Petición, comparación y tratamiento de ofertas
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La finalidad de una petición de oferta es...
dar a conocer nuestras necesidades a los proveedores, solicitar sus posibilidades y condiciones y establecer una comparación sinóptica entre las ofertas recibidas.
La petición de ofertas es, por tanto, una selección con vistas a una elección. Por lo general, conduce a escoger a un suministrador al que se le pasa un pedido en firme.
La petición de ofertas pretende reunir el máximo volumen de información actualizada viable sobre las posibilidades de un proveedor, hecho que optimiza la futura negociación y agudiza la competencia entre proveedores.
Por este motivo se lanza la consulta, clara y concisa, a los proveedores, indicándoles todos los puntos a los que deben responder.
Las acciones realizadas en esta fase permitirán comparar las diferentes propuestas recibidas de los proveedores en la etapa siguiente, de un modo sistemático y comparativo.
En esta fase se deberá evaluar adecuadamente tanto la recepción a tiempo de las respuestas como el número de éstas que han efectuado los proveedores, puesto que este dato resulta indicativo de la atención y el interés que pueda representar nuestra petición en el mercado proveedor.
La petición de ofertas debe ser clara, circunstancia que nos conduce a una serie de reglas que hay que tener muy presentes en la petición, comparación y tratamiento de las ofertas:
- Consultar a un proveedor cuando se le ha considerado válido.
- Dejar participar de forma abierta y leal a la competencia.
- Proporcionar unas especificaciones claras, completas y precisas.
- Debe fijarse una fecha tope para el envío de respuestas y su validez.
- Insistir en tener el último mejor precio desde la primera oferta y evitar revisiones de precio sin motivo.
- Considerar confidenciales todas las informaciones recibidas y las propuestas dadas.
Comparación de ofertas
Una adecuada comparación de ofertas recibidas por parte de los distintos proveedores permite seleccionar, según diferentes criterios, al proveedor o proveedores con los que se va a negociar el pedido en cuestión.
Tras haber finalizado el plazo de recepción de ofertas, se procede a su valoración, análisis y comparación.
En esta fase, para comparar ofertas y seleccionar al proveedor más adecuado, se recurre al cuadro de comparación de ofertas, con análisis de precios, plazos, calidades, etc., presentando las diferentes propuestas de tal forma que resulten comparativas.
Una vez fijada la cantidad, la comparación se efectuará basándose en las otras variables: calidad, precio y plazo. En los casos sencillos de calidad bien definida (que conocemos a la perfección) y de plazos normales, la única variable es el precio. Éste es el caso más usual, debido a que el precio es un compendio de varios elementos, tales como: descuentos, condiciones de pago, vencimientos, puntos de envío (FOB, CIF , etc.), cargas fiscales y aduaneras, etc.
Sin embargo, existen casos en los que los conceptos de calidad y plazo superan al de precio. También se dan situaciones especiales en las que lo único importante es el plazo, y otras donde lo es la calidad, que se deriva de las exigencias de fabricación o de servicio al cliente.
La selección, comparación y elección del proveedor dependerá de la habilidad, capacidad y decisión del comprador para elegir al suministrador más competente y adecuado en cada caso.
Es recomendable que notifiquemos nuestra decisión a los proveedores que han sido desestimados de una forma correcta y adecuada, pero sin entrar en detalles.
Sistemas de adjudicación de la compra
La compra puede adjudicarse mediante diferentes métodos:
Subasta. Es la licitación libre sobre un tipo expresado en dinero que corresponde al precio que se estima abonable por la obra u objeto que se quiere adquirir. El tipo no puede ser rebasado por ninguna oferta bajo pena de nulidad, y la adjudicación se hace a la proposición más ventajosa, siempre por debajo del tipo de licitación.(consultad apartado " E-auctions").
Concurso. Es la concurrencia libre, dentro de unos criterios básicos, para realizar la adjudicación. El proponente tiene la posibilidad de presentar soluciones distintas, y el comprador cuenta con una mayor capacidad de discrepar que en la subasta, ya que en los límites del pliego de condiciones se pueden valorar las ventajas de varias proposiciones sin limitarse al dato económico.
Un concurso puede llegar a declararse desierto si se considera que ninguna oferta reúne las condiciones adecuadas para los propósitos del comprador.
Este sistema es el empleado habitualmente para la contratación de la gestión de servicios públicos y en la adquisición de suministros por parte de la Administración.
Un concurso puede ser de dos tipos: abierto, en el que se permite la presentación a todo proveedor que lo desee, y cerrado, que introduce el concepto de aptitud del proveedor por medio de su homologación.
Concurso-subasta. Es un procedimiento mixto, dividido en dos fases sucesivas, que incorpora en cada una los modos de selección del concurso y de la subasta.
La primera etapa articula un concurso sobre la base de unas condiciones requeridas de manera especial en el pliego de condiciones particulares, y que tienden a determinar ciertas características en los licitadores que garanticen su idoneidad y solvencia.
La segunda etapa, abierta a todos cuantos superaron la primera, sigue las normas habituales de la subasta. Se adjudica el contrato a la proposición más ventajosa (desde el punto de vista económico) que no supere el tipo de licitación.
Contratación directa. Es la adjudicación sin subasta ni concurso previo, aunque debe existir, en la medida de lo posible, una concurrencia de ofertas (tres como mínimo) que permitan una elección comparativa.
La contratación directa implica normalmente una negociación, a pesar de que se puedan tomar criterios restrictivos y medidas de precaución.
Los contratos abiertos. Un contrato cerrado concierne habitualmente a un producto único o a una familia muy homogénea de productos.
Un contrato abierto concierne al conjunto de productos que un fabricante, un mayorista o un importador dado son capaces de suministrar para nuestro uso.
Con un mismo proveedor pueden tenerse varios contratos cerrados, pero sólo debe haber un contrato abierto.
De esta forma, las ventajas que podemos obtener sobre un producto o una familia de productos pueden extenderse a todos aquellos que puedan ser comprados a este proveedor.
Las ventajas de un contrato abierto son las siguientes:
- Reducir el número de pedidos que hay que pasar (preparación, consulta, negociación, establecimiento de pedido, recepción, verificación y pago de facturas), sustituyéndolos por un sólo contrato abierto sobre el que se efectúan aplicaciones u órdenes de entrega.
- Ventajas económicas por la obtención de precios mínimos, cualquiera que sea la cantidad solicitada en las aplicaciones u órdenes de entrega.
- Obtención sobre estos precios mínimos de una deducción sobre el volumen global de las compras.
- Mayores garantías acerca de los plazos de entrega, circunstancia que permite:
- Transferir de alguna forma una parte de los stocks al proveedor (en algunas ocasiones, el proveedor constituye un stock a su cargo en los almacenes del comprador).
- Disminuir la frecuencia y la importancia de las roturas de stock, a consecuencia de una salida normal.
- Los estrechos lazos que se establecen con los proveedores titulares de contratos abiertos permiten obtener sus catálogos y tarifas con una mayor facilidad y regularidad.
- Se puede examinar de forma simultánea la posición del stock de toda una serie de artículos que pertenezcan a un mismo contrato abierto (reposición de stocks por revisión periódica).
En contrapartida, el comprador proporciona al proveedor, a título indicativo y sin compromiso, una estimación de sus consumos que le permiten programar sus fabricaciones o aprovisionamiento.
