Objetivo de una intranet

Cuando una empresa considera la implantación de una intranet, debe tener en cuenta los objetivos estratégicos que se plantea con ésta y las características de su organización. La estructura de los contenidos debe estar en consonancia con las posibilidades técnicas de la empresa, así como el acceso de los usuarios (como usuarios pasivos o activos), las aplicaciones que se quieran plasmar, el calendario previsto, la existencia de equipos de desarrollo de la intranet, etc.

En cuanto a los objetivos estratégicos, pueden definirse unos cuantos que son extensibles a todas las implantaciones: incrementar la productividad, promover el aprendizaje y apoyar el cambio de cultura.

Sin embargo, existen cuatro puntos clave que se deben garantizar a la hora de implantar una intranet.

1. Un control constante y verificación de los mecanismos de seguridad.
2. Garantizar la integridad y protección de los datos, con lo cual se evitan corrupciones o cambios no autorizados de documentos.
3. La arquitectura de contenidos. Los contenidos deben ser de interés para los usuarios y estructurados de manera que la obtención de información sea rápida, sencilla y actualizada.
4. Incorporación de buscadores potentes y que permitan la discriminación de la información relevante.

La intranet de una empresa tiene un papel estratégico en los negocios, ya que permite conseguir más productividad mediante el uso de mejores herramientas. La Red ofrece al usuario un grado de cooperación en la distribución y el acceso a la información. De este modo, el empleado adquiere un mayor protagonismo y hace que participe en los procesos de negocio. De aquí que sea importante el hecho de determinar los contenidos que tendrá la intranet para que sea una herramienta útil.

Así pues, el objetivo principal de una intranet es que la información que contiene, tanto interna como externa, sea siempre precisa, fiable, relevante, actual y autorizada.

Con vistas a una buena gestión del contenido y de la información, los responsables de una intranet deben tener claro que el enfoque principal de la herramienta debe ir dirigido al usuario final y que esta información tiene que llegar siempre a tiempo.