El correo electrónico |
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El sistema de correo electrónico
El sistema de correo electrónico supone una facilidad básica en un sistema de información de comunicación; es la herramienta que permite desarrollar cualquier sistema de comunicación.
Podemos verla como una herramienta interna de una organización que permite que sus miembros se comuniquen, o bien como una facilidad independiente de la organización que proporciona la comunicación con otras organizaciones y sus miembros.
Las primeras herramientas de correo estaban pensadas para satisfacer las necesidades internas de la organización. Estas herramientas evolucionaron en la dirección de la comunicación con otras organizaciones. La red Internet contó con un sistema de correo electrónico desde su inicio y su funcionalidad se extendió para facilitar la comunicación entre organizaciones diferentes. De hecho, podríamos decir que la existencia del correo electrónico en Internet facilitó la posibilidad de conseguir un estándar para la comunicación entre organizaciones.
Nos disponemos, a continuación, a describir a grandes rasgos todo lo que podemos encontrar en un sistema de correo electrónico. Nos fijaremos en los elementos que hay y las acciones que podemos realizar.
Elementos
 | Usuario. Es cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico. No es necesario que sea una persona en concreto, sino que un grupo también puede compartir una misma dirección. Las direcciones de correo electrónico están compuestas por un nombre y un servidor de dominio. Como todos debéis de saber, pueden ser de la forma:
nombre.usuario@servidor.de.dominio.país Si no entendéis la composición de la dirección de correo, tendréis que compararla con la vuestra y ver que:
Dirigíos al núcleo "Sistemas de telecomunicación" con el fin de profundizar más en el mundo de Internet. | ||||||||
| Mensaje. El sistema de correo electrónico sirve para enviar mensajes entre los usuarios que lo comparten. Enviamos un mensaje cuyo contenido acostumbra a consistir en un texto y otros ficheros de cualquier medio que se le anexan o adjuntan. Un mensaje tiene uno o más destinatarios, un asunto que se usa para titular el mensaje y pueden tener otros destinatarios que reciban una copia del mensaje. Estos últimos pueden ser vistos por los otros destinatarios o bien pueden esconderse. | ||||||||
| Bandeja de entrada. Se trata de una carpeta en la que se almacenan los mensajes que ha recibido un usuario. | ||||||||
| Bandeja de salida. Es la carpeta donde residen los mensajes que hay que enviar. Si el ordenador del usuario se conecta a un servidor de correo de forma permanente, no habrá bandeja de salida, pero si el ordenador sólo permanece conectado cuando es necesario, los mensajes pendientes de enviar se hallan en esta bandeja hasta que se establece una conexión y son enviados. | ||||||||
| Bandeja de mensajes enviados. Esta carpeta guarda las copias de los mensajes que se han enviado al servidor. | ||||||||
| Papelera. Es una carpeta a la que van a parar aquellos mensajes que han sido borrados de alguna de las otras carpetas. Es una forma de evitar la pérdida irremediable de un mensaje que hemos borrado y más tarde nos hemos arrepentido de haberlo hecho. | ||||||||
| Servidor. Podríamos asimilar el servidor de correo a las oficinas de correo habituales. Lo que caracteriza al servidor es que cada uno da servicio a sus usuarios (algo parecido a las consignas de los apartados de correos de las oficinas reales). Los servidores reciben los mensajes y los dirigen a sus destinatarios. Cada servidor reconoce los mensajes que van dirigidos a sus usuarios y los guarda hasta que el usuario los recopila. Un servidor es más o menos un sistema informático, hardware y software, que se dedica a esta función. |
Acciones que podemos hacer con el correo electrónico
Les acciones que relacionamos son las más habituales en un sistema de correo electrónico.
| Enviar. Es la acción de hacer llegar el mensaje al destinatario. Esta acción puede ser bien inmediata, si el usuario está conectado al servidor directamente, o bien puede consistir en dos pasos, si no lo está. En este último caso, la acción de enviar sitúa el mensaje en la bandeja de salida. El traslado al servidor se efectuará cuando nos conectemos al servidor. |
| Responder. Permite enviar una respuesta al emisor de un mensaje que nos ha llegado. Tiene la misma funcionalidad que la acción de enviar a un destinatario que ya es conocido. |
| Remitir. Acción de enviar un mensaje que hemos recibido nosotros a otros destinatarios. |
| Guardar. Consiste en guardar un mensaje o un archivo anexado en una carpeta de nuestro espacio de trabajo. |
| Incluir firma. Como es habitual en el intercambio de mensajes, un mensaje electrónico se puede acabar con la firma de quien lo envía. Esta firma puede ser el nombre del autor, también puede incluir otros datos identificativos, como el título o el departamento de quien envía el mensaje, y se puede completar con los datos de localización del firmante, por ejemplo, el número de teléfono, la dirección postal, la dirección de correo electrónico, etc. Además, aprovechando las prestaciones de los sistemas informáticos, la firma puede incluir elementos multimedia, por ejemplo, dibujos, imágenes o incluso pequeños fragmentos de películas de vídeo.
