Cierre del proyecto
![](/daisy/Materials/img/uoc_masterbrand.png)
Índice
Introducción
![Figura 1. La etapa de cierre en el ciclo de gestión de proyectos](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153566/html5/img/76527_m7_01.gif)
Objetivos
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Mostrar los principales procesos incluidos en la etapa de cierre del proyecto y los aspectos clave de un cierre exitoso, en particular, la aceptación de los productos y la transición a operaciones.
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Explicar las situaciones y momentos que pueden generar un cierre abrupto de un proyecto y cómo deben manejarse.
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Explicar la importancia de la evaluación de los resultados del proyecto posteriores a su implantación y mostrar algunas técnicas habituales de evaluación.
1.Cerrar el proyecto. Temas y aspectos clave
Temas clave en el cierre de proyecto
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Finalizar el producto o servicio TIC de acuerdo con las especificaciones.
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Establecer una lista de las cuestiones pendientes para cerrar el proyecto y gestionar
su progreso hasta el punto en el que se pueda considerar el cierre.
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Establecer un plan de transición del producto desde el equipo de proyecto hacia sus
usuarios y el equipo de mantenimiento asignado, que incluirá las tareas que habrá
que realizar tras la entrega y las habilidades que se deberán desarrollar o de las
que habrá que disponer, para mantener o mejorar sus resultados.
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Asegurar el mantenimiento tras el cierre del proyecto, y diseñar un plan específico
que incluya las revisiones y modificaciones previstas, el enfoque de recursos dedicados
al mantenimiento y quién ejecutará el plan.
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Planificar la reintegración de los miembros del equipo en sus posiciones de línea,
y asegurar su reinserción en su lugar de trabajo normal o proponer un nuevo puesto
de trabajo en la organización.
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Finalizar la documentación de proyecto (y del producto) en el cierre, y cubrir todos
los aspectos de diseño, construcción y uso.
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Finalizar la formación de usuarios, en tanto que todas las personas y organizaciones
afectadas por el nuevo sistema han participado de la formación.
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Realizar la valoración final de proyecto en dos ámbitos: cumplimiento de los objetivos
propuestos y contraste final del plan con la realización (en términos de alcance,
tiempos, recursos y coste final).
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Medir el grado de satisfacción del cliente con los resultados producidos por el proyecto.
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Medir y valorar la aportación de cada uno de los miembros del equipo según los resultados
de las tareas asignadas, las capacidades y habilidades demostradas, el apoyo personal
al éxito colectivo, las lecciones aprendidas y las recomendaciones para el plan de
carrera profesional.
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Realizar el cierre económico del proyecto, firmar el estado de costes finales del
proyecto comparado con el presupuesto disponible y proceder al cierre de facturación.
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Firmar la aceptación final de todos los entregables del proyecto.
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Realizar la entrega formal del producto (entregables de producto y documentación de
proyecto) a la organización de línea.
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Firmar el cierre contractual del proyecto.
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Proceder al inventariado y archivo de todos los documentos y trabajos intermedios.
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Identificar nuevos proyectos potenciales a partir de los resultados del proyecto.
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Documentar las lecciones aprendidas y la referencia del proyecto para nuevos proyectos.
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2.Los procesos de cierre
![Figura 2. Componentes del proceso de cierre](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153566/html5/img/76527_m7_02.gif)
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El acta de aceptación.
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El Informe de cierre.
3.La gestión del proceso de cierre
3.1.Obtener la aceptación del cliente
![Figura 3. Ejemplo de formulario de Acta de aceptación](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153566/html5/img/76527_m7_03.gif)
![76527_m7_04.gif](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153566/html5/img/76527_m7_04.gif)
3.2.La transición a operación
3.3.La documentación de cierre
Documento de cierre
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Acta de constitución del proyecto
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Plan de proyecto:
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Organización del proyecto
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Plan de pruebas y resultados
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Informes de progreso
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Peticiones de cambios
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Informes de aprobación de cambios
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Presentaciones e informes significativos del proyecto
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Correos y correspondencia relevante
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Contratos
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![Figura 4. Ejemplo de formulario de Informe de cierre](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153566/html5/img/76527_m7_05.gif)
![76527_m7_06.gif](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153566/html5/img/76527_m7_06.gif)
3.4.Informe de post-implantación
3.4.1.Lecciones aprendidas
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La descripción del proyecto según los objetivos de negocio, el alcance, el enfoque y los resultados obtenidos.
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La clasificación de los proyectos en éxitos y fracasos, y el conocimiento de las razones de los mismos (condiciones externas, efectividad en la implantación, etc.).
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La elaboración de recomendaciones para evitar los fracasos y asegurar los éxitos.
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Los indicadores de necesidades de tiempos, recursos y presupuesto para trabajos específicos, que puedan aprovecharse en proyectos de naturaleza similar.
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La documentación de materiales relevantes del proyecto a los cuales se puede acceder.
Elementos de la base de datos de conocimiento del proyecto
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1) Descripción del proyecto
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2) Valoración del proyecto
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3) Indicadores de gestión del proyecto
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4) Índice de la documentación disponible
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5) Personas de contacto del proyecto
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6) Bases de datos en las que hay información del proyecto
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7) Administración de la base de datos
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3.4.2.Evaluación del equipo
3.5.Celebración
4.Cierre abrupto del proyecto
Razones para la terminación abrupta de un proyecto
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¡Cuidado con los entusiastas! Un buen equipo tiene una sabia combinación de entusiastas, realistas y acaso también pesimistas, o al menos escépticos. Identificar pronto la emergencia y el desarrollo de la cultura de "fe ciega" dentro del proyecto o de la empresa.
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Establecer un sistema de alarma anticipada. El trabajo por subproyectos e hitos permite, si se hace correctamente, identificar en cada fase del trabajo los signos de incumplimiento o desviaciones muy significativas. Si éstas alcanzan una proporción en tiempo, calidad o coste significativos, si constituyen una tendencia, si se sobrepasan los niveles de riesgo y contingencia autorizados o si no se activan los planes de contingencia... todos estos son motivos de alarma.
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Establecer un plan de salida. No basta realizar preguntas o registrar los motivos de alarma, se trata de recoger evidencias y ponerlas de manera sensible pero clara delante de los órganos de dirección del proyecto o, si no es suficiente, de la gerencia de la empresa, y a continuación elaborar y ejecutar un plan de salida.
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Poner un champion, o responsable del plan de salida, dotado de gran credibilidad interna, capaz de enfrentarse al nivel de hostilidad que se producirá en la organización y de afrontarlo sin miedo. El responsable de la salida no es un crítico o un intelectual, es un ejecutivo que se pone manos a la obra para cerrar un proyecto fallido.
5.Cierre de los contratos
![Figura 5. Componentes del proceso de gestión de cierre contractual](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153566/html5/img/76527_m7_07.gif)
6.Evaluación de un proyecto después del cierre
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Resultados de operación.
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Resultados de adopción ("de aceptación", para estos autores).
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Resultados técnicos.
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Resultados de negocio.
Beneficio
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Beneficiario
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Individuos
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Departamentos funcionales
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Organización
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Eficacia
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Mejoras en el trabajo
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Mejoras funcionales
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Mejoras en el servicio
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Efectividad (transformación)
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Extensión de los diferentes roles
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Redefiniciones funcionales
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Innovaciones en el producto
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6.1.Los resultados del negocio
7.Resumen
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El acta de aceptación.
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El Informe de cierre.