Análisis del servicio
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Además de analizar el servicio, es muy importante contextualizarlo dentro de la organización. Esto nos permitirá saber cuál es el punto de partida antes de empezar a planificarlo y nos ayudará a extraer cuáles son los puntos fuertes y débiles de la UI.
En esta fase de diagnóstico del clima de la organización se tienen que valorar tanto las variables objetivas, es decir, las características de la organización en lo referente a la estructura y procesos, como las variables subjetivas, es decir, la percepción que tienen las personas de estas características.
Tenemos que analizar cuál es el lugar de la UI dentro de su organización. Por este motivo, es necesario tener un conocimiento previo de la organización a la cual sirve la UI y ver cómo influye en la UI. Nos tendremos que cuestionar:
 | ¿Cuál ha sido la evolución de la organización? |
| ¿Cuál es su estructura organizativa? |
| ¿Cuál es el lugar de la UI? |
| ¿Qué papel ocupa la información dentro de la organización? Esta pregunta nos permitirá conocer cómo y cuándo es valorado nuestro trabajo. |
| ¿Cuál es su misión? |
| ¿Cuál es su cultura corporativa o valores corporativos? |
| ¿Ha asumido la UI estos valores corporativos? |
| ¿Cuál es la política de recursos humanos? |
| ¿Son incentivados los trabajadores? |
Para saber esto, hay que ser capaz de responder las preguntas siguientes:
| ¿Qué recursos de información necesita la organización con el fin de conseguir sus objetivos? |
| ¿De dónde obtiene la información? |
| ¿Qué esperan las personas clave de la organización de nuestro servicio? ¿Para qué les puede ser útil? |
| ¿Cuáles son los circuitos de información? ¿Quién genera qué y cuáles son los destinatarios? |
| ¿Cómo tenemos que actuar para ayudar a la organización a conseguir sus objetivos? |
En un estudio que la Special Library Association hizo a cien directores de empresas en el año 1995, las tres respuestas más frecuentes a la pregunta "¿qué esperan de la biblioteca o servicio de información?" fueron: tiene que saber interpretar y responder de manera rápida las peticiones, debe ser proactiva y se tiene que saber anticipar a las necesidades, y tiene que contribuir a la estrategia de la empresa.
¿Cómo podemos saber si somos un elemento estratégico para la organización?
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En qué aspectos pone más énfasis: |
la organización |
el servicio |
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¿Qué puntos de coincidencia hay entre el servicio y la organización?
Podemos saber de una manera sencilla hasta qué punto la unidad de información trabaja en consonancia con la organización. Es útil, por ejemplo, hacer una relación de diferentes aspectos y ver hasta qué punto el servicio está en consonancia con la organización. Es necesario hacer una relación de aquellos aspectos especialmente importantes y críticos para la organización en la cual se trabaja.
