La gestión de proyectos. Conceptos básicos
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Índice
- Introducción
- Objetivos
- 1.Qué es un proyecto
- 2.Dimensiones de un proyecto
- 3.Ciclo de vida de un proyecto
- 3.1.Iniciación
- 3.2.Planificación
- 3.3.Ejecución
- 3.4.Seguimiento y control
- 3.5.Cierre
- 4.El ciclo de gestión de proyecto comparado con el ciclo de producción
- 5.Factores críticos de éxito en un proyecto
- 6.La cultura de proyecto dentro de las organizaciones: la gestión por proyectos como modelo organizativo
- 7.Resumen
Introducción
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Asegurar que los proyectos se completan satisfactoriamente y que se consiguen sus productos y resultados últimos.
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Hacerlo de manera que se pueda predecir y controlar su evolución, responder a los cambios y explicarlo satisfactoriamente al cliente y al equipo de trabajo.
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El responsable de proyecto es un profesional cuya especialización consiste en formar, organizar y dirigir el equipo de trabajo.
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Trabaja en contacto con mucha gente (el equipo propio, el cliente, otros proveedores, partes interesadas en el proyecto, etc.).
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Su única misión es que el proyecto se haga en los plazos y términos establecidos.
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Para esto, debe coordinar y supervisar los trabajos (técnica y económicamente) y vigilar y actuar sobre el entorno en el que se realiza el proyecto.
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El responsable de proyectos está sometido a una fuerte presión, pero a la vez es un trabajo apasionante, lleno de retos y variado.
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En su perfil, es importante la capacidad analítica y de gestión, ser creativo, activo y personalmente maduro. En algunos países existen escuelas o institutos, sistemas de organización y colegios profesionales de gestores de proyectos.
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No existen estudios de esta profesión. Muchos conocimientos están incluidos en algunas carreras técnicas (Ingeniería, Arquitectura, Informática, etc.), pero en realidad la puede realizar cualquier profesional.
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Para la formación de gestión de proyectos, aparte de habilidades y metodologías, la formación en el trabajo y en la práctica es lo más importante y, de este modo, asumir responsabilidades progresivas en proyectos y con la adecuada supervisión y retroalimentación.
Objetivos
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Entender qué es un proyecto, sus características y componentes, frente al resto de las operaciones ordinarias de la empresa.
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Mostrar las peculiaridades de un proyecto TIC frente a otras clases de proyectos en las organizaciones humanas y las empresas.
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Establecer y definir las dimensiones principales de un proyecto: los objetivos o requisitos, los plazos de ejecución y los recursos y costes asociados.
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Mostrar los temas característicos de la gestión de proyectos en la actualidad: la gestión de la calidad, la gestión del alcance y limitaciones del proyecto y la gestión de los riesgos.
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Establecer los factores que son críticos para el éxito o el fracaso de un proyecto.
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Introducir otros aspectos que se desarrollarán en los capítulos siguientes, como son: el ciclo de vida o etapas principales del proyecto; los aspectos de organización, liderazgo y gestión de los recursos humanos del proyecto, y los aspectos de comunicación y relaciones internas y externas al equipo de proyecto.
1.Qué es un proyecto
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Un proyecto es un proceso; es decir, un conjunto de actividades interrelacionadas, en las que se transforman un conjunto de recursos (inputs) en un conjunto de resultados (outputs), que tienen un sentido para alguien (un cliente).
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Un proyecto tiene un objetivo. Normalmente, el resultado u objetivo es también un proceso, o la transformación de uno que ya existe, sea éste el cálculo de la nómina, los resultados de las olimpiadas o la producción de una nueva lavadora.
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Tiene una duración, un inicio y un final. La temporalidad es quizá el elemento clave y diferencial de un proyecto frente a otra clase de proceso.
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Es único y diferente. Frente a las operaciones repetitivas, propias de la mayoría de los procesos empresariales, cada proyecto es único e irrepetible.
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Es multidisciplinario, involucra recursos y habilidades de diferentes partes de la organización.
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Tiene recursos limitados y, por lo tanto, una serie de costes, directos, indirectos y de oportunidad para la organización.
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Un proyecto es un encargo específico, dirigido y ad hoc, que encarga una organización a un grupo interno o externo de personas, que se configura para su ejecución.
