Fases para la aplicación de la planificación de recursos humanos
Las fases para su implantación pasan por:
- Aceptación de la planificación por parte de la gerencia
- Aceptación del plan por el equipo directivo
- Características de la planificación
- Determinar el área que hay que planificar
- Fijación del plazo de tiempo que hay que planificar
- Decidir quiénes realizan la planificación
- Creación del inventario de personal y de puestos
Aceptación de la planificación por parte de la gerencia
En principio debería ser la propia gerencia quien impulsara la planificación de recursos humanos, dentro de la planificación general de la empresa, pero esto pocas veces sucederá en la práctica. La iniciativa deberá partir, entonces, de la dirección de recursos humanos.
En cualquier caso, conviene tener muy claro que no es posible iniciar un plan de planificación de recursos humanos si no contamos con el apoyo de la gerencia. En caso contrario, es casi imposible aplicar una planificación de recursos humanos: el fracaso es seguro.
No se trata de que se acepte condescendientemente la propuesta, sino que se debe conseguir que sea la misma gerencia quien descubra la necesidad de la misma y que llegue a la conclusión de incluir la planificación de recursos humanos dentro de la planificación global de la empresa.
Aceptación del plan por el equipo directivo
La aceptación del plan por el equipo directivo es una condición necesaria. Podemos partir de dos supuestos:
- En la empresa existe ya una planificación en otras áreas. En este caso, nos encontramos con una situación positiva y una negativa: la positiva es que el resto de los directivos entenderán nuestra necesidad de planificar; sin embargo, la negativa es que, en su planificación, ya están haciendo una parte de nuestro trabajo. El Departamento Comercial, y en especial el de Producción, ya están trabajando en determinar la plantilla necesaria en sus áreas para alcanzar sus objetivos.
- En la empresa no existe ningún tipo de planificación. El camino aquí es más fácil: el Departamento de Recursos Humanos actúa como iniciador del proceso, con lo cual se encontrará con menos dificultades para convencer a los directivos de que se suban al carro planificador.
Sólo en el caso de que nos vean como colaboradores que podemos mejorar sus previsiones, nos permitirán entrar en su planificación para hacer conjuntamente la nuestra.
Pensemos que si llegamos a este punto, quiere decir que contamos ya con el apoyo de gerencia, con lo cual el objetivo que nos estamos proponiendo es más fácil de alcanzar.
En ambos supuestos, si no contamos con el apoyo del círculo directivo, es imposible aplicar una planificación de recursos humanos.
Características de la planificación
El equipo directivo conjuntamente con la Dirección de recursos humanos deben establecer los términos por los que discurrirá la planificación: se deben determinar los aspectos siguientes:
- Qué objetivos queremos cubrir.
- Qué áreas de la empresa vamos a planificar.
- Qué plazo de tiempo debemos considerar.
- Quiénes van a efectuar la planificación.
- Cuáles son los recursos actuales sobre los que planificar.
- Cuáles son las líneas políticas que nos da la gerencia para iniciar la planificación de recursos humanos.
Determinar el área que hay que planificar
Cada empresa en cada momento tiene unas necesidades y unas posibilidades que bajo el abanico del Área de Recursos Humanos se deberían planificar.
Por supuesto, lo deseable –y éste debe ser nuestro objetivo final– es que la planificación de recursos humanos alcance la globalidad de la empresa.
En la práctica, lo importante es tener claro desde el primer momento hasta dónde se quiere o se puede llegar.
Es necesario iniciar nuestro trabajo por las áreas más fáciles de planificar, en las que vamos a encontrar menos impedimentos (por ejemplo, en el área cuyo directivo se ha mostrado más proclive a que colaboremos con él) y, sobre todo, empecemos por sitios donde es más fácil que las posibilidades de éxito sean importantes, lo que implica aportar datos útiles a la gestión del personal del área de que se trate.
Demostremos que la planificación de recursos humanos tiene una clara utilidad práctica, que tiene efectos positivos en la cuenta de explotación y, poco a poco, el resto verán la utilidad del trabajo de recursos humanos.
Fijación del plazo de tiempo que hay que planificar
Tradicionalmente, y como hemos visto anteriormente, la división temporal suele presentar la estructura siguiente:
- Corto plazo: de uno a dos años.
- Medio plazo: de tres a cinco años.
- Largo plazo: de seis a diez años
En realidad, los teóricos se están dando cuenta de que esta clasificación ya no funciona, dada la rapidez de cambio del entorno en el que se mueven las empresas.
