Seguimiento y control del proyecto
![](/daisy/Materials/img/uoc_masterbrand.png)
Índice
- Introducción
- Objetivos
- 1.Los procesos de seguimiento y control
- 2.Seguimiento y control integrado del proyecto
- 3.Control integral de cambios
- 4.Control del alcance
- 5.Control del calendario
- 6.Controlar los costes
- 7.Realizar el control de calidad
- 8.Reporting
- 9.Control y seguimiento de los riesgos
- 10.Control de contratos, compras y proveedores
- 11.Resumen
Introducción
![Figura 1. El seguimiento y control de proyecto dentro del ciclo de gestión de proyecto](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00215818/html5/img/76527_m6_01.gif)
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Supervisar la ejecución del proyecto, comparándolo con el plan de gestión del proyecto y las diferentes líneas base de rendimientos esperados.
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Controlar cambios y recomendar acciones preventivas para anticiparse a posibles problemas.
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Influir en los factores que pueden producir cambios fuera del control integrado de cambios, para asegurar que sólo se implementan los cambios aprobados.
Objetivos
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El sentido de este macroproceso (o grupo de procesos, o etapa, según las diferentes denominaciones) dentro del ciclo completo de la gestión del proyecto, los diferentes procesos que lo componen, cuáles de éstos son clave y cuáles son los documentos o entregables principales.
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El contenido, aplicaciones y entregables del proceso general de control integrado del proyecto.
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El contenido, aplicaciones y entregables de los procesos clave de control de cambios, control del alcance, control del calendario, control de costes y control de calidad.
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Información del progreso y rendimiento del proyecto (reporting).
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Control de riesgos.
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Control de compras y contratos.
1.Los procesos de seguimiento y control
2.Seguimiento y control integrado del proyecto
![Figura 3. Entradas, técnicas y herramientas, y salidas del proceso de seguimiento y control integrado del proyecto](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00215818/html5/img/76527_m6_03.gif)
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Comparar el rendimiento real del proyecto con el previsto en el plan.
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Evaluar los rendimientos para determinar si hace falta aplicar acciones preventivas o correctivas y recomendar las más adecuadas.
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Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y hacer un seguimiento de los riesgos existentes.
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Mantener una información precisa sobre los productos del proyecto.
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Proporcionar información adecuada para los informes de estado, mediciones del grado de progreso y proyecciones.
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Proporcionar proyecciones del cronograma y costes actuales.
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Hacer un seguimiento de la implementación de los cambios que se produzcan.
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Adición o eliminación de tareas, hitos o entregables.
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Revisión de la estimación o calificación de los recursos asignados a una tarea. Cambios o adiciones en el equipo de trabajo.
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Revisión de los estándares de calidad en un tema concreto, por ejemplo, reducción de algunas de las pruebas, o aligerar alguna de las políticas corporativas, aprobaciones, etc.
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Revisión o aumento del presupuesto y tiempo de realización total o por fases del proyecto.
3.Control integral de cambios
![Figura 4. Entradas, técnicas y herramientas y salidas del proceso de control integrado de cambios](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00215818/html5/img/76527_m6_04.gif)
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Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambios de forma adecuada y rápida, incluyendo también las acciones preventivas y correcciones de defectos.
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Documentar el impacto total de las solicitudes.
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Administrar los cambios aprobados.
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Mantener la integridad de las líneas base, incorporando en el plan del proyecto y otros documentos los cambios aprobados, y sólo los aprobados.
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Coordinar los cambios que afecten a diferentes áreas o líneas base.
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Influir en los factores que afectan al control integrado de cambios, de forma que sólo se implementen los cambios aprobados.
4.Control del alcance
![Figura 5. El proceso de control del alcance](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00215818/html5/img/76527_m6_05.gif)
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El plan de gestión del proyecto, del que obtiene la información de la línea base del alcance, cómo se gestionan los cambios, los requisitos, la configuración y cómo se controla el propio alcance.
