cuya estructura y organización es necesario, por lo tanto, repensar de manera continuada.