- Hoy por hoy, el corto plazo es el periodo de tiempo (distinto para cada empresa y para cada momento), en que es posible tener cierta seguridad sobre lo que va a suceder y, sobre todo, en que tenemos aún la posibilidad de actuar con efectos bastante inmediatos, para modificar los acontecimientos u optimizar sus consecuencias (por ejemplo, con decisiones sobre contratación, formación, etc.).
- El medio plazo es el periodo de tiempo en que es posible conocer las grandes líneas, y es posible aún hoy tomar decisiones para modificar y prevenir acontecimientos mediante acciones que no tienen un efecto inmediato, (por ejemplo, con el diseño de planes de promoción y formación).
- Cuando hablamos del largo plazo, estamos hablando del futuro, en el que nada es concreto, pero que en cualquier caso hay que suponer algo para ayudar a planificar a medio y a corto, y sobre el que es posible actuar con planes de actuación muy lentos de implantar y con efectos que se notarán sólo a lo largo del tiempo (por ejemplo, con cambios en los estilos de dirección, de cultura, etc).
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| Tened en cuenta que planificar no es acertar; planificar es suponer un camino, para comparar en cada momento dónde estamos con relación a dónde deberíamos estar según lo planificado, y tomar las medidas correctoras oportunas que nos devuelvan a la ruta inicial o bien decidir seguir por la nueva, pero sabiendo siempre dónde estamos en cada momento. | |
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Lo ideal a la hora de planificar, sobre todo si se parte desde cero, sería lo siguiente: planificar las líneas generales a cinco años vista y, dentro de esta planificación, concretar muy bien los dos próximos años para ir así avanzando: cada año concretar uno más y añadir otro como tendencia.
Hay que procurar pasar rápidamente a este sistema, puesto que una buena planificación a corto plazo necesita contar con la información de una buena planificación a medio plazo.
Para pasar a largo plazo, debemos hablar de un nivel de planificación global de empresa muy consolidado. Hablamos de una planificación estratégica propia, como hemos dicho, desde la gerencia.
Decidir quiénes realizan la planificación
Es vital que la planificación de recursos humanos no la efectúe en solitario el Departamento de Recursos Humanos, sino que exista feedback en todo el proceso de aceptación y ejecución de la planificación de recursos humanos.
Se pueden contemplar distintas posibilidades:
- Crear una comisión que cuide de la planificación en general de la empresa, así como de la planificación de recursos humanos. De esta comisión formaría parte el responsable de recursos humanos (o personas de su equipo que él considerase).
- Creación de una comisión que cuide en específico de la planificación de recursos humanos, donde se situaría el Departamento de Recursos Humanos (actuando de impulsor) y los directivos de las distintas áreas en las que se va a planificar.
Éste sería, en teoría, el camino más deseable, en especial si otras áreas se están ya planificando. Puede significar el acceso de la persona de recursos humanos al circulo directivo, si todavía no se encuentra en el mismo.
En este sentido, se podría incluso crear una comisión para cada área, pero esto sólo es un recurso para poner en marcha el proceso; en cuanto éste alcance una mínima madurez, trabajaremos sólo con una comisión.
No es frecuente que los representantes sindicales de los trabajadores participen en la implantación por primera vez de una planificación de recursos humanos; no obstante, no sería descabellado que su intervención se tuviera en cuenta cuando la planificación esté consolidada con éxito y, sobre todo, si el ambiente de relaciones con el comité es el adecuado.
Una vez definido el marco por el que va a discurrir la planificación de recursos humanos, el qué, el quién y el cuánto, se inicia la fase de trabajo propiamente dicha.
Toda la información de la que hablaremos a continuación existe ya en poder de Recursos Humanos, o le es relativamente fácil de obtener. Únicamente falta el hecho de estructurarla y conferirle una utilidad.
Creación del inventario de personal y de puestos
Es imprescindible que el Departamento de Recursos Humanos disponga o cree una completa base de datos, teniendo en cuenta estos dos puntos vitales: los datos de personal y los datos relativos a los puestos de trabajo, ya que tendrá referencia de todas las personas cuyas áreas se precisen planificar, incluyendo todos aquellos aspectos relevantes sobre los trabajadores que nos sean de utilidad en la toma de decisiones.
Existen numerosas vías de obtener la información necesaria para alimentar dicha base de datos y, como ejemplo, os proponemos las siguientes:
- Documentos existentes en poder de Recursos Humanos.
- Ficha de solicitud de empleo.
- Información de los procesos de selección.
- Procesos de promoción.
- Desarrollo de planes de formación y evaluación de las acciones formativas.
- Evaluación del desempeño.
- Datos de nómina: incidencias, cambios de puestos de trabajo, de categoría, evolución, retribución inicial, incrementos salariales, absentismo, horas extras, primas, etc.
