Habilitats específiques de comunicació

Gestió de reunions

  • María Sol Castro Freire

    Doctora per la Universitat de Còrdova. Especialització: Gestió de Recursos Humans i Qualitat. Consultora dels Estudis d'Economia i Empresa de la UOC.

  • Helena Thomas Currás

    Llicenciada en Psicologia. Màster en Direcció de personal i recursos humans. Directora de Producció i Recursos Humans a Nipper, Producciones Audiovisuales. Consultora dels Estudis d'Economia i Empresa de la UOC.

PID_00204353
Cap part d'aquesta publicació, incloent-hi el disseny general i la coberta, no pot ser copiada, reproduïda, emmagatzemada o transmesa de cap manera ni per cap mitjà, tant si és elèctric com químic, mecànic, òptic, de gravació, de fotocòpia o per altres mètodes, sense l'autorització prèvia per escrit dels titulars del copyright.

Introducció

En aquest mòdul de l'assignatura d'Habilitats directives es vol posar en pràctica tot el que hem après fins ara. Hem passat per les habilitats individuals (personals) i per les que tenen lloc en la interacció amb altres persones, o bé entre dues (interpersonals) o entre més persones, com quan parlem de les habilitats grupals.
Totes les habilitats estudiades troben el seu màxim desenvolupament i aplicació en les habilitats de comunicació, sobre les quals ens centrarem en la direcció de reunions. És en l'apartat de "Suplements", suplement C, en què s'expliciten i podrem trobar-les en el nostre manual (Whetten i Cameron, 2011, pàg. 651-671).

Objectius

Aquest mòdul pretén que els estudiants puguin assolir els objectius següents:
Objectius generals

  1. Adquirir els coneixements que facilitin la conducció de reunions eficients.

  2. Preparar reunions mitjançant la realització d'un guió adequat.

  3. Planificar reunions eficaces.

Objectius específics

  1. Plantejar les bases perquè s'efectuïn reunions només quan sigui convenient i necessari.

  2. Triar quins seran els mitjans i els procediments per a aconseguir rendibilitzar el temps invertit en una reunió.

  3. Establir les pautes per a la conducció de reunions eficaces.

  4. Conèixer els avantatges i els inconvenients dels diferents tipus de persones que poden participar en una reunió.

1.Competències

D'entre les competències que les habilitats directives requereixen, en aquest mòdul es pretenen desenvolupar les següents:
Competències genèriques
Competències específiques

  • Habilitat per a analitzar, organitzar i planificar l'activitat professional de manera òptima.

  • Capacitat per a treballar en equip i en xarxa en entorns multidisciplinaris.

  • Habilitat per a gestionar la informació.

  • Capacitat per a recuperar i analitzar informació de diferents fonts per a la solució de problemes i la presa de decisions.

  • Flexibilitat per a treballar en un equip interdisciplinari.

  • Destresa per al treball en equip.

  • Disposició per a la comunicació interpersonal.

  • Habilitat per a comunicar-se amb experts d'altres camps i intercanviar informació.

  • Sensibilitat amb relació a la diversitat i la multiculturalitat.

  • Capacitat per a la crítica i l'autocrítica.

2.Continguts

En aquest cas concret no hi ha una correspondència de mòduls i capítols del llibre, ja que els continguts d'aquest mòdul es troben en el suplement C, "Conducción de reuniones de trabajo" (Whetten i Cameron, 2011, pàg. 651-671).
Breument el mòdul ens remet a quins són els aspectes principals que s'han de tenir en compte per a convertir-se en un planificador i conductor de reunions hàbil, com a primer requisit per a aconseguir l'eficàcia directiva i de les organitzacions.
En la vida laboral tenen lloc massa reunions i més a mesura que s'ascendeix en l'escala jeràrquica. Com més alt és el nivell jeràrquic, més reunions hi ha. Això juntament amb el fet que tenen un elevat cost, no solament econòmic sinó també psicològic, fan necessàries una planificació i una realització correctes. En les reunions té lloc la majoria de la presa de decisions necessària per a la vida empresarial. Aconseguir que siguin productives i que els assistents no les titllin de pèrdua de temps n'assegura l'èxit i l'eficàcia.
Per contra, unes reunions frustrants viscudes com a pèrdua de temps i poc productives allunyaran els futurs participants, impediran arribar als objectius i restaran eficàcia a les reunions.