Incluir la firma puede ser una acción manual que se haga al final de cada mensaje, transcribiendo el texto o contenido que nos interesa, o se puede indicar al sistema de correo que la realice de forma automática cada vez que se envía un mensaje. En este último caso, el contenido a incluir se pone en un fichero y se ha indicado al sistema de correo que éste es el fichero que lleva la firma. También hay sistemas que permiten disponer de más de una firma y antes de enviar el mensaje se puede indicar cuál de los ficheros de firma se debe incluir en el mensaje. |
Funcionalidades avanzadas en cuanto al correo electrónico
Listas de mensajes de correo
Las listas de mensajes de correo son una herramienta que permite que una serie de usuarios con algún punto de interés común trabajen de forma conjunta. La manera de funcionar es muy sencilla. Los mensajes que se ponen en la lista pueden recibirlos todos los usuarios que están suscritos a dicha lista. A partir de ahí, encontramos variantes en el funcionamiento:
| El único que puede poner un mensaje en la lista es quien actúa como administrador. |
| Los suscriptores reciben mensajes de la lista principal cada vez que llega uno nuevo. |
| Los suscriptores reciben, periódicamente, los mensajes que se han puesto en la lista en el último periodo. |
| Los suscriptores sólo reciben aquellos mensajes que pertenecen a algún tema de su interés que han manifestado de forma explícita. |
Servidores de listas
Un servidor de listas de correo es un sistema informático que gestiona una o varias listas de correo. Tienen una forma de funcionar muy parecida, aunque encontramos alguna que otra variante. A modo de síntesis podemos determinarlos de la siguiente forma:
| Suscripción. Nos dirigimos al servidor para suscribirnos a algún servicio. Por norma general las órdenes se envían como parte de un mensaje en el que sólo figura la orden que queremos enviar. Hay que anotar el nombre de la lista a la que queremos suscribirnos y nuestra dirección de correo. |
| Pedir información sobre el servidor o una lista. Cuando nos suscribimos a una lista recibimos la información de cómo podemos interaccionar con el servidor, lo cual quiere decir saber el formato de las órdenes que tenemos que enviar para llevar a cabo las acciones que nos pueden interesar. |
| Borrarse de la lista. Es la acción de dejar de pertenecer a la lista a la que previamente nos hemos suscrito. |
Los servidores de listas pueden funcionar en el entorno de Internet o pertenecer a entornos particulares. En todo caso, siempre podremos acceder a dichos servidores por medio del correo electrónico. La tendencia actual es que funcionen en el entorno de Internet.
Noticias
Las noticias son algo así como unas listas de correo especializadas en noticias sobre temas sectoriales. Tienen un tipo de operativa igual o parecido a las listas de correo. Se pueden utilizar para otras cosas que no sean exclusivamente noticias, como, por ejemplo, almacenar acontecimientos de un proyecto en el que están trabajando los miembros de un grupo de trabajo.
Chats o tertulias en línea
Aunque no es un servicio que se derive directamente del correo electrónico, sí que se trata de una manera de poner en contacto dos ordenadores conectados a Internet para intercambiar mensajes en forma de conversación.
Hay dos diferencias relevantes con respecto al correo electrónico. La primera es que la comunicación se establece entre dos ordenadores y no entre dos usuarios de correo, lo cual quiere decir que para entablar una tertulia no se necesita tener una dirección de correo, sino sólo tener un ordenador conectado a un servidor Internet que ofrezca esta posibilidad.
La segunda, que el intercambio de mensajes se hace de forma simultánea. En el correo electrónico, vuestro mensaje puede llegar al destinatario al cabo de unas horas; en una tertulia, en cambio, se presupone un intercambio inmediato y, por lo tanto, tenemos la percepción de estar manteniendo una conversación en línea.
Uno de los programas de chat más conocido es Netmeeting de Microsoft. Este programa presenta una diferencia importante respecto a los primeros sistemas de chat, la entrada al servidor de chat se produce a través de la dirección de correo electrónico.