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Requisitos y, si la hay, matriz de trazabilidad de requisitos.
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Información sobre el rendimiento del proyecto, en concreto la situación de los diferentes entregables que están en producción en cada momento, su estado, grado de avance y otros.
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Activos de procesos de la organización, con información sobre criterios, procedimientos, buenas prácticas, entre otros, de cómo se debe controlar el alcance.
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Actualizaciones del plan de gestión del proyecto; este proceso actualiza las líneas base, utilizando, por otra parte, los procesos correspondientes de acuerdo con el tipo de modificación de la línea base que sea (requisitos, alcance, EDT).
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Actualización de documentos del proyecto, tales como los requisitos, la matriz de trazabilidad y otros involucrados, como en el caso de un proyecto de software podría ser el documento funcional.
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Mediciones del rendimiento del trabajo, comparando el rendimiento esperado con el rendimiento real: ésta es una de las informaciones que se comunicarían a los interesados cuando se informa del rendimiento del proyecto.
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Actualizaciones de los activos de procesos de la organización, en el caso de que se hayan detectado, p. ej., nuevas causas de desviaciones que tengan que ser documentadas, o nuevas acciones que no se habían planificado; en sentido amplio, hablaríamos de "lecciones aprendidas".
5.Control del calendario
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Determinar el estado actual del cronograma del proyecto.
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Influir sobre los factores que generan cambios en el cronograma.
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Identificar si el cronograma ha cambiado y por qué.
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Gestionar los cambios reales a medida que se van produciendo.
6.Controlar los costes
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Influir sobre aquellos factores que puedan alterar la línea base del coste.
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Asegurar que todas las solicitudes de cambios se gestionen de forma adecuada.
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Gestionar los cambios reales a medida que se van produciendo.
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Asegurarse de que los gastos no sobrepasen los costes autorizados, tanto parcialmente como en su totalidad.
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Realizar un seguimiento de la línea base de coste del proyecto para detectar posibles variaciones y comprender las causas que lo han provocado.
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Controlar el rendimiento del trabajo realizado.
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Evitar los cambios no aprobados.
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Informar de los cambios aprobados a los interesados.
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Mantener los sobrecostes dentro de límites aceptables.
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Valor planificado (PV): coste presupuestado del trabajo planificado hasta la fecha de control (ver proceso de "preparar el presupuesto"); el valor planificado total es la línea base del presupuesto del proyecto.
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Coste real (AC): costes reales incurridos hasta la fecha de control, asociados al trabajo realizado.
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Valor ganado (EV): coste presupuestado del trabajo real realizado hasta la fecha de control.
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Variación del cronograma (SV): EV - PV.
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Variación del coste (CV) : CV = EV - AC
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Rendimiento del coste (CPI): CPI = EV / AC
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Rendimiento del cronograma (SPI): SPI = EV / AC
![Figura 6. Valor ganado, valor planificado y costes reales](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00215818/html5/img/76527_m6_06.gif)
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La continuación del proyecto se desarrollará de acuerdo con el presupuesto previsto, o sea, ETC = BAC - EV, dado que no creemos que las tareas que faltan se vean afectadas por los rendimientos del proyecto actuales. Con lo cual la proyección sería:
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Las tareas siguientes se verán afectadas por el rendimiento actual de coste, lo cual se puede dar perfectamente si estas tareas futuras son similares a las ya realizadas y los equipos son también similares. Por lo tanto, ETC = (BAC - EV) / CPI
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Las tareas siguientes se verán afectadas por los dos rendimientos actuales. Por lo tanto, ETC = (BAC - EV) / (CPI * SPI)
![Figura 7. Gráfico de valor ganado con proyecciones](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00215818/html5/img/76527_m6_07.gif)
7.Realizar el control de calidad
Diferentes conceptos de calidad en la gestión de proyectos TIC
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Que el producto funcione
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El mejor producto posible
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Un proyecto bien gestionado
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Que el cliente quede contento
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Un producto que cumpla ciertos requisitos
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Un producto que haya superado un conjunto de pruebas
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La conformidad con unas normas o estándares
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![Figura 8. El proceso de control de calidad](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00215818/html5/img/76527_m6_08.gif)
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Los entregables, en general una vez totalmente elaborados, pero asimismo en fases intermedias, en las que también se realizarán controles de calidad.
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Plan de gestión del proyecto, en concreto el plan de gestión de la calidad, donde habrá quedado documentado cómo se tiene que realizar el control de calidad para cada uno de los entregables del proyecto.
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Rendimientos del trabajo: para conocer la situación actual de los entregables.
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Diagramas causa-efecto. Los diagramas de Ishikawa ilustran cómo diversos factores pueden estar vinculados con los posibles problemas o efectos.
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Diagramas de control. La finalidad de los diagramas de control es determinar si el proceso es estable o no, o si tiene un rendimiento predecible.
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Diagramas de flujo. Analizan cómo se producen los problemas. Son la representación gráfica de un proceso.
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Histogramas. Un histograma es un diagrama de barras que muestra una distribución de variables. Cada columna representa un atributo o característica de un problema o situación.
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Diagrama de Pareto. Tipo específico de histograma ordenado por frecuencia de ocurrencia, que muestra cuántos defectos se han generado por tipo o categoría de causa identificada.
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Diagramas de comportamiento. Un diagrama de comportamiento muestra el historial y el patrón de variación. Muestra tendencias de un proceso durante un tiempo determinado.
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Diagramas de dispersión. Un diagrama de dispersión muestra el patrón de relación entre dos variables.
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Inspecciones o auditorías.
8.Reporting
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Rendimiento actual y su análisis.
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Situación de los riesgos y problemas.
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Grado de avance del proyecto.
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Próximas tareas.
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Cambios aprobados en el período.
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Proyecciones sobre la conclusión del proyecto.
![Figura 9. Ejemplo 1 de informe de seguimiento](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00215818/html5/img/76527_m5_12.gif)
![Figura 10. Ejemplo 2 de informe de seguimiento](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00215818/html5/img/76527_m6_10.gif)
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los informes de progreso, situación o rendimiento,
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solicitudes de cambios si procede,
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actualización, si procede, de los activos de organización y procesos (como nuevos procesos, formularios o documentos).
9.Control y seguimiento de los riesgos
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Reevaluación de riesgos: identificación de nuevos riesgos y reevaluación de los existentes, modificándolos o cerrándolos, si ya son obsoletos, mediante los procesos descritos anteriormente.
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Auditorías de riesgos: que permitirán obtener información sobre la efectividad de las respuestas a riesgos, así como de todo el proceso de gestión, por ejemplo, si la identificación ha sido completa o no.
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Análisis de variación y tendencias: para evaluar la situación futura del proyecto e identificar situaciones potenciales de riesgo por incumplimientos de fechas, costes o alcance.
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Medidas del rendimiento técnico: para identificar la situación actual del proyecto.
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Análisis de reservas: para evaluar si las reservas restantes son suficientes para el volumen de riesgos pendientes.
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Reuniones: para analizar y evaluar riesgos con el equipo de trabajo; normalmente, las reuniones sobre riesgos forman parte de las reuniones periódicas sobre seguimiento del proyecto que realizará el director con su equipo.
10.Control de contratos, compras y proveedores
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Dirigir y gestionar la ejecución: para autorizar y coordinar el trabajo del vendedor con el resto de actividades.
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Informar del rendimiento: para supervisar si el alcance, costes, cronogramas y cualidades del vendedor se ajustan a los acuerdos.
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Realizar el control de calidad, asegurando la conformidad de los productos entregados por el vendedor.
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Realizar el proceso integrado de cambios: para asegurar la correcta gestión de los cambios.