Las operaciones posteriores al pedido y el control de la ejecución de la compra
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El contrato de compra, es decir, el pedido aceptado, crea obligaciones jurídicas entre los contratantes.
Estas obligaciones se resumen en dos aspectos relacionados entre sí:
- El vendedor debe proporcionar la cantidad convenida en la calidad acordada y en el plazo y precio fijados.
- El comprador debe aceptar lo que ha pedido, en el lugar convenido para la entrega, y pagar el precio acordado en la forma y vencimiento establecidos por el contrato.
Para que se realice de forma adecuada todo lo que se ha indicado, debemos asegurarnos que se cumplen la totalidad de las cláusulas del contrato, tanto por parte de los proveedores como de los clientes.
Estas operaciones posteriores al pedido se refieren fundamentalmente a los siguientes aspectos:
- Envío de documentos al proveedor
- Impulsión de los pedidos.
- Control de entrega.
- Conformación de factura y órdenes de pago.
- Devolución de materiales en caso de no conformidad.
Todos los procesos se ponen en funcionamiento con el reparto de las copias del pedido.
Los restantes procesos son los siguientes:
Vigilancia del plazo de entrega y posibles reclamaciones para los plazos
Se entiende que todo pedido que se encuentre en una fase cualquiera de su desarrollo entre el lanzamiento y su aceptación está en curso.
El aspecto más importante del seguimiento de un pedido en curso reside, valga la redundancia, en la unidad de seguimiento.
La impulsión o seguimiento de los pedidos debe ser preventivo y se tiene que realizar de forma sistemática, considerando en este apartado la urgencia real de las necesidades, la previsible variación de plazos, el grado de confianza concedido al proveedor y el coste de funcionamiento de la sección dedicada a este trabajo.
Toda organización de compras debe tener un procedimiento administrativo que siga la ejecución de los pedidos durante el periodo que precede al envío y su recepción.
Recepción de las mercancías, con su control cuantitativo y cualitativo
La recepción de las mercancías consiste en un conjunto de operaciones cuyas finalidades son el conocimiento y la identificación de los envíos y los controles de conformidad de las cláusulas de cantidad y calidad.
Por regla general, el servicio de compras posee entre sus atribuciones la responsabilidad de la cantidad y la calidad de las mercancías entradas, aunque no sea el responsable directo de la ejecución de estas funciones.
Esto incluye una estrecha cooperación y un intercambio permanente de información entre el servicio de compras y la recepción y el servicio de control de la calidad de la empresa.
Con vistas a obtener la máxima rapidez y eficacia en la recepción de las mercancías, conviene:
- Dirigir el servicio de recepción desde el momento de la emisión de una copia de los pedidos (cuyos precios y otros datos económicos y financieros deberán ser suprimidos) que se clasificarán por el nombre del proveedor.
- Instalar, en la oficina de recepción, un cuadro de urgencias que los usuarios señalarán a diario, con todas las indicaciones necesarias.
- Conocimiento de los controles que realicen tanto el servicio de control de calidad como el de recepción, para poder canalizar de manera adecuada las reclamaciones en tal sentido a los proveedores.
Control de conformidad de las facturas
En principio, toda factura de un suministrador debe pasar por dos controles:
- Un control de conformidad, es decir, de respeto a las cláusulas.
- Un control contable, es decir, de exactitud de las operaciones.
Con frecuencia, las facturas pasan por dos puestos de control: uno, el servicio de compras, para el control de conformidad, y el otro, el servicio de contabilidad general, para la confirmación de las operaciones contables.
En la actualidad se recomienda el uso de un sólo puesto o sección para realizar, a la vez, los dos controles indicados. Para este fin es suficiente con destinarlos al personal de contabilidad y que éste se encuentre equipado de la forma conveniente.
Este personal debe llevar a cabo las dos operaciones indicadas: primero debe comprobar si existe conformidad en los precios, en las cantidades y en las condiciones de pago y otras cláusulas especificadas en el pedido y, en segundo lugar, el empleado verifica las operaciones de contabilidad.
