Lanzamiento y ejecución de los pedidos

Una vez se ha elegido el suministrador, se le tiene que pasar el pedido. El pedido es la autorización para que un proveedor suministre los bienes o servicios que se indiquen y, por tanto, es el eje de todo el proceso de compra.

Si en la previsión y cálculo de la necesidad, en su expresión, en el estudio de mercado o en la petición de oferta, negociación y elección del suministrador, ha habido algo que se deja de desear, esta circunstancia se traducirá de forma irremisible en una mayor o menor mediocridad de las condiciones obtenidas y, por tanto, repercutirá en contra de un adecuado coste y funcionamiento de la propia empresa.

En las compras se paga todo, no sólo las mercancías y los servicios, sino también el hecho de dejar de hacer, la insuficiencia, la falta de imaginación, la incapacidad y la incompetencia técnica, económica y comercial del departamento de aprovisionamiento.

El pedido es, en consecuencia, un documento contractual, es decir, un auténtico contrato de compraventa con el proveedor e, incluso, en el caso de que se ejercitara una acción legal, puede servir como prueba judicial.

Como documento jurídico y contractual, el pedido compromete la seguridad del proceso de entrega y pago de la mercancía. Al emitir una cláusula o en una redacción incompleta o insuficiente, se correrá el riesgo de un servicio con problemas y lleno de incertidumbre.

A modo de soporte material del contrato que relaciona al comprador y al vendedor en un marco jurídico legal, el pedido debe tener una redacción clara, completa, precisa y cuidadosamente estudiada.

Los datos más importantes que tienen que figurar en cada pedido, son:

• La palabra pedido u orden de compra, en el encabezamiento del impreso.
• Nombre y dirección del proveedor.
• Nombre y dirección de la empresa compradora.
• Fecha y número del pedido.
• Descripción de los artículos pedidos, con la ayuda de la nomenclatura o especificaciones precisas.
• Cantidad solicitada.
• Calidad precisa, con la ayuda de normas, pruebas o ensayos de obligado cumplimiento.
• Cláusulas de ejecución: precio, fecha, lugar de entrega y condiciones de pago, así como las condiciones de embalaje, transporte, impuestos y derechos de aduanas.
• Referencia a cartas, negociaciones u ofertas realizadas en los actos previos a la ejecución del pedido.
• Garantías de ejecución que prevengan de los defectos de recepción y entrega de las mercancías y de las posibles variaciones de las condiciones convenidas.

En definitiva, la buena ejecución de una compra dependerá de la seriedad de preparación y de la buena redacción del pedido, así como de la vigilancia y atención de la persona encargada de su ejecución.

Condiciones generales de compra ( 1er. ejemplo).
Condiciones generales de compra ( 2º. ejemplo).