3.Conceptes rellevants

Preparar reunions eficaces és una tasca que comporta el coneixement i la posada en marxa d'una sèrie de pautes que poden permetre'ns planificar-les.
Al llarg de la nostra vida tots participem en diversos tipus de reunions, tant personals com professionals. Si volem eficàcia cal controlar les anomenades 5 p de reunions eficaces: propòsit, participants, planificació, participació i perspectiva.
Aquest mètode ens indica que els aspectes que cal vigilar són diversos.
1) Propòsit
És a dir, per a què s'ha de fer una reunió. Per a anunciar alguna qüestió relacionada amb la feina? Per a prendre decisions? O per a fer una pluja d'idees (en anglès brainstorming)? Només en els dos últims casos s'ha de plantejar la reunió. En el primer cas es poden utilitzar altres mitjans més ràpids i econòmics. Cal valorar al màxim la utilitat de la reunió i fer-la només quan sigui imprescindible.
2) Participants
Qui assistirà a la reunió? Caldrà decidir qui, quants, com i per què han d'acudir-hi.
a) La mida és una de les variables que cal controlar. Si hi ha molts assistents no es podran prendre bé les decisions ni tampoc intercanviar-se la informació. I si són pocs tampoc no s'assoliran els objectius previstos per falta d'informació i d'assistents. Pot fins i tot faltar alguna persona clau.
b) La composició de la reunió també cal determinar-la. Cal analitzar una altra sèrie de dimensions bipolars relacionades amb els participants: quins són els avantatges de cert tipus de grups enfront d'altres:

  • un grup homogeni que treballa més compenetrat però que té menys punts de vista i menys conflictes, o

  • un grup heterogeni que aporta més riquesa però que ha de passar més temps desenvolupant-se i resolent els conflictes, les enveges i les desavinences.

Una altra dimensió és la que correspon al tipus de comportament dels assistents: des de la competència fins a la cooperació. En aquest últim cas sempre serà preferible la cooperació com una forma d'aconseguir els objectius grupals, ja que la cooperació facilita un acompliment millor i aconsegueix nivells de satisfacció superiors.
Finalment, entre el binomi tipus d'activitat-procés les reunions seran millors si es produeix un equilibri entre totes dues situacions. Els participants corresponents al tipus activitat busquen aconseguir objectius, assoliments, metes per al grup. Mentre que els centrats en el procés el que pretenen és aconseguir una bona participació i la satisfacció dels participants.
c) Les habilitats, com un altre dels elements que cal determinar, es refereixen a les competències que tenen aquells que assisteixen a la reunió. Ja les coneixem: genèriques i específiques. És bàsic en aquest cas que hi assisteixin aquells que:

  • coneixen els problemes,

  • aporten solucions,

  • controlen els recursos,

  • tenen el poder de prendre les decisions.

Totes aquestes persones han d'estar incloses en la reunió perquè sigui efectiva. És possible que hi hagi qui pugui reunir una o diverses d'aquestes competències alhora.
3) Planificació
En aquest cas, una preparació correcta de què es farà i quan es farà ajuda a assolir els objectius de la reunió. Per a això ens faciliten una sèrie de normes que s'han de complir. Des de la que fixa la data de la convocatòria fins als documents que cal aportar prèviament perquè els assistents en tinguin coneixement i puguin debatre els temes. Això sí, és fonamental que aquests documents hagin estat consultats i estudiats prèviament pels participants. Aquesta és la seva responsabilitat en l'èxit de la reunió. Hi ha a més unes regles o normes per al desenvolupament de la reunió: dividir-la en apartats segons els temes, complir els horaris, etc.
4) Participació
Cal aconseguir que tots els assistents participin activament en la reunió perquè així se sentin compromesos amb els resultats i les solucions que s'hi aportin.
Per a això caldrà establir pautes de comportament:

  • presentar els assistents, si no es coneixen d'abans,

  • establir les regles bàsiques –tant de participació com de decisió–,

  • utilitzar mètodes multimèdia per a mantenir l'interès i l'activitat,

  • estimular la participació de tothom de manera equilibrada i, per descomptat,

  • utilitzar la retroalimentació en forma de resum dels acords presos.

5) Perspectiva
Després de cada reunió convé fer-ne una avaluació per a controlar els possibles errors comesos i reforçar els aspectes que han permès aconseguir els objectius. Utilitzant la fórmula MDI (mantenir, detenir i iniciar) podem obtenir una visió ràpida dels participants sobre com es va desenvolupar la reunió. Així, des de la distància és més fàcil corregir, canviar i reforçar per a la pròxima sessió.
Però en les reunions no tothom fa el paper de director o de moderador. Hi ha altres participants la conducta dels quals farà que la sessió sigui eficaç. Decidir si s'hi acudeix o no, preparar-se el material facilitat, ser puntual, donar i rebre informació, aclarir dubtes, i sobretot procurar no ser un obstacle per al desenvolupament de la reunió.
Amb aquests elements aconseguirem els objectius marcats a l'hora d'assistir a la reunió de treball, o bé com a càrrec directiu, o bé com a simple participant.

4.Planificació de l'estudi

Objectius

  • Adquirir els coneixements que facilitin la conducció de reunions eficients.

  • Preparar reunions mitjançant l'elaboració d'un guió adequat.

  • Planificar reunions eficaces.

  • Plantejar les bases perquè s'efectuïn reunions només quan sigui convenient i necessari.

  • Elegir quins seran els mitjans i els procediments per a aconseguir rendibilitzar el temps invertit en una reunió.

  • Establir les pautes per a la conducció de reunions eficaces.

  • Conèixer els avantatges i els inconvenients dels diferents tipus de persones que poden participar en una reunió.

Continguts

1) Conduir reunions

Materials

D. Whetten; K. Cameron (2011). Desarrollo de habilidades directivas (8a. edició). Mèxic: Editorial Pearson / Prentice Hall. Material base de l'assignatura:

Annex C. "Conducción de reuniones de trabajo", pàg. 651-671.

Guia d'aprenentatge del mòdul

Activitats

Lectura de l'annex C

Prova d'avaluació contínua (PAC) proposada pel consultor

Treball individual amb qüestionaris. En aquest cas no apareix un exercici d'autodiagnòstic. Tanmateix és important que l'estudiant faci una autocomprovació amb alguna reunió a la qual hagi tingut oportunitat d'assistir recentment.

Discussió de casos en grup en l'espai de debat o en el fòrum. (Feu l'exercici de la pàgina 661 amb alguna reunió en què s'hagi participat i comenteu-ho a l'aula.).

Temps

30 hores

5.Pautes de lectura

En aquest mòdul es continua treballant amb el tercer nivell de les habilitats de grup, en concret les de comunicació a través de la conducció de reunions.
Comença el suplement amb una breu guia per als organitzadors i participants en les reunions (pàg. 652) en què es fa un repàs sobre els costos i els beneficis de les reunions per a les empreses.
S'analitza després el mètode de les 5 p de les reunions eficaces amb nombrosos exemples i consideracions sobre aquestes, i fins i tot es donen arguments a favor que no es duguin a terme les reunions si no es garanteixen els mínims resultats esperats.
Proposa ser un participant actiu, i convé prendre nota de tot el que suggereix en l'apartat de participació (pàg. 653).
Quant a la planificació, és important revisar les regles que proposa Tropman (1996), ja que serveix d'avís de navegants per evitar introduir massa temes en l'ordre del dia. Per a això suggereix onze regles, totes enfocades a aconseguir una agenda àgil i realista (pàg. 654).
També és important conèixer les diverses formes de participació i conèixer bé quines són les normes per a la presa de decisions, informació continguda en la pàgina 655.

6.Recomanacions sobre les activitats

És necessari que aquest mòdul es complementi amb tot el que heu après en el mòdul "Habilitats de grup" sobre el treball en equip i sobre equips efectius per a millorar les reunions.
Com que en aquest suplement ens trobem amb poques activitats per a fer, i ja que en el mòdul "Habilitats de grup" se'n van fer diverses sobre els equips de treball, podem reprendre l'activitat 3 (pàgina 529) i aplicar el mètode de les 5 p de reunions eficaces per a comprovar si s'han complert en aquesta reunió.
Un exercici molt útil, que es recomana especialment perquè és fàcil d'aplicar, és el de "diagnòstic de rols". No solament podem fer-lo en sessions de treball, sinó que podem aplicar-lo també al nostre entorn familiar. Posaríeu el nom dels vostres familiars o amics a les funcions o rols exercits? Heu assistit a alguna assemblea d'algun club esportiu, d'alguna organització? Intenteu identificar quin paper fa cada un dels assistents.
Les guies de comportament, que apareixen al final, ens serveixen per a reflexionar sobre el mètode de les 5 p. Es poden fer unes fitxes de comprovació per a utilitzar-les quan posem en pràctica les nostres noves habilitats.
Ens hem d'acostumar a avaluar totes les reunions a les quals assistim i més si en som els organitzadors, per tal d'evitar caure en errors i poder rectificar abans de temps. Per a això hem d'utilitzar el full de treball que ens presenten en la pàgina 661. Quan en tinguem uns quants serà útil fer una reflexió sobre quins són els errors comesos més freqüentment.

Glossari

avaluació f
Interpretació o atribució de significat als esdeveniments físics o socials implicats en situacions emocionals.
atracció f
Sentiments positius cap a una altra persona.
cohesió social f
Grau de consens sentit pels membres d'un grup social en la percepció de pertinença a un projecte o situació comuna.
comunicació no verbal f
Transmissió d'informació i influència que exerceix una persona mitjançant senyals físics i conductuals.
cooperació f
Comportament similar a la conducta d'ajuda que inclou dues o més persones que treballen conjuntament cap a una meta comuna que beneficiarà tots dos.
eficàcia f
Compliment d'un treballador o d'una empresa de la feina assignada. Es relaciona comunament amb la capacitat de consecució d'uns objectius de treball en el temps assignat i amb la qualitat i cost requerits.
eficiència f
Des d'un punt de vista no qualitatiu, respon a la consecució d'objectius amb el menor consum de recursos, i, per tant, pot mesurar-se tan sols en termes comparatius.
interdependència f
Grau en el qual en una relació es fan activitats comunes i es tenen objectius i interessos compartits.
participació f
Col·laboració activa de l'empleat en les activitats de l'empresa. Implica més compromís i integració amb els objectius de l'empresa i una actualització contínua dels seus coneixements.
persuasió f
Canvi intencionadament buscat que ocorre en les actituds de les persones com a conseqüència de la seva exposició a una proposta persuasiva.
programa m
Esquema que comprèn un conjunt d'activitats organitzacionals amb l'exposició de les accions corresponents i la seva assignació a persones concretes, en què s'especifiquen les fases d'execució, l'ordre establert, la seva diagramació i la seva seqüència temporal, els recursos necessaris i la previsió de resultats d'acord amb la realització efectiva, segons la programació feta.
suport social m
Sentiment que es compta amb el suport dels altres. Generalment es divideix en quatre components: emocional, instrumental, empàtic i informatiu.

Bibliografia

Bibliografia bàsica
D. Whetten; K. Cameron (2011). Desarrollo de habilidades directivas (8a. edició). Mèxic: Editorial Pearson / Prentice Hall.
Desenvolupa les principals habilitats directives necessàries avui dia per a treballar amb equips de persones diverses i assolir alts nivells d'acompliment. Molt complet pels instruments de treball que ofereix, els casos que planteja i les guies de respostes dels apèndixs.
Bibliografia complementària
D. Seeking; J. Farrer (2000). Cómo organizar eficazmente conferencias y reuniones. Madrid: FC Editorial.
Obra senzilla, amena i pràctica, amb gran quantitat d'exemples que poden servir de referència en aquesta matèria. Útil als que s'enfronten tant a l'organització d'una activitat senzilla com a una de complexa: des d'una reunió fins a una conferència, però també esdeveniments socials. Especialment recomanat per a persones amb càrrecs directius i personal administratiu.
B. Demory (1992). Cómo dirigir y animar reuniones de trabajo. Bilbao: Ediciones Deusto.
B. Demory (1998). Dirija sus reuniones. Ediciones Granica.
Dos llibres del mateix autor, expert en comunicació i en creativitat. En el primer fa referència a les qualitats d'un director, la preparació de les reunions, com iniciar-les i com solucionar els bloquejos que impedeixen la consecució d'objectius, i com tancar o acabar una reunió. En el segon planteja com dirigir reunions contestant seixanta preguntes sobre el tema.
R. F. Miller (2000). Organice sus reuniones de manera óptima en una semana. Ediciones Gestión 2000.
Aquest llibre proposa una sèrie d'idees i principis organitzatius destinats a potenciar els aspectes positius de les reunions i minimitzar el risc de fracàs. Les reunions de treball són una arma de doble tall: per una part permeten la coordinació, possibiliten el contrast d'idees, afavoreixen les visions de conjunt; per l'altra, mal aprofitades, poden ser una pèrdua de temps i un veritable llast per a la productivitat.
J. García Jiménez (2000). La comunicación interna. Madrid: Ediciones Díaz de Santos.
Aquesta obra, el principal tema de la qual és la comunicació interna de les organitzacions, té un capítol, el 13, dedicat a la celebració de reunions que pot ser molt útil per a completar els coneixements que es donen en aquest mòdul.
J. E. Tropman (1996). Effective meetings: Improving group decision making. Londres: Thousand Oaks.
Webgrafia
D. Seeking; J. Farrer (2000). Cómo organizar eficazmente conferencias y reuniones. Madrid: FC Editorial. [Data de consulta: 6 d'abril de 2009]. http://books.google.com.ar/books?id=jcYmfO8MFugC&printsec=frontcover&source= gbs_summary_r&cad=0#PPP1,M1
Demory, B. (1998). Dirija sus reuniones. Ediciones Granica. [Data de consulta: 6 d'abril de 2009]. http://books.google.com.ar/books?id=G4Jaj20W77oC&printsec=frontcover&dq= Bernard+Demory&lr=#PPA1,M1