Cómo llevar a cabo un plan de acogida
Para poder llevar a cabo un plan de acogida deberemos tener en cuenta los diferentes aspectos:
Planificación del plan de acogida
Planificar el plan de acogida significa plantearnos:
- Qué información necesita.
- Quién se ocupará de la realización y seguimiento del proyecto.
- Cuándo y durante cuánto tiempo deberá llevarse a término.
Qué información necesita
El nuevo miembro para que haciendo uso de su experiencia y potencial contribuya con los resultados de su trabajo al progreso de la organización.
- Qué transmitir y cómo hacerlo
- Características y valores de la organización
- Características y valores del equipo humano
- Las exigencias del puesto
- Las perspectivas de futuro
- Establecer un protocolo de actuación según el puesto que se vaya a ocupar en la organización. El cual será más exhaustivo y amplio en función de la complejidad de las responsabilidades del nuevo miembro.
- Dirección
- Mandos intermedios
- Personal base
- Establecer estrategias para la presentación del nuevo trabajador y definir la información que recibirá del grupo de acogida. Determinar cómo, a través de que medios, quién y cuándo se realizará la presentación del nuevo colaborador y definir la relación de información que recibirá el grupo sobre el mismo: fichas de presentación.
Quién se ocupará de la realización y seguimiento del proyecto
- Establecer la tutorización: determinar la persona que acogerá y realizará las funciones de tutor durante las fases del plan de acogida.
- Intervención de otros miembros de la organización: RR.HH., responsable directo, compañeros, etc., todos ellos de manera interactiva, recibiendo y aportando información.
Cuándo deberá llevarse a término
El plan de acogida se puede aplicar tanto a nuevas incorporaciones, como a personas que realizan una movilidad funcional y/o geográfica dentro de la propia empresa.
Durante cuánto tiempo deberá llevarse a término
Se establecerá periodicidad y nivel de seguimiento, que será variable en función del nivel de complejidad de los puestos y que oscilará entre tres y seis meses desde la incorporación del nuevo colaborador.
Fases de la implementación del plan de acogida
El plan de acogida se inicia en el propio proceso de selección, ya que es el primer momento en el que ambas partes (empresa-individuo) ponen en común sus expectativas y transmiten sus creencias y valores. Sin embargo, formalmente, el plan de acogida se estructura en tres fases: bienvenida, incorporación, seguimiento.
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La tutorización como herramienta de integración
Tanto en el periodo de incorporación como de seguimiento, a través de la figura del tutor, realizaremos un apoyo y seguimiento con el objetivo de garantizar la ayuda al nuevo trabajador, así como facilitar una mejor y más rápida integración.
Evaluación del programa
Permite recoger la opinión de las personas que han pasado por el proceso de acogida. Será el feed-back que nos permitirá introducir elementos de mejora en nuestros programas y actuaciones.
- Medios: se realizará a través de encuestas de opinión y una entrevista personalizada.