El personal al que venimos haciendo referencia puede estar ubicado en los departamentos de compras o contabilidad, según la capacidad y necesidades de cada empresa. Se buscará la solución más idónea en cada caso para el buen funcionamiento y cooperación entre ambos departamentos.
Los contratos abiertos
Un contrato cerrado concierne habitualmente a un producto único o a una familia muy homogénea de productos.
Un contrato abierto afecta al conjunto de productos que un fabricante, un mayorista o un importador dado, es capaz de suministrar y que podemos utilizar.
Con un mismo proveedor se pueden tener varios contratos cerrados, pero no se debe tener más que un sólo contrato abierto.
De esta forma, las ventajas que se pueden obtener sobre un producto o una familia de productos pueden extenderse a todos los productos susceptibles de comprarse a este proveedor.
Las ventajas de un contrato abierto, son:
- Reducir el número de pedidos a pasar (preparación, consulta, negociación, establecimiento de pedido, recepción, verificación y pago de facturas) sustituyéndolos por un solo contrato abierto sobre el que se efectúan aplicaciones u órdenes de entrega.
- Ventajas económicas por la obtención de precios mínimos, cualquiera que sea la cantidad pedida en las aplicaciones u órdenes de entrega.
- Obtención sobre estos precios mínimos de una deducción sobre el volumen global de las compras.
- Mayores garantías sobre los plazos de entrega, lo que permite:
- transferir de alguna forma una parte de los stocks al proveedor (a veces el proveedor constituye un stock a su cargo en los almacenes del comprador).
- Disminuir la frecuencia y la importancia de las roturas de stock, como consecuencia de una salida normal.
- Los lazos estrechos que se establecen con los proveedores titulares de contratos abiertos permiten obtener más fácilmente y más regularmente sus catálogos y sus tarifas.
- Se puede examinar simultáneamente la posición del stock de toda una serie de artículos que pertenezcan a un mismo contrato abierto (reposición de stocks por revisión periódica).
En contrapartida el comprador da al proveedor a título indicativo y sin compromiso una estimación de sus consumos. Esto permite al proveedor programar sus fabricantes o aprovisionamientos.
Vamos a proporcionar unas orientaciones generales para la preparación de contratos abiertos que hay que tratar "a medida", aunque cada empresa (con el conjunto de sus necesidades y el de sus proveedores) sea un caso particular.
Es conveniente elegir familias de artículos cuyo montante anual de compra sea importante, o aquellas familias en las que se produzca un gran número de pedidos.
Una vez elegida esta familia, hay que desempeñar las siguientes funciones:
- Establecer la lista de todos los artículos que forman parte de la familia.
- Establecer las estadísticas de consumo de estos artículos para un año.
- Conocer de manera aproximada el volumen de compras probables, calculado en función del último precio conocido.
De forma paralela, es necesario realizar una consulta previa a los posibles proveedores.
Así pues, conviene:
- Elegir los posibles proveedores que se consideran más adecuados para las familias que estamos estudiando.
- Pedirles las tarifas respectivas según las cantidades compradas por categoría de artículos.
- Solicitar toda la gama de artículos que pueden ofrecer.
Con los resultados de esta consulta, debemos proceder a reagrupar las familias de artículos en grupos que den lugar a peticiones de oferta dirigidos a proveedores con un muestrario parecido.
Para cada uno de estos grupos se puede establecer la lista de consumos previstos. Ya que antes hemos establecido las previsiones en el ámbito de las familias, se tratará de un sencillo reagrupamiento en el que se incluirán no sólo los artículos de compra directa, sino también los de compra para stock. Además, es necesario especificar a los proveedores que esta lista no es limitativa (de forma que sea posible beneficiarse de un descuento anual para otros artículos).
Tras haber efectuado la consulta de información, partiendo de las condiciones normales de precio de los proveedores consultados y sobre los grupos de artículos a que diera lugar esta consulta, se pueden lanzar las peticiones de oferta. Es aconsejable precisar, desde el principio, el esquema de la petición, así como las diferentes modalidades que comportará el contrato buscado.
