El sistema de información informacional sirve de apoyo en la toma de decisiones en una organización. Con el fin de cumplir este objetivo tenemos que disponer de un almacén de datos y de una herramienta que permita acceder a dichos datos. A las herramientas de acceso se las llama herramientas de soporte o apoyo en la toma de decisiones y son sistemas informáticos especializados en extraer información de un almacén de datos para ofrecérsela al usuario.

En el esquema de un almacén de datos las herramientas de acceso son el último punto de la cadena y conforman la interfaz -punto de contacto- con el usuario. Estas herramientas tienen como objetivo facilitar el acceso a ellas y a la información con el objeto de agilizar la toma de decisiones. En los primeros tiempos, las herramientas de acceso formaban parte del sistema de gestión de base de datos, sin embargo, cada vez más se han transformado en herramientas especializadas en satisfacer el proceso de toma de decisiones.

Formas de acceso a los almacenes de datos

El query tradicional

Si incorporamos el query a la funcionalidad de los sistemas de gestión de base de datos, podemos disponer de las herramientas de acceso tradicional. Acostumbramos a utilizar la terminología anglosajona query para hacer referencia tanto a las herramientas como a las actividades que se hacen sobre la base de los datos. La traducción más adecuada podría ser interrogación, utilizándola en el sentido de preguntar para obtener información. Así,

	Interrogar una base de datos quiere decir acceder a ella para extraer información.

Todos los sistemas de gestión de bases de datos basados en el modelo relacional ofrecen formas de interrogación, sobre la información que contienen esas bases, con las siguientes posibilidades:

Encontraremos una descripción exhaustiva del funcionamiento de la interrogación en Miralles (1995, pág. 101-111 y 127-136).

En esta referencia se utiliza como ejemplo la facilidad Query-by-Exemple que proporciona la herramienta Access de Microsoft y se compara con el lenguaje de interrogación estándar SQL.

Las herramientas tipo Executive Information Systems (EIS)

La forma de presentar los resultados que tienen las herramientas de interrogación es siempre una tabla. Ya podéis imaginar que no es la forma más adecuada para visualizar, de forma cómoda, el resultado de un query.

Para mejorar la presentación de resultados y para facilitar la interacción con el usuario, las herramientas de acceso han evolucionado hacia herramientas llamadas EIS, cuya intención es ofrecer una presentación que nos facilite la comprensión de los resultados de un query.

Estas herramientas ofrecen las mismas acciones básicas de un query (consultad el apartado anterior) complementadas, como mínimo, con dos tipos de mejoras:

Estas herramientas han supuesto un paso adelante en la evolución de los sistemas de acceso básicos a los sistemas de acceso más modernos. En los apartados que se siguen podemos ver una presentación de las facilidades que hemos mencionado.

Las bases de datos multidimensionales

Los almacenes de datos permiten almacenar los datos en esquemas basados en estrellas. Este modelo de información permite generalizar las tablas clásicas del modelo relacional y requiere un tipo de herramientas de acceso mucho más evolucionadas y adaptadas al nuevo modelo.

La forma de representar la información no es una tabla, sino que tiene que ser un cubo que puede llegar a ser multidimensional. Con esta representación de la información son posibles todas las acciones propias del query tradicional (consultad el apartado anterior), pero también aparecen otras nuevas.

Antes de adentrarnos en estas operaciones os proponemos que veáis las demostraciones de dos productos típicos de acceso a bases de datos multidimensionales. Estas demostraciones se han obtenido de las webs de las compañías que los han fabricado y podéis acceder a ellas en el caso de que os interese obtener más información. De momento, visualizad las demostraciones sin pretender comprender toda su funcionalidad.

Es preciso que en la visualización os fijéis en:

El carácter multidimensional de la información que se maneja. La representación de este carácter multidimensional se acostumbra a plasmar, por comodidad, mediante un cubo, representación del modelo del almacén de datos, en el que cada lado es una de las dimensiones en que podemos analizar la información; cada cubo elemental en el que podemos dividir el cubo global es la métrica o los miembros de su familia. Podéis consultarlo en Laudon (2002, pág. 220-221).

Las nuevas acciones que podemos realizar con respecto a las básicas de los query elementales. Estas nuevas acciones se incluyen en sistemas OLAP (On-line Analytical Processing) y acostumbran a ser las siguientes: Drill down, Drill up, Dice and Slice.

Y, por último, en la posibilidad de incluir: Alarmas. Otros elementos que faciliten el uso de la herramienta en la toma de decisiones.

Nuevas herramientas de análisis de datos

Data mining. Minería de datos. La minería de datos es una técnica cuyo objetivo es hacer que aparezcan los comportamientos no visibles que puede haber en los datos. Con las herramientas OLAP que mencionamos en los apartados anteriores de este núcleo, podemos obtener o visualizar los registros de información que cumplen un comportamiento determinado; sin embargo, partimos de la base de que conocemos sólo el comportamiento que queremos analizar.

La minería de datos ofrece un conjunto de técnicas que permiten realizar análisis de los datos para descubrir comportamientos escondidos. Estas técnicas se han utilizado en determinadas entidades bancarias para adivinar qué clientes estaban a punto de dejarlos y qué productos se podían diseñar para satisfacer las necesidades no cubiertas de la clientela, entre otros problemas.

Las técnicas de minería de datos son una ampliación de la estadística clásica complementada con redes neuronales, con reglas de inferencia, con algoritmos genéticos y otros elementos. Cada técnica resuelve un conjunto de problemas, y cada problema tiene las técnicas que le resultan más adecuadas.

Sistemas de información geográfica. Los sistemas de información geográfica tienen el objetivo de representar los individuos de una base de datos sobre una zona geográfica determinada. Estos tipos de herramientas resultan adecuados cuando nuestra intención es comparar la base de los clientes con la zona geográfica en la que se ha instalado.

La gran ventaja que tienen estos sistemas es que ofrecen una visibilidad de los datos difícil de obtener en caso de que no contemos con dichas herramientas.