Una vez que tenemos claro cuáles son las necesidades de información que nuestro sistema necesita cubrir tenemos que centrarnos en las necesidades del propio sistema.

A continuación, ofrecemos una guía básica para llevar a cabo este análisis.

Las primeras preguntas que nos podemos hacer son:

• ¿Tenemos mucha información?
• ¿Nuestra empresa genera y recibe muchos documentos, sobre temas varios, en diferentes formatos?

Para conocer las necesidades físicas del sistema, el soporte que se le dará a la captura, tratamiento, almacenamiento y distribución de la información, el sistema tiene que ser capaz de describir los flujos de información y la estructura de datos que se usan o deben usarse.

Algunas ideas que pueden ayudarnos a descubrir necesidades de este tipo nos las aporta Mariano Siminiani. Siminiani realiza el análisis teniendo en cuenta las acciones que llevamos a cabo con los documentos:

• Obtener documentos

• Análisis de los documentos

• Gestión con los documentos

• Publicación de los documentos

Después se pregunta en qué entorno gestionamos los documentos:

• Entorno departamental: en estos casos suele haber problemas con la comunicación interdepartamental y no se conciben las tareas dentro de un proceso sino por departamentos.
• Entorno corporativo: en estos casos el sistema de información abarca distintas funciones de la organización. Incluso en el caso de que el sistema se comience implantando en un departamento concreto, no deberemos olvidar la posibilidad de ampliarlo a toda la organización, es decir, tenemos que diseñarlo de forma que pueda crecer e integrarse en otros sistemas mayores.

Y cuando concreta las necesidades físicas del sistema señala algunas como:

• ¿Cómo incorporar documentos externos al sistema?

• ¿Cómo crear documentos?

• ¿Cómo actualizamos documentos?

• ¿Cómo gestionamos distintas versiones?

• ¿Cómo referenciamos los documentos?

• ¿Cómo archivamos los documentos?