Es fácil especificar un proceso para transcribir el conocimiento adquirido, por ejemplo, durante un proyecto, incluso elaborar las plantillas para los documentos que contendrán esas transcripciones. Sin embargo, no lo es tanto conseguir que el personal que tiene ese conocimiento se siente y lo traslade al documento que acabará en una base de datos del conocimiento.

Algunas empresas podrían optar por asignar personal a labores de recopilación y mantenimiento de conocimiento, que incluye, desde escribir código HTML, si el conocimiento se almacena en bases de datos, hasta recopilar depósitos de correo electrónico.

Los bibliotecarios pueden ampliar sus funciones. Además de ayudar a encontrar lo que otros buscan, son los más indicados para elaborar herramientas de búsqueda para que los empleados lo hagan por sí mismos, como mapas del conocimiento.

El director de proyectos relacionados con el conocimiento no debe olvidarse de aquellos que harán uso del sistema. Deberá contar con sus aportaciones y, sobre todo, deberá tener en cuenta que un sistema diseñado en contra de las necesidades y de la cultura y filosofía de la organización no tendrá éxito.