1.1.El proyecto y las demás cosas
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Las operaciones son repetitivas y continuas, mientras que los proyectos son temporales y únicos.
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Las operaciones son permanentes y sirven para mantener el negocio, mientras que los proyectos son temporales y acaban cuando se ha obtenido el producto.
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Las operaciones, normalmente, ocupan una parte de la empresa de forma especializada, mientras que los proyectos se constituyen por un equipo ad hoc, del que pueden formar parte miembros de cualquier departamento así como personal externo.
![Figura 1. Características únicas del proyecto](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153570/html5/img/76527_m1_01.gif)
1.2.Los proyectos TIC
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Son más o menos replicables; es decir, hay muchos parecidos, por los productos (en especial de software) o las metodologías que se utilizan. Muchas metodologías y productos son estándar para resolver determinada clase de problemas o parte de los mismos.
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Los especialistas son informáticos, ingenieros de telecomunicaciones (y, más recientemente, de otras profesiones nuevas, como multimedia), profesionales que comparten un cuerpo de pensamiento, lenguaje, métodos y aproximación a los problemas más comunes que en otras disciplinas del conocimiento o de la práctica profesional.
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Algunas características de los productos TIC de hardware y software, referidas a su estabilidad, volatilidad, nivel y extensión del servicio. El cambio tecnológico es más rápido en este entorno que en otros.
Ejemplos de proyectos TIC
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Desarrollo de aplicaciones a medida
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Construcción de una base de datos
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Adquisición e instalación de hardware, software y comunicaciones
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Integración de sistemas
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Implantación de software estándar
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Diseño y construcción de un sitio web interactivo
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Migración de aplicaciones
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Instalación de una red wi-fi
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Reingeniería de procesos y circuitos de información
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1.3.Proyectos TIC y productos TIC
![Figura 2. Proyecto y producto](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153570/html5/img/76527_m1_02.gif)
2.Dimensiones de un proyecto
2.1.Definiciones
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Un proyecto debe tener objetivos bien definidos. Denominamos objetivos a los resultados que se desean alcanzar. En un proyecto TIC es esencial entender separada y adecuadamente cuáles son los objetivos de negocio que se desean alcanzar y cómo los objetivos del proyecto permiten cumplir con aquéllos.
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En un proyecto TIC, los resultados se deben expresar en términos de entregables (productos, aplicaciones, documentación, etc.) que deben cumplir unos estándares de calidad y rendimiento.
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Denominamos calidad, principalmente, a la conformidad de los resultados con los objetivos y estándares establecidos al principio. La calidad tiene una dimensión objetiva (conformidad con las normas) y una dimensión subjetiva (la satisfacción del cliente y usuario, o calidad percibida).
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Denominamos alcance al contenido detallado y limitaciones o exclusiones en los objetivos del proyecto, es decir, la declaración explícita de lo que se hará y lo que no se hará. La gestión del alcance es acaso el componente más crítico de la gestión de un proyecto TIC y al que el PMBOK concede mayor importancia.
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Para realizar el proyecto, se requieren recursos humanos y materiales. El valor económico de estos recursos constituye el coste del proyecto.
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A diferencia de otras tareas repetitivas, el proyecto se desarrolla dentro de un límite temporal, el tiempo de duración del proyecto, desde su inicio a su terminación.
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El riesgo del proyecto deriva de la incertidumbre de alcanzar los resultados en el tiempo, coste y niveles de calidad acordados y otros aspectos de gestión. La identificación, gestión y respuesta adecuada frente a la ocurrencia de riesgos es fundamental en un proyecto TIC.
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El equipo de proyecto es el grupo de personas constituido para desarrollarlo. Cada vez más, en los equipos de proyecto intervienen personas a tiempo completo y otras personas a tiempo parcial. Y algunas de ellas serán asignadas de una manera estable al proyecto (que es su único cometido) y otras representarán a la organización usuaria (el cliente).
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El jefe de proyecto es el responsable último del éxito o el fracaso de un proyecto, tanto desde el punto de vista técnico como económico. Para esto, tiene asignados los recursos del proyecto.
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Todos los proyectos se realizan por encargo o por contrato de alguien, el cliente, ya sea éste interno o externo a la organización. El cliente es quien determina y aprueba en último lugar los objetivos, recursos, coste y duración del proyecto, y las modificaciones o revisiones.
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En el cliente, hay usuarios que serán los que deban utilizar el proceso o sistema que se entrega al término del proyecto. El cliente y los usuarios tienen necesidades y objetivos de negocio que justifican la realización del proyecto, pero también tienen resistencias al cambio que deben manejarse.
![Figura 3. Elementos críticos de la gestión de un proyecto](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153570/html5/img/76527_m1_03.gif)
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El plan de hitos (milestones) descompone los objetivos del proyecto en resultados a conseguir, los relaciona entre sí y establece las condiciones para verificar que se han conseguido.
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La matriz de responsabilidades establece el rol de todos los interesados en el proyecto y la responsabilidad para la toma de decisiones, la participación, comunicación e información en cada hito.
2.2.Ámbitos de conocimiento experto en la gestión de proyectos
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Gestión de proyecto: planificación, distribución, organización y control de tiempos y costes.
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Gestión total de la calidad: el proceso de asegurar que el resultado final de un producto o servicio cumple las expectativas del cliente.
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Ingeniería concurrente: realizar trabajos y proyectos en paralelo, más que en serie, para comprimir el plazo de realización sin incurrir en riesgo.
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Gestión del cambio: transformación de actitudes y comportamientos de la organización para asimilar nuevos proyectos.
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Gestión de riesgos: identificar, cuantificar y responder a los riesgos del proyecto, y minimizar el impacto sobre resultados, tiempo y coste.
![Figura 4](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153570/html5/img/76527_m1_04.gif)
3.Ciclo de vida de un proyecto
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Iniciación
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Planificación
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Ejecución
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Seguimiento y control
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Cierre
![Figura 5. Ciclo de vida del proyecto](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153570/html5/img/76527_m1_05.gif)
![Figura 6. Distribución típica de recursos en el ciclo de vida](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153570/html5/img/76527_m1_06.gif)
3.1.Iniciación
3.2.Planificación
3.3.Ejecución
3.4.Seguimiento y control
3.5.Cierre
![Tabla 2](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153570/html5/img/76527_m1_09.gif)
4.El ciclo de gestión de proyecto comparado con el ciclo de producción
![Figura 7. Fases del ciclo de vida de desarrollo de un sistema de información](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153570/html5/img/76527_m1_07.gif)
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La gestión de proyectos se aplica a cualquier clase de proyecto TIC, sea de desarrollo de aplicaciones, de implantación de productos estándar, de instalación de infraestructuras o de prestación de servicios (siempre que éstos tengan la naturaleza de proyecto y no sean simplemente el arrendamiento de una parte de las operaciones ordinarias de la empresa).
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La gestión de proyectos no es secuencial o por fases, sino que consiste en la aplicación diferencial de un conjunto de habilidades, herramientas y actividades (que llamamos grupos de procesos o áreas de conocimiento) a lo largo de todo el ciclo de vida de cualquier proyecto. Es, por lo tanto, iterativa y permanente.
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Cuantitativa y cualitativamente, el esfuerzo más importante de la gestión de proyectos no se produce en los procesos de ejecución, sino en el resto de los procesos involucrados, especialmente en la planificación y en el control. Los procesos de producción (normalmente incluidos en la ejecución) son la parte individualmente mayor, pero en todo el conjunto sólo representan un 40% de la gestión del proyecto.
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La gestión de proyectos está orientada, principalmente, a la satisfacción del cliente y de sus objetivos de negocio, mientras que la fabricación de un producto está orientada a la satisfacción de unos requisitos y el cumplimiento de unos estándares de calidad.
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La gestión de proyectos involucra habilidades, herramientas y actividades más amplias y variadas, aunque probablemente menos especializadas, que las de la fabricación de un producto. Es probable que tengan más que ver con la gestión de empresas que con la ingeniería. Y que se adquieran más con la experiencia que con la formación.
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Según muestra la experiencia y la literatura de análisis de proyectos exitosos y fracasados, los elementos críticos de un proyecto no tienen que ver tanto con la calidad de la producción, sino con la calidad de la gestión del proyecto.
5.Factores críticos de éxito en un proyecto
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no se han alcanzado los objetivos o resultados previstos,
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se han sobrepasado los tiempos asignados,
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se han sobrepasado los recursos o costes previstos,
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no se han alcanzado los estándares de calidad deseados.
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el cliente y los usuarios principales no están satisfechos.
