Concepto de sistemas de información de comunicación |
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Sistemas de información de comunicación
Los sistemas de información de comunicación tienen como objetivo poner en contacto a todos los miembros de la organización. Esta comunicación puede ser para el intercambio de mensajes (correo electrónico), para intercambiar opiniones y puntos de vista en proyectos en común (trabajo en grupo) o para comunicar de forma general alguna opinión o idea (tableros electrónicos de noticias).
Estos tipos de sistemas de información se dirigen a todos los niveles de la gestión y manejan una información que puede estar más o menos formalizada; aunque, en cualquier caso, poco estructurada (consultad "Entornos de información").
La intención de los sistemas de información de comunicación es servir de apoyo en las actividades de comunicación que se presentan en la organización. Es cierto que las necesidades de comunicación en la organización son muy variadas y que pueden presentarse de muchas maneras. Desde el punto de vista del tratamiento que puede darse a estas necesidades, mediante el uso de las tecnologías de la información, tenemos que reconocer que sólo podemos cubrir una parte reducida de todas las que podríamos hallar en las organizaciones.
Con el trabajo de estos núcleos de conocimiento pretendemos analizar las posibilidades que las tecnologías de la información ofrecen para tratar algunas de las necesidades de comunicación; en cualquier caso, pretender otra cosa estaría fuera del alcance de esta asignatura.
Otros tipos de sistemas de información
En el núcleo "Niveles del sistema de información" proponemos una tipología de los sistemas de información enfocada a servir de apoyo las necesidades de información de una organización en función del nivel de gestión desde el que nos interese tener perspectiva. En el núcleo mencionado, además de los sistemas de información de comunicación, se citan los sistemas de información operacionales y los sistemas de información informacionales. Asimismo, se hace mención a los sistemas de información que se orientan a la gestión del conocimiento.
Los sistemas operacionales tienen como objetivo ofrecer soporte a las tareas operativas de tratamiento de la información que se realizan en las empresas. Como podéis imaginar, las necesidades de tratamiento de información para las tareas operativas y para la toma de decisiones son bastante diferentes.
Los sistemas informacionales se orientan a manejar la información necesaria para servir de apoyo al proceso de toma de decisiones. Se diferencian de los operacionales en el sentido de que éstos tienen como objetivo servir de apoyo a las tareas operativas de tratamiento de la información que se llevan a cabo en las empresas.
Descripción de los sistemas de información de comunicación
Componentes que podemos encontrar
En un sistema de información de comunicación podemos encontrar, principalmente, los siguientes elementos:
 | El correo electrónico. Como es evidente, el correo electrónico es el elemento principal y en el que se basa el sistema de comunicación. No es imprescindible tener un servicio de correo electrónico para poder comunicarse con los miembros de una organización, pero hoy día es una tecnología muy básica y al alcance de casi cualquier organización. En el futuro, no sería ningún escenario inverosímil que la dirección de correo electrónico estuviese relacionada con la persona y las organizaciones no tuviesen que ofrecer la infraestructura. Sería, en tal caso, una especie de servicio público. |
| Las agendas electrónicas. Estas agendas son una reproducción de los calendarios que todos utilizamos para ordenar nuestra mente ante nuestros compromisos. El hecho que nos impulsa a destacarlas es que estas agendas se tratan de forma compartida, de manera que podemos asignar recursos que afecten a unas cuantas agendas por medio de un organizador central. El efecto más inmediato es contar con la posibilidad de buscar un horario disponible para una reunión en la que tienen que participar varios componentes de la organización. |
| Las herramientas de trabajo en grupo. Las herramientas de trabajo en grupo sirven para agilizar el uso de la información que deben compartir los miembros de un grupo que trabajan en proyectos comunes. Dichos miembros pueden compartir documentos de texto que todos necesiten, gráficos que están desarrollando en común, así como algunos elementos más. |
| La intranet. Un punto de partida de las intranets fue una red web pensada para el uso en una organización. Las aplicaciones que incluyen suelen ser, en un principio, para compartir información o bien de trabajo en grupo. La evolución de las intranets parece llevarlas a ser utilizadas como punto de entrada a cualquier aplicación informática que tenga que utilizar el personal de una organización. La característica más diferencial de la intranet es que sólo es accesible para los miembros de la organización. |
| Flujo de trabajo. Las herramientas de control y supervisión del flujo de trabajo (Work Flow) sirven para mecanizar el control de las tareas que se realizan con el fin de alcanzar un objetivo determinado. Las tareas que pueden controlarse tienen que ver con el hecho de hacer algo (enviar un mensaje) o esperar a que una o más personas acaben un trabajo (revisar un documento o distribuir tareas) realizado entre diferentes participantes. El objetivo de estas herramientas es agilizar las tareas del trabajo de gestión de información y de comunicación entre los miembros de una organización. |
Características que los identifican
Ya hemos comentado antes que el objetivo de los sistemas de información de comunicación se centra en satisfacer las necesidades de comunicación de los miembros o de las aplicaciones de una organización. Lo que las identifica con respecto a los otros tipos podría ser esta serie de características:
| Información multimedia. En general, excepto en organizaciones de sectores muy concretos, la información que se maneja en sistemas de información operacionales e informacionales es textual y no contiene imágenes, sonidos o vídeos. En la comunicación personal es imprescindible poder manejar cualquier tipo de medio; un sistema de información de comunicación tiene que ser capaz de tratar información multimedia. |
| Operativa muy estructurada. Las necesidades de comunicación no presentan muchas diferencias de una organización a otra, lo cual provoca que las actividades que hay que hacer, como, por ejemplo, enviar un mensaje, responderlo, guardarlo, convocar una reunión, etc., sean comunes a todas las organizaciones y, por lo tanto, que no existan diferencias entre los sistemas informáticos que soportan estos servicios de información. La operativa de estos sistemas está muy estructurada porque también está muy bien definido qué hay que hacer en cada caso. No obstante, este hecho no nos debe hacer pensar que la operativa sea fácil, puesto que no lo es, pero se sabe muy bien qué hay que hacer. |
| Funcionalidad variada y dispersa. Las capacidades y necesidades de comunicación que tiene una persona pueden ser tan variadas como su imaginación le permita. Y este hecho provoca que sea muy complicado que una herramienta informática pueda apoyar todas sus capacidades o satisfacer las necesidades de cualquiera. Las herramientas que sirven de apoyo van ampliando su abanico de prestaciones, pero siempre estarán abiertas a incorporar nuevas funcionalidades. |
Formas de mecanizarlos
La tendencia actual es que las herramientas que sirven de apoyo a los sistemas de información de comunicación cubran un cierto conjunto de prestaciones y que se presenten como plataformas estándar con un amplia utilidad.
Por norma general, están preparadas para interactuar con otras aplicaciones o para ser adaptadas a las particularidades de cada organización.
Elementos de información
En los sistemas de información de comunicación, los elementos de información que se utilizan tienen las siguientes particularidades:
| Información. La información que maneja el sistema de comunicación tiene que ver con la identificación de quienes la utilizan y con aquello que quieren comunicar quienes la usan. Así, serán elementos de información los usuarios, con todos sus datos (nombres, apellidos, situación, etc.), y los grupos de usuarios que tienen intereses comunes; pero también los mensajes enviados, las reuniones fijadas o las tareas que se organizan en el control del flujo de trabajo. |
| Actividades. Las tareas que se llevan a cabo en el sistema de información de comunicación tienden a reproducir la comunicación establecida entre los miembros de las organizaciones: enviar un mensaje, poner un documento al alcance de un grupo de trabajo, etc. |
| Sistema informático. Los sistemas informáticos suelen ser paquetes especializados, ya que, como hemos dicho antes, no tienen que presentar una problemática muy individualizada; en el fondo, en todas las organizaciones, las formas de comunicarse son parecidas. Las características de estas herramientas son propias de la condición humana más que de las organizaciones por sí mismas.
Hoy en día podemos encontrar bastantes paquetes para resolver la problemática de las comunicaciones en las organizaciones. De todas maneras distinguimos la plataforma que ofrece Microsoft y la que ofrece IBM.
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| Tecnologías de la información. Las tecnologías de la información que sirven de apoyo a la comunicación se extienden a todos los campos de la vida cotidiana. Los terminales de comunicación aprovechan todas las posibilidades que las telecomunicaciones ofrecen. La forma más habitual de acceder a los sistemas de comunicación es mediante el ordenador personal. De todas formas, ya se están utilizando otros aparatos que integran diferentes modos de comunicación, por ejemplo, las agendas electrónicas (identificadas por las siglas PDA), que son instrumentos de bolsillo que se pueden usar como terminales para atender el correo electrónico y hacer otras herramientas de tratamiento de la información. Algunos de estos terminales también se pueden utilizar como aparatos de telefonía móvil. |