Causas frecuentes de fracaso en los proyectos TIC
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Falta de compromiso de la dirección.
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Los usuarios no se involucran.
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Falta de conocimiento técnico por parte del equipo.
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Falta de madurez o estabilidad de la tecnología.
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Malas relaciones con otras partes o departamentos interesados en el proyecto.
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Mala gestión administrativa y económica del trabajo.
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Falta de supervisión sobre el equipo de proyecto.
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Falta de dedicación del gerente y supervisores.
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Pocas reuniones de seguimiento y control.
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Documentación insuficiente de progreso y seguimiento.
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Pésima planificación.
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Venta y contratación por debajo de las necesidades de tiempo y recursos.
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Plazos de ejecución no realistas.
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Mala definición de autoridad y roles dentro del equipo de proyecto.
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Mal ambiente de trabajo y falta de comunicación en el equipo.
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Asignación inadecuada de personal en cantidad o en los perfiles.
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No se identificaron los riesgos.
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![Figura 8. Factores críticos de éxito: Los diez mandamientos de la gestión de proyectos](http://materials.cv.uoc.edu/daisy/Materials/PID_00153570/html5/img/76527_m1_08.gif)
6.La cultura de proyecto dentro de las organizaciones: la gestión por proyectos como modelo organizativo
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Están más orientadas al cliente (costumer focused) que al producto o la función. La opinión y los requisitos del cliente cuentan y son una fuente de desafío y exigencia para la gestión del día a día.
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Están más orientadas a los resultados e hitos (goal oriented) que a las actividades y los inputs o recursos. Convierten cualquier actividad en un producto final entregable a un cliente que debe cumplir unas especificaciones.
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Están orientadas por procesos (process oriented) y no por departamentos o funciones dentro de la organización. Cada proyecto se compone de un proceso o conjunto de procesos relacionados.
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Fomentan el trabajo en equipo (team work oriented) más allá de las barreras funcionales o jerárquicas dentro de la organización. El valor de un miembro del equipo está en su rol dentro del proyecto y en su aportación al conjunto, con independencia de su categoría o grado jerárquico. Un gerente de un proyecto puede ser un miembro de equipo en otro proyecto distinto.
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Casi nunca existe una función puramente directiva. Los directivos son también productores y miembros de equipos de proyecto.
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Los recursos humanos se evalúan continuamente según sus competencias y habilidades objetivas que se muestran y visualizan fácilmente a lo largo del proyecto. La retroalimentación (feedback) inmediata por parte de los supervisores y enfrentarse frecuentemente a retos superiores y distintos aumentan el aprendizaje y la satisfacción personal en el trabajo.
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Trabajan por fechas límite de entrega (deadlines), lo que produce una tensión de logro y productividad normalmente mayor que en otras organizaciones.
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Cada proyecto es, incluso económicamente y en términos de reporte, una empresa, de la que se espera un resultado de beneficio. Esta situación presiona al gerente de proyecto para optimizar los recursos y genera en el equipo un sentido de propiedad y compromiso.
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Muchas de estas empresas son o han sido cooperativas con una cultura del mérito profundamente arraigada. La evolución profesional del empleado conduce a ser directivo y socio de la empresa (aunque esto va cambiando a medida que las cooperativas de socios se convierten en corporaciones de empleados a sueldo).
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Las organizaciones de proyecto son organizaciones orientadas comercialmente. Todo el mundo aspira a vender un proyecto, hacerlo crecer cuando se ha conseguido o replicarlo en otro cliente.
Por qué son tan importantes los proyectos en la empresa"A lo largo de los años de desarrollo de la gestión de proyectos, la alta dirección de las empresas ha reconocido el papel que tienen los proyectos en la gestión estratégica de las organizaciones. Los directivos deberían observar de manera regular el potencial y las contribuciones reales que los proyectos tienen en la gestión del cambio dentro de la empresa. Más aún:
Los proyectos son elementos básicos en el diseño y ejecución de las estrategias de la organización.
La alta dirección gana mayor visión de la trayectoria estratégica de la empresa cuando observa los proyectos que se están ejecutando en la organización.
Los equipos directivos deberían ser conscientes de cómo la gestión de proyectos puede ayudar en el desarrollo de nuevos productos, servicios y procesos organizativos."
D. I. Cleland; L. R. Ireland (2000). Project Manager's Portable